Nicht nur PCs oder Laptops sollten regelmäßig gereinigt werden, auch Rechenzentren sollten sich von Zeit zu Zeit einem gründlichen Hausputz unterziehen, um effizient arbeiten zu können. Dabei müssen nicht nur IT-Verantwortliche einiges beachten. Denn mit der richtigen Vorgehensweise beim Reinigen eines Data Centers kann man die wichtigsten Risiken ausschließen und ein ebenso nachhaltiges wie wirtschaftliches Ergebnis erzielen.

Unsere Tipps führen Sie durch die komplexen Vorbereitungsprozesse für die richtige Vorgehensweise bei der Reinigung Ihres Data Centers.

Fixieren Sie den wirtschaftlichen Umfang der Wartungsmaßnahmen

Pauschal-Rezepte zur Definition der notwendigen Maßnahmen gibt es nicht. Ein qualifiziertes Fachunternehmen wird eine Ortsbegehung durchführen und anschließend mögliche Maßnahmenpakete inclusive Kostenplanung vorschlagen. Fragen Sie dabei gezielt nach einer Handlungsempfehlung und überprüfen Sie, ob es eine für Sie wirtschaftliche Lösung ist.

Unternehmen, die auf eine Ortsbegehung sowie ein persönliches Gespräch mit Ihnen verzichten und stattdessen ein Pauschalangebot unterbreiten, sollten Sie von vornherein ausschließen.

Für eine solche komplexe Aufgabe wie die Data-Center-Reinigung sollten Sie einen Geschäftspartner wählen, der Sie nicht nur umfassend beraten, sondern auch die Verantwortung für die Grenzbereiche übernehmen kann. So sollte Ihr Partner Sie bei der korrekten Zieldefinition der RZ-Reinigungsmaßnahme beraten und Ihnen helfen, die Prioritäten korrekt und wirtschaftlich zu setzen.

Erstellen Sie einen Action-Plan

Fordern Sie bereits in der Angebotsphase eine konkrete Ablaufplanung für alle erforderlichen Wartungsmaßnahmen im Zuge der Data-Center-Reinigung an.

Wenn ein Unternehmen während der Angebotsphase darauf verzichten will, sollten Sie misstrauisch werden: Mit Argumenten wie "das hat Sie nicht zu interessieren, wie ich ein Rechenzentrum reinige" versucht man Ihnen eventuell, die sprichwörtliche Katze im Sack zu verkaufen!

Bestehen Sie immer auf einer transparenten Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte, deren jeweiliger Dauer und eventueller Abhängigkeiten. Anhand der Detailplanung und Logistik können Sie bereits im Vorfeld einschätzen, wie professionell der Anbieter ist.

Versuchen Sie, die Dauer der einzelnen Schritte grob zu überprüfen und stellen Sie Fragen zur Teamgröße. Achten Sie darauf, dass das Fachunternehmen genügend Ressourcen und Pufferzeit (zusätzlich zirka 15 Prozent) eingeplant hat.

Nehmen Sie sich für den vorgelegten Ablaufplan ein paar Tage Zeit und diskutieren Sie diesen mit den Kollegen von der Haustechnik und anderen Abteilungen. Spielen Sie auch verschiedene "was wäre, wenn"-Szenarien durch, um eventuelle Risiken aufzudecken und entsprechende Präventionsmaßnahmen als Vorbereitung auf die Rechenzentrum-Reinigung zu treffen.

Erkundigen Sie sich auch nach dem präventiven Sicherheitsmanagement des Fachunternehmens: Der Fokus sollte dabei auf der Validierung und Verifizierung der eingesetzten Maßnahmen liegen. Ein betriebsinternes Qualitätsmanagementsystem sollte die Gefahren und Risiken jeder Maßnahme vor der Ausführung analysieren, kritische Kontrollpunkte identifizieren und anhand festgelegter Grenzwerte während des Reinigungsprozesses kontrollieren.

Wenn ein Anbieter Ihre Anforderungen nicht versteht oder für zu hoch befindet, sollten Sie überlegen, ob Sie diesem Unternehmen Ihr Rechenzentrum anvertrauen können!

Reinigungsangebot mit Herstelleranforderungen abgleichen

Prüfen Sie, ob das Angebot Bezug auf die Anforderungen des Hardware-Herstellers nimmt und diese angemessen berücksichtigt. Präventiv können Sie auch Ihren Hardware-Hersteller bitten, die Leistungsbeschreibung des Reinigungsanbieters zu beurteilen. Diese Rückmeldung gibt Ihnen die Sicherheit, dass das Fachunternehmen technisch korrekte Leistung liefert.

Wenn Ihr Rechenzentrum Hardware mehrerer Hersteller verwendet, umso besser: Machen Sie einen Quercheck über mehrere Hardware-Hersteller und überzeugen Sie sich, ob das Fachunternehmen vorausschauend, herstellerübergreifend und bewährt handelt.

