Geht es um die richtige Notiz-App, fällt die Entscheidung im Regelfall zwischen OneNote von Microsoft und Evernote, das inzwischen dem italienischen Softwareunternehmen Bending Spoons gehört.

• OneNote ist seit dem Jahr 2003 auf dem Markt und wurde 2007 in Microsofts Office-Suite aufgenommen (die meisten Versionen laufen inzwischen unter dem Namen Microsoft 365). Zudem wird OneNote auch mit Windows 10 und 11 gebündelt und als eigenständiges Produkt kostenlos angeboten. Das eröffnet eine potenzielle Nutzerbasis von rund einer Milliarde Systemen.

• Evernote feierte im Jahr 2008 sein Marktdebüt und erfreut sich seither stetig wachsender Nutzerzahlen. Unternehmensangaben zufolge sind es inzwischen weltweit rund 225 Millionen User.

Sowohl OneNote als auch Evernote sind für alle wichtigen Desktop- und Mobile-Betriebssysteme verfügbar. Beide sind in der Lage, Notizen mit allen Geräten und dem Internet zu synchronisieren und beide versprechen, die einzige notwendige App für Notizen zu sein. Stellt sich die Frage: Was ist die bessere Wahl für Business-Nutzer?

Wir haben uns die jeweils aktuellen Versionen beider Notiz-Apps für Windows, macOS, iPadOS, iOS und Android angesehen und sagen Ihnen, worin sich OneNote und Evernote im Wesentlichen unterscheiden.

One Note: Organisationskrösus

OneNote ist eine vollwertige Anwendung. Mit ihr können Sie einfache oder komplexe Notizen von Grund auf neu erstellen, sie in durchsuchbaren Notizbüchern organisieren und mit einer Vielzahl von Plattformen synchronisieren - zum Beispiel Windows-PCs, Macs, iPads und iPhones sowie Android-Geräten.

Außerdem strotzt Microsofts Notiz-App nur so vor Werkzeugen - beispielsweise um:

• Notizen zu erstellen und zu bearbeiten,

• zu zeichnen,

• Audio- und Videoaufnahmen zu erstellen,

• Bilder zu scannen oder

• Tabellenkalkulationen einzubetten,

OneNote wird allmählich immer stärker in die Microsoft-365-Suite integriert. Für Unternehmen ist die Live-Zusammenarbeit besonders wichtig und sie funktioniert hier ebenso so wie in anderen Microsoft-365-Anwendungen. Besonders gut lässt sich OneNote dabei in Microsoft Teams integrieren: Notizbücher lassen sich Teams hinzufügen - jeder innerhalb des Kanals kann diese anschließend anzeigen und bearbeiten (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt).

Web-Clipping

So gut OneNote auch sein mag, wenn es darum geht Notizen zu erstellen: Es bleibt hinter den beträchtlichen Möglichkeiten von Evernote zurück, wenn es um das Clipping von Webinhalten geht. Dazu bietet OneNote ein Browser-Addon (Microsoft Edge, Google Chrome und Mozilla Firefox) namens OneNote Web Clipper. Mit diesem Tool können Sie Screenshots in OneNote speichern - wenn es denn so funktioniert wie es soll.

Versionsunterschiede

Die Windows-Version von OneNote kann mit der vollen Bandbreite an Tools glänzen. Im Vergleich bietet Evernote nicht annähernd so viele ausgefeilte Tools. Die Versionen für Web, Android, iPadOS und macOS fallen hingegen ab. Sie sehen zwar ähnlich aus wie die Windows-App, bieten im Vergleich aber weniger und teilweise eingeschränkte Funktionen. So können Sie hier etwa keine Tabellenkalkulationen integrieren oder Videoinhalte aufzeichnen. Die iOS-Version hebt sich hingegen mit einer schlanken Benutzeroberfläche ab, die darauf optimiert ist, schnell Notizen zu erstellen oder zu bearbeiten.

KI-Funktionen

Seit Mitte Januar 2024 bietet Microsoft mit Copilot Pro KI-Integration im Abomodell an - auch für OneNote.

?? We’re going big and making the power of Microsoft Copilot available to customers of every size! Today we introduced individual subscriptions, availability for small and medium-sized businesses, and expanded availability for commercial plans. Read more: https://t.co/2HrttANM6A

— Microsoft 365 (@Microsoft365) January 15, 2024

Storage und Preise

OneNote synchronisiert seine Inhalte mit all Ihren Geräten und mit dem Internet über Microsoft OneDrive oder SharePoint. OneNote ist in den Abonnementversionen von Office (Microsoft 365 oder Office 365) enthalten, allerdings nicht in den Versionen ohne Abonnement. Wenn Sie die OneNote-App herunterladen, aber nicht Microsoft 365/Office 365 nutzen, erhalten Sie bis zu 5 GB Cloud-Speicherplatz für alles, einschließlich Ihrer OneNote-Inhalte. Zusätzlichen Speicherplatz können Sie zukaufen.

Wenn Sie (oder Ihr Unternehmen) ein Office 365- oder Microsoft-365-Abonnement abschließen, erhalten Sie wesentlich mehr Speicherplatz: zwischen 100 GB und 6 TB - je nachdem, für welchen Plan Sie sich entscheiden.

