Hybrid Work ist für viele Unternehmen und ihre Mitarbeitenden zu einem festen Bestandteil geworden. Die neue Freiheit des Arbeitens führt aber auch zu einem deutlich höheren Abstimmungsbedarf. Was früher in einem kurzen Gespräch in der Büroküche besprochen und geklärt wurde, muss heute in Videokonferenzen oder noch besser in verbindlichen schriftlichen Notizen festgehalten werden.

Das sollten Projektmanagement-Tools können

In diesem Zusammenhang wird effizientes Projektmanagement immer wichtiger. Es bestimmt darüber, ob die Projektarbeit aller weltweit Beteiligten zu einem gemeinsamen Erfolg wird. Erschwerend kommt hinzu, dass die Komplexität vieler Projekte zunimmt. Unter dem Druck von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz müssen sich gefühlt alle Branchen im Zeitraffer neu erfinden, ihre Produkte und Prozesse hinterfragen und optimieren.

Mehr Ordnung in die Projektarbeit verteilter Teams, gerade bei Transformations- und Digitalisierungsprozessen, kann eine Projektmanagement-Software bringen. Doch nicht jedes Programm ist für jede Anwendung geeignet. Manche sind für die gestellten Aufgaben zu schwach, andere so komplex, dass sie kaum zu bedienen sind. Eine gute Software für das Projektmanagement sollte vor allem diese Dinge leisten:

• Intuitive Benutzerführung: Nur eine einfache, leicht verständliche Bedienung ermöglicht einen schnellen Projektstart und erspart das aufwendige Studieren von Begleitliteratur oder Erklärvideos.

• Datensicherheit und Datenschutz: Personenbezogene Daten und existenzielle Unternehmensdaten müssen zu 100 Prozent geschützt sein.

• Kundenservice: Bei Bedienungsfragen müssen die Anwender im Unternehmen schnell eine fachkundige Auskunft vom Anbieter der Software erhalten können.

• Integration von Auftraggebern, Lieferanten oder Kunden: Es sollte möglich sein, Business-Partner als Gastnutzer in das Tool zu integrieren.

Lesetipp: Die Methodenfrage: Hybrides Projektmanagement - echte Alternative?

Fünf Anbieter von Projektmanagement-Software

Die folgenden fünf Beispiele für Projektmanagement-Software eignen sich sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für größere Konzerne:

Nordantech

Das Hamburger Start-up Nordantech wurde 2016 gegründet und hat die Projektmanagement-Software "Falcon" entwickelt. Sie ist für Unternehmen nützlich, da sie nicht nur Zeitpläne, Budgets und Berichte zusammenführt, sondern auch automatisch Makrodaten aggregieren kann. Dies erleichtert die Kontrolle wichtiger Projektschritte und finanzieller Auswirkungen. Der Aufbau als Baumstruktur ermöglicht es den Anwendern zudem, auch komplexe strategische Projekte in überschaubare Pakete zu unterteilen und Verantwortlichkeiten zu definieren.

Der Zugriff ist in Echtzeit und von überall möglich, so dass auch räumlich getrennte Teams an Projekten arbeiten können. Weitere Features sind das One-Click-Powerpoint-Reporting von Falcon, verschiedene Berichtsvorlagen sowie eine Exportfunktion, mit der zeitoptimierte Exporte für Berichtszwecke erstellt werden können.

Monday

Die Projektmanagement-Software von Monday, einem an der US-Börse Nasdaq notierten Unternehmen, wurde entwickelt, um die für einen Projekterfolg notwendige Ordnung und Übersicht zu gewährleisten. Mit der Software lassen sich Projekte jeder Größe über anpassbare Dashboards planen, durchführen und nachverfolgen. Sämtliche Tätigkeiten, Prozesse, Tools und Dateien werden dafür in einem einzigen Arbeitsbetriebssystem zentralisiert. Die Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben ist dabei einfach gehalten.

Mithilfe der Software lassen sich einzelne Teams miteinander verknüpfen und sie stellt eine einheitliche Informationsquelle für das gesamte Unternehmen zur Verfügung. Dank benutzerfreundlicher Automatisierungsverfahren und Echtzeitbenachrichtigung bleiben alle Projektbeteiligten sowie die Unternehmensführung hinsichtlich der Projektfortschritte jederzeit auf dem Laufenden.

Stackfield

Auch Stackfield zählt zu den Anbietern im Bereich Projektmanagement-Software. Mehr als 10.000 Unternehmen nutzen sie nach Angaben des Softwareanbieters bereits. Auch mit dieser Software ist es innerhalb eines Projekts möglich, im Team zu kommunizieren. Für die Kommunikation ist es nicht nötig, zwischen unterschiedlichen Anwendungen zu wechseln. Ob Videokonferenzen, Projektplanung oder Dateiaustausch - alle Funktionen sind an einem Ort.

Weitere Features zur einfachen Erstellung von Portfolios, fokussierten Zeitplänen, Whiteboards für Moodboards oder Flowcharts sowie zentral zugängliche Dokumentationen sind ebenfalls enthalten. Die Datensicherheit hat laut Herstellerangaben höchste Priorität. Diese wird durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet, ohne externes Tracking und ohne Datenzugriff außerhalb der EU.

Lesetipp: Agile Transformation - Agile Projektarbeit richtig orchestieren

Wrike

Mehr als 20.000 Unternehmen setzen bereits auf das Software-Angebot von Wrike. Die Stärke dieser Softwarelösung ist ihre große Flexibilität. Wrike schafft durch Fortschrittsberichte und Ressourcenmanagement für User die Möglichkeit, sich eine detaillierte Übersicht zu laufenden Projekten zu verschaffen. Berichte und Ressourcenmanagement lassen sich anpassen, die Software stellt Vorlagen für entsprechende Anpassungen oder neu zu erstellende Berichte zur Verfügung.

factro

Aus der Praxis für die Praxis: Das ist die Kernfunktion der Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro. Die von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelte Cloud-Software basiert auf dem Know-how aus über 25 Jahren Projektberatung. Sie arbeitet mit einer Baumstruktur, mit der sich auch komplexe Projektzusammenhänge einfach visualisieren lassen. Durch Filtern, Sortieren und Gruppieren der Aufgaben ist eine schnelle Bearbeitung möglich.

Ein speziell entwickeltes Dashboard, welches den Fortschritt der einzelnen Aufgaben anzeigt, soll zudem für mehr Agilität im Projektmanagement sorgen und mit Hilfe eines Gantt-Diagramms können Projekte im zeitlichen Verlauf visualisiert und miteinander verknüpft werden. Die DSGVO-Konformität wird durch den Serverstandort in Deutschland gewährleistet. (bw)