Definieren Sie Ergebnisse mit greifbaren Zielen

Auch wenn Ihnen die Definition der Ergebnisse bei einer Rechenzentrumsreinigung schwer fällt, muss dies vor Beauftragung korrekt kommuniziert und festgelegt werden. Andernfalls ist der Erfolg der Reinigung nicht überprüfbar.

Sehr konkret ist eine Ergebnisdefinition auf funktionaler Ebene mit Bezug auf eine Norm, beispielsweise: "Das Data Center muss nach der Reinigung der ISO 14644-8:2013 entsprechen." In diesem Fall ist das Reinigungsergebnis durch die Partikelmessung prüfbar und somit greifbar.

Rechenzentren, die keinen standardisierten Reinraum-Anforderungen unterliegen, können das Ergebnis auf funktionaler Ebene beispielsweise so definieren: "Nach der Reinigung und als Ergebnis der Maßnahmen sollte das Rechenzentrum ohne Einschränkungen genutzt werden können."

Halten Sie die vereinbarten Ergebnisse der RZ-Reinigung in jedem Fall schriftlich fest. So können Sie die Reinigungsleistungen mit gutem Gewissen in Auftrag geben, durchführen lassen und abnehmen.

Klären Sie die Anforderungen an die Infrastruktur

Um eine reibungslose Rechenzentrum-Reinigung zu gewährleisten, ist auch eine genaue Abstimmung der infrastrukturellen Anforderungen nötig. Zu klären sind Themen wie Strom, Wasser, Anlieferung, Parkmöglichkeiten, Fahrstuhlgröße und vieles mehr. Wenn hier etwas vergessen wird, drohen negative Auswirkungen auf die Budget- und/oder Zeitplanung.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und gehen Sie gedanklich Ihre letzten Wartungsmaßnahmen im Rechenzentrum durch. Welche Anforderungen hat das durchführende Unternehmen gestellt? Was davon wurde tatsächlich gebraucht? Wo gab es Schwierigkeiten? Notieren Sie sich alle Fragen und holen Sie von dem Fachunternehmen ausführliche Antworten ein.

Achten Sie auf eine ausreichende Haftpflichtversicherung

Oft vergisst man bei der Planung die möglichen Schäden, die bei der Reinigung der Rechnerräume entstehen können. Sie sollten diese Schäden jedoch als realistische Risiken betrachten und dementsprechend auf einer IT-Haftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme bestehen: Lassen Sie sich von dem Fachunternehmen eine aktuelle Deckungszusage von dessen IT- Haftpflichtversicherung vorlegen, die die abgesicherten Leistungen im Zuge der Rechenzentrum-Reinigung explizit benennt.

Spielen Sie dabei die Szenarien aller möglichen Schadensfälle durch: Sach- und Personenschäden, Vermögensschäden sowie versicherungstechnische Mietsachschäden. Im Bedarfsfall wird Sie Ihr Versicherungsvertreter in diesen Fragen neutral beraten.

Gleichen Sie die grob geschätzten Schadenswerte mit den Deckungssummen ab und sichern Sie sich bei Bedarf durch eine einmalige Erhöhung der Deckungssummen ab (auch hier sollte ein zusätzlicher Puffer von circa 15 Prozent eingeplant werden).

Schließen Sie Garantie- und Wartungsverlust aus

Prüfen Sie, ob Garantie- und Wartungsverträge für die aktiven und passiven Komponenten Ihres Rechenzentrums vorliegen. Sofern die Hardware unter Garantie steht, sollten Sie den Hersteller über die bevorstehende RZ-Reinigung benachrichtigen und eine Leistungsbeschreibung beifügen. Legen Sie die Einverständniserklärung des Herstellers zu den geplanten Maßnahmen zu Ihren Akten. Im Bedarfsfall sollten Sie mögliche Anmerkungen oder Anpassungswünsche des Herstellers in die Auftragsbeschreibung der RZ-Reinigungsleistungen integrieren.

Holen Sie auch für die technische Gebäudeausrüstung wie beispielsweise Klimaanlagen (soweit diese im Reinigungsumfang enthalten sind) eine Wartungsfreigabe der zuständigen Firma ein, um mögliche Auseinandersetzungen und Wartungsverluste zu vermeiden.

Durch rechtzeitige Anfragen an die Garantie- und Wartungszuständigen erhalten Sie wertvolles Know-how und erkennen damit möglichen Klärungsbedarf vor der Vergabe des RZ-Reinigungsauftrags.

Fazit

Wenn Sie bei der Vorbereitung Ihrer Rechenzentrumsreinigung diese Tipps berücksichtigen, erhalten Sie eine belastbare Zeit- und Budgetplanung. Die systematische Prüfung auf mögliche Probleme und der Ausschluss vermeidbarer Risiken bietet eine gute Ausgangsbasis für die Wartungsmaßnahmen an Ihrem Rechenzentrum.