In den Personalabteilungen vieler kleinen und mittelständischen Unternehmen werden nach wie vor Excel-Tabellen eingesetzt, um tägliche Routineaufgaben beispielsweise rund um Lohnabrechnung, Urlaubs- und Personaleinsatzplanung zu erledigen. Aufgrund der ineffizienten Durchführung solcher administrativen Tätigkeiten bleibt häufig keine Zeit für strategische, wertschöpfende Initiativen. Das kritisieren Experten der Hamburger Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting im Rahmen einer umfassenden Studie. Sie kommt zu dem Schluss, dass der Mittelstand das Personalmanagement vernachlässigt. Wer Routineaufgaben in der Personalwirtschaft effizient abwickelt, kann sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren, etwa die Optimierung der Produktivität der Belegschaft, die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit oder die Professionalisierung der Prozesse in Bereichen wie Recruiting und Talent-Management, die in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger werden.

Auf den folgenden Seiten finden Sie eine Reihe professioneller HR-Lösungen, die in der Cloud arbeiten und bei spezifischen Teilbereichen der Personalwirtschaft - Rekrutierung, Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft oder Talent- und Performance-Management - gute Dienste leisten können.

Für eine schnelle Übersicht sorgt unsere Bilderstrecke:

OpenHire: E-Recruiting mit nahtloser Social-Media-Integration

Neben den Themen Cloud und Mobile gelten vor allem die starke Fokussierung auf die Bereiche Recruiting und Talentmanagement sowie die Integration von Social-Media-Komponenten als wichtige Trends im HR-Segment. Ein Anbieter, der diesen Trends konsequent verfolgt, ist die US-Firma SilkRoad Technology mit deutschem Sitz in Düsseldorf. Mit OpenHire stellt sie einen leistungsstarken Cloud-Dienst bereit, der effizientes Bewerbermanagement mit "Employer Branding" vereint. Dieser soll es Unternehmen – vor allem des gehobenen Mittelstands – ermöglichen, den gesamten Bewerbermanagement- und Einstellungsprozess durch Automatisierungen zu optimieren.

Highlights: Unter der Bezeichnung "Social Recruiting” fasst der Software-Anbieter eine Reihe von Werkzeugen zusammen, mit denen man bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter das Potenzial von Sozialen Netzwerken als Stellenmarkt ausschöpfen kann. So bietet das auf Deutsch verfügbare System die Möglichkeit, Stellenausschreibungen auf mehreren Sprachen auf LinkedIn, Facebook, Twitter und vielen weiteren Plattformen zu veröffentlichen – unkompliziert und in einem einheitlichen Prozess, der die verschiedenen Kanäle für die Mitarbeitersuche unter einen Hut bringt. Zudem ist das System in der Lage, die Social-Plattformen nach potentiellen Jobkandidaten zu durchforsten.

Taloom: effektives Bewerber-Management

Ein weiteres Cloud-System, das sich das Thema effektives Bewerber-Management auf die Fahnen geschrieben hat, ist Taloom. So bietet das System die Möglichkeit, Stellenausschreibungen auf mehreren Sprachen auf LinkedIn, Facebook, Twitter und vielen weiteren Plattformen zu veröffentlichen – unkompliziert und in einem einheitlichen Prozess, der die verschiedenen Kanäle für die Mitarbeitersuche unter einen Hut bringt. Zudem ist das System in der Lage, die Social-Plattformen nach potentiellen Jobkandidaten zu durchforsten.

Highlights: Ziel der Plattform ist es, den Recruitment-Prozess zu optimieren, um mehr kompetente Bewerber anziehen und schneller die passenden Kandidaten auswählen zu können. Dazu stellt die Software die Tools bereit, die nötig sind, um Stellenanzeigen auf der eigenen Homepage oder auf Jobbörsen zu schalten. Sämtliche Bewerbungen lassen sich dann über ein Jobportal zentral und mithilfe zahlreicher Funktionen professionell bearbeiten. Gegenüber den meisten Konkurrenten kann Softgarden mit Kostentransparenz und Flexibilität punkten. Denn während die meisten HR-Anbieter ein großes Geheimnis um die Kosten ihrer Lösungen machen, bietet Softgarden fünf Tarife an, die für Firmen verschiedener Größe konzipiert sind. Kostenpunkt: Ab 99 Euro pro Monat.

Umantis Talent Management: professionelle Mitarbeiterförderung

Firmen, die gute Mitarbeiter nicht nur finden, sondern auch langfristig ans Unternehmen binden möchten, benötigen weitere spezielle Tools. Die HR-Lösung Umantis Talent Management, die von der Haufe Gruppe aus Freiburg angeboten wird, stellt hier eine interessante Alternative für anspruchsvolle Anwender dar. Das System wird von renommierten Großkunden wie BMW, Deutsche Telekom und Siemens eingesetzt. Wie der Hersteller erklärt, eignet sich das System jedoch auch für Unternehmen des gehobenen Mittelstands.

