"Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen", sagt Bitkom-Experte Frank Früh laut Ankündigung. Trotzdem stünden Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollten. Darf man eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss man Rechnungen eigentlich speichern? "