Die Aufgabe von Unternehmen, Projekte zu managen und die Nutzung ihrer Ressourcen zu optimieren, ließ sich früher in eine sehr einfache Formel übersetzen: Die Ressourcen waren in der Regel Personen und finanzielle Mittel, mit denen Unternehmen ihre auf die Unternehmensstrategie ausgerichteten Ziele zu erreichen versuchten. Zum Erreichen der Ziele setzten sie Methoden des Projektportfolio Management (PPM) ein.
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Jedoch hat sich das Marktumfeld in der letzten Zeit gravierend verändert. Neue Faktoren sind hinzugekommen, wie zum Beispiel die neue Arbeitswelt, die zunehmende Digitalisierung sowie die Zerstörung bestehender Geschäftsmodelle, oft Disruption genannt. Diese führen dazu, dass wir das Ressourcenproblem neu beurteilen müssen, weil es im Vergleich zu früher komplexer geworden ist. Dabei lassen sich die folgenden Phänomene beobachten:
Die Ergebnisse von Projekten und deren Beurteilung haben sich geändert.
Der bloße plangemäße Abschluss eines Projekts wird nicht mehr als ein erfolgreiches Ergebnis gesehen. Was zählt, sind nun die Produkte und Dienstleistungen, die wir auf den Markt bringen. Bis 2018 werden 20 Prozent der Unternehmen und ihre IT-Abteilungen auf eine produktorientierte Planung umsatteln, schätzt das Marktforschungsunternehmen Gartner in seiner Studie "PPM Capabilities and Solutions Are Not Keeping Pace With Digital Transformation".
Geschäftsfähigkeiten sind strategisch bedeutend.
Als Geschäftsfähigkeit bezeichnet man die Fähigkeit eines Unternehmens, ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Als zentrale Ressourcen bilden sie unter anderem die Grundlage für die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen sowie für strategische Analyse und Governance. Daher dürfen Geschäftsfähigkeiten nicht mehr in separaten Bereichen verwaltet, sondern müssen zentral gemanagt werden.
Die Arbeitsmethoden haben sich weiter ausdifferenziert und sind vielfältiger geworden.
Projekte sind nur eine Organisationsform von vielen, in der Personen arbeiten. Es gibt viele andere Methoden wie etwa Agile, Lean oder Stage-Gate, die in Unternehmen zum Einsatz kommen, um die Geschäftsziele zu erreichen. 77 Prozent der Millennials wollen flexible Arbeitsmöglichkeiten, hat eine weltweite Studie von Deloitte ermittelt. Für die Unternehmen ist entscheidend, das Zusammenspiel und den Beitrag der einzelnen Methoden zum Erfolg bewerten zu können.
Unstrukturierte Arbeit nimmt immer mehr zu.
Dementsprechend wächst die Menge an unstrukturierten Daten, wie sie bei der tagtäglichen Zusammenarbeit anfallen. Mit Methoden allein lässt sich das nicht alles lösen. Daher sind neue Wege und Ansätze nötig, um Aufgaben übernehmen, virtuell zusammenarbeiten und schneller ausführen zu können.
Planung ist wichtiger als je zuvor.
In dem Maße, wie Unternehmen die Geschwindigkeit und Agilität erhöhen, ist es entscheidend, dass sie einen flexibel gestaltbaren Plan haben und die strategische Richtung klar vorgeben. Denn rund die Hälfte aller Projekte und Aufgaben, die während des Jahres anfallen werden, sind noch gar nicht bekannt, wenn zu Beginn eines jährlichen Planungszyklus ein Plan erstellt wird.
Teams können auch virtuell und global organisiert sein.
Unternehmen und ihre Mitarbeiter müssen team-, funktions-, und firmenübergreifend zusammenarbeiten können, ohne dass zusätzlicher Aufwand oder Einschränkungen entstehen. Zum Beispiel arbeiten 79 Prozent aller Wissensarbeiter häufig oder sogar immer in verteilten Teams.
Technologie ist allgegenwärtig.
Bis zum Jahr 2020 sollen 50 Milliarden Geräte mit dem Internet verbunden sein. Das heißt, Kunden sind heute stärker vernetzt als je zuvor - dennoch sind sie oft schwieriger zu erreichen. Gleichzeitig drohen die neuesten technischen Entwicklungen branchenweit Geschäftsmodelle zu zerstören. Unternehmen müssen Technologien so einsetzen, dass sie in ihren Geschäftsbereichen trotz der vielen Widrigkeiten noch exzellente Ergebnisse erzielen zu können.
Es wächst eine Vielfalt an neuen Ressourcen heran.
Viele Ressourcen von heute haben vor kurzem noch gar nicht existiert, wie zum Beispiel Komponenten, die zum Internet der Dinge gehören. Es genügt längst nicht mehr, nur Personen und Finanzen zu steuern. Die Unternehmen müssen viel mehr die unterschiedlichsten Arten von Ressourcen berücksichtigen: virtuelle Teams, Technologie, Standorte, Vermögenswerte sowie intelligente, verbundene Geräte, die das "Internet der Dinge" bilden.
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Angesichts dieser veränderten Marktbedingungen ergeben sich enorme Chancen. Allerdings sind auch die Kosten im Falle eines Scheiterns hoch. Für Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, geht es darum, Strategien schneller und nahtlos umzusetzen. Die neuen Marktbedingungen machen dieses Ziel komplexer als je zuvor. Mit PPM, dem traditionellen Ansatz, lässt sich immer noch ein großer Teil der Herausforderungen bewältigen, allerdings ist es jetzt nur noch ein Teil einer größeren Formel für die Umsetzung.
Um alle Aspekte abzudecken, sind Konzepte für Work- und Ressourcen-Management (WRM) nötig, die ein breiteres Spektrum an Lösungen aufweisen. Diese Lösungen müssen eine Vielfalt an Ressourcen und unterschiedlichen Arbeitsmethodiken einbeziehen sowie die Anforderungen verschiedener Organisationsformen berücksichtigen können. Von einer so umfassenden Lösung profitieren die Unternehmen, indem sie ihr PPM-Know-how voll auszunutzen, sämtliche verfügbare Ressourcen optimal einsetzen und die sich bietenden Marktchancen durch den Aufbau neuer Fähigkeiten ausschöpfen können.