Evernote: Web-Clipping-King

Evernote ist ein ganz anderes Kaliber als OneNote. Es bietet zwar die gleichen Grundfunktionalitäten: die Möglichkeit, Notizen zu erstellen, zu organisieren und mit mehreren Plattformen (Windows, macOS, iPadOS, iOS, Android, Web) zu synchronisieren. Dabei bietet die App im Vergleich zu OneNote allerdings eine signifikant farbenfrohere und einladendere Benutzeroberfläche - und eignet sich hervorragend, um Web-Content auszuschneiden und abzuspeichern.

Der Startbildschirm von Evernote bietet diverse Widgets für den schnellen Zugriff auf Notizen, Notizbücher, kürzlich aufgenommene Bilder und vieles mehr. Ein zusätzliches Suchfeld garantiert zudem, dass Sie immer finden wonach Sie suchen. Die Widgets auf Ihrem Startbildschirm können Sie ganz nach Ihren Wünschen hinzufügen oder entfernen.

Evernote bietet allerdings nicht annähernd so viele Werkzeuge zur Erstellung von Notizen wie OneNote. Zu den verfügbaren Features gehören zum Beispiel:

• Texte erstellen, bearbeiten und formatieren,

• Tabellen, Dateien und Bilder einbetten,

• Unterstützung für Touch-Devices und -Stifte,

• Integrierbare Audio- und Videoaufnahmen und

• Integration mit Google Calendar (für Outlook geplant) und Google Drive;

Web Clipping

Die Stärke von Evernote liegt wie eingangs bereits erwähnt darin, Inhalte aus dem weltweiten Netz zu erfassen und zu organisieren. Das dazu integrierte Web-Clipping-Tool funktioniert beispielhaft und läuft als Browser-Addon (für Chrome, Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari und Opera). Die Funktionen variieren dabei je nach Browser leicht. Im Allgemeinen bieten Google Chrome und Microsoft Edge dabei das zuverlässigste Erlebnis.

Die Inhalte, die Sie mit Evernote aus dem Netz ziehen, lassen sich auch mit Tags versehen und zu Notizen hinzufügen. Darüber hinaus verfügt der Clipper auch über nützliche Markierungswerkzeuge für Screenshots. Erstellte Notizen dürfen selbstverständlich auf Knopfdruck mit spezifischen Kollegen oder auch über soziale Medien geteilt werden.

Versionsunterschiede

Die Windows-, Mac-, iPadOS-, iOS-, Android- und Web-Versionen von Evernote weisen alle ein ähnliches Erscheinungsbild auf und verfügen über die gleichen Widgets und dasselbe Layout. Allerdings ist auch die iPhone-Version von Evernote im Vergleich zu den restlichen Versionen etwas schlanker.

KI-Funktionen

Auch Evernote integriert künftig künstliche Intelligenz. So ist etwa eine KI-Suchfunktion geplant. Bereits realisiert ist das Feature AI Note Cleanup, das automatisiert Notizen strukturiert. Die neue Funktion steht allen Evernote-Nutzern zeitlich begrenzt zu Testzwecken zur Verfügung:

AI Note Cleanup is rolling out on Evernote!
Everybody should get it this week, many should already see the button.

Here’s my favorite example for now: pic.twitter.com/K7D8PlZrQY

— Federico Simionato (@fedesimio) May 24, 2023

Storage und Preisgefüge

Die Basisversion von Evernote ist kostenlos, jedoch auf 60 MB neue Notizen pro Monat sowie die Synchronisierung zwischen zwei Geräten limitiert - und enthält keine erweiterten Funktionen.

Personal- und Professional-Abos erschließen weitere Features, beispielsweise die Möglichkeit, Notizen in Präsentationen umzuwandeln, PDFs und Anhänge zu durchsuchen und die Integration mit weiteren Services wie Slack und Microsoft Teams.

• Das Personal-Abo richtet sich dabei an Einzel- beziehungsweise Privatpersonen und kostet 8,33 Euro pro Monat (oder 99,99 Euro pro Jahr).

• Das Professional-Abo ist für berufliche und private Projekte von Einzelnutzern gedacht und kostet 10,83 Euro pro Monat (129,99 Euro jährlich).

• Evernote Teams ist schließlich für die Zusammenarbeit in Unternehmen konzipiert und bietet gemeinsame Arbeitsbereiche, ein Schulungsprogramm und zentrale Management-Tools. Dafür werden 13,99 Euro pro Benutzer und Monat fällig - oder 199,99 Euro pro Jahr.

OneNote oder Evernote?

Wenn Sie in erster Linie ein Tool suchen, mit dem Sie auf einfache Weise Inhalte aus dem Internet erfassen, organisieren und finden können, sollten Sie zu Evernote greifen. Wollen Sie einfach nur Notizen erstellen und diese bestmöglich organisieren - oder nutzen bereits Microsoft 365 - dürften Sie mit OneNote glücklich werden. Oder Sie verwenden beide Apps einfach in Kombination. (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.