Highlights: Die Software wird in drei Paketen angeboten, die sich jeweils auf einzelne Kernaspekte des Personalmanagements konzentrieren. Mit dem Paket “Umantis Gewinnen” erhalten Unternehmensanwender verschiedene Werkzeuge für E-Recruiting, Personaleinführung und Karriereportale, die ein professionelles Bewerbermanagement ermöglichen. “Umantis Leisten” soll Personalabteilungen in die Lage versetzen, Leistungen, Mitarbeiterziele, Arbeitszeugnisse, Vergütungen und weitere Fachinformationen rund ums Performance-Management zu managen. Schließlich bietet “Umantis Entwickeln” die Möglichkeit, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu verwalten, Potenziale und Weiterbildungsbedarf zu identifizieren, sowie entsprechende Seminare und Veranstaltungen zu managen.

Bamboo HR: Moderne All-in-One-Plattform

Der 2008 in den USA gestartete SaaS-Dienst Bamboo HR, der inzwischen von namhaften Internet-Companies wie Pinterest, Shopify und Squarespace eingesetzt wird, hat sich als eine der Top-Alternativen für KMU positioniert. Da die Software mittlerweile komplett auf Deutsch lokalisiert wurde und internationale Währungen unterstützt, kann sie hierzulande eingesetzt werden.

Highlights: Bamboo HR ermöglicht es der Personalabteilung, sämtliche mitarbeiterbezogene Informationen zentral an einem Ort zu verwalten und darauf von überall zuzugreifen, egal ob im Büro mithilfe der Web-Anwendung oder unterwegs mit den nativen Apps für iPhone und Android. Neben üblichen Daten wie etwa Verträge, Gehälter, Urlaubstagen, Weiterbildungen und so weiter können Anwender anhand frei anpassbarer Formulare beliebige Informationen in das System eingeben. Praktisch: Systemadministratoren können sämtliche Mitarbeiterinformationen mithilfe zahlreicher Reporting-Tools analysieren und individuelle Berichte erstellen. Diese lassen sich leicht im Excel-, PDF- und CSV-Format exportieren. Was die Kosten angeht: Das günstigste Paket von Bamboo HR schlägt mit knapp 70 Dollar pro Monat zu Buche. Mit der Einsteiger-Version lassen sich maximal zehn Mitarbeiter verwalten

Orange HRM: ganzheitliche Lösung aus dem Open-Source-Lager

Firmen, die eine ganzheitliche HR-Lösung zu möglichst günstigen Konditionen suchen, sollten sich das quelloffene System Orange HRM näher anschauen. Das Projekt wurde 2006 von der gleichnamigen Firma aus den USA gestartet. Mit einer Nutzerbasis von mehr als einer Million Anwender gehört das System zu den beliebtesten Open-Source-Lösungen im HR-Segment.

Highlights: Wie bei quelloffenen Projekten mit einer großen und aktiven Community üblich, kann Orange HRM mit einem umfangreichen und vielfältigen Funktionsspektrum überzeugen. Die Plattform ist in verschiedene Module aufgeteilt, die Standardprozesse in branchenübergreifenden Bereichen wie Zeitwirtschaft, Rekrutierung oder Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung abbilden. Interessant ist zudem das Performance-Modul, das Personaler in die Lage versetzt, die Leistung und Produktivität der Angestellten anhand freidefinierbarer Parameter (KPIs – “Key Performance Indicators”) evaluieren und bewerten zu können. OrangeHRM kann über so genannte “Language Packs” in zahlreichen Sprachen übersetzt werden, darunter auch Deutsch. Wer die Lösung selbst auf eigenen Servern betreiben möchte, kann diese kostenlos von der Website des Herstellers herunterladen. Einfacher geht es mit der SaaS-Version. Damit adressiert der Hersteller vor allem kleine und mittlere Firmen, die den Installations-, Support- und Wartungsaufwand einer selbst gehosteten Lösung scheuen.

HR Works: Reisekostenabrechnung in der Cloud

Mit HR Works kommt aus Freiburg eine eine professionelle Business-Software zur Reisekostenabrechnung an, die von Großunternehmen wie Mc-Donald’s, NEC oder Warner Music verwendet wird, aber auch für mittelständische Unternehmen ab 15 Mitarbeitern geeignet ist.

Highlights: Basierend auf dem Prinzip des “Employee Self Service” können Mitarbeiter sämtliche Daten selbst pflegen. Dadurch sollen administrative Kosten und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden können. Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können. Zu den weiteren Besonderheiten der Lösung zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in externe Lohn- und Finanzbuchhaltungs-Lösungen sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Praktisch: Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen.

Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das System weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat (maximal 100 User). Anders als bei den meisten SaaS-Angeboten üblich, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Setup-Gebühr rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HR Works beginnen laut Hersteller bei rund 1.560 Euro.

Xpenditure: Spesen und Reisekosten einfach verwalten

Bei Xpenditure handelt es sich um eine moderne Web-Lösung für Reisekostenabrechung, die sich als eine einfachere Alternative zu HR Works positioniert. Neben Spesen- und Reisekosten-Management punktet die Software mit nützlichen Features, die die Ausgabenverwaltung automatisiert -vom Beleg bis zur Buchhaltung. Von dem Service können sowohl Selbständige als auch kleine und große Unternehmen profitieren.

Highlights: In Sachen Usability und Benutzererfahrung überzeugt Xpenditure durch ein optisch ansprechendes Userinterface, das auf allen Plattformen eine gute Figur macht. Neben der Web-Version stellt der Hersteller nützliche Apps für iOS, Android, Windows Phone und BlackBerry bereit. Damit können Anwender Belege auf schnelle und einfache Weise einscannen. Bei der Digitalisierung werden alle relevanten Daten automatisch ausgelesen, so der Hersteller. Einmal digitalisiert stehen die Belege im Online-Dashboard zur Weiterverarbeitung bereit. Hier kann man auf Basis dieser Daten verschiedene Berichte erstellen, etwa für Ausgaben, Erstattungen oder Buchhaltung. Ein weiterer Vorteil: Die individuell erstellten Berichte lassen sich als CSV-, XML- und PDF-Datei exportieren.

Zep: Arbeitszeiten und Personalkosten online erfassen

Mit dem SaaS-Dienst Zep steht projektorientierten Unternehmen eine ganzheitliche Lösung zur Verfügung, mit der sie viele Aspekte des Personalmanagements optimieren können. So bietet der in Ditzingen bei Stuttgart entwickelte Online-Dienst einen einfachen Weg, Mitarbeiter, Arbeitszeiten – samt Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubstagen –, sowie Personal- und Reisekosten zentral zu verwalten.

Highlights: Arbeitszeiten lassen sich bequem editieren – dies sowohl mit der Web-App als auch unterwegs mit den für iPhone und Android erhältlichen Apps. Bei der Auswertung können Anwender mitarbeiterorientierte Zeitnachweise erstellen. Bei den Reisekosten lassen sich übliche Informationen wie Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen teilweise automatisiert abrechnen. Ferner liefert das Programm detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anzupassen sind. Zep wird in zwei Versionen angeboten. Die “Compact”-Edition bietet nur Zeiterfassung. In der “Professional”-Edition sind sämtliche Personal-Management-Module enthalten. Mit dem Online-Preisrechner können die Preiskonditionen für das eigene Einsatzszenario leicht ermittelt werden.

Fazit

Die Top-Player auf dem Markt für Enterprise-Software sind in Sachen HR-Lösungen aus der Cloud bereits sehr weit gekommen. SAP beispielsweise hat vor rund einem Jahr mit der teuren Übernahme von SuccessFactors (rund 3,4 Milliarden Dollar) deutlich gemacht, dass der Konzern die Zukunft von Software-gestützter Personal-Entwicklung in der Cloud sieht. Auch IBM (mit Kenexa), Oracle (mit Taleo) sowie weitere Großanbieter gehen ähnliche Wege. Wenn man sich allerdings die Anbieterlandschaft und das Produktangebot für kleine und mittlere Unternehmen näher anschaut, verwundert die Kritik der Steria Mummert-Berater nicht, der Mittelstand vernachlässige das Personal-Management.

Denn obwohl horizontale HR-Lösungen, die sich auf ein relativ klar abgegrenztes Aufgabengebiet fokussieren, bestens für die Cloud geeignet wären, scheint es hier noch viel Nachholbedarf zu geben. In Deutschland ist nämlich das SaaS-Angebot an einfachen, modernen, schnell zu implementierenden und vor allem kostentransparenten und -günstigen HR-Tools noch ziemlich dünn. Das wird vor allem dann deutlich, wenn man das HR-Angebot mit anderen Business-Segmenten wie CRM, Collaboration oder sogar Business Intelligence vergleicht. Die Produkte, die in diesem Beitrag vorgestellt wurden, zeigen allerdings beispielhaft, wie echte Cloud-Lösungen im Bereich Human Resource Management aussehen sollten. Und man muss kein Hellseher sein, um zu wissen, dass weitere Anbieter früher oder später diesem Trend folgen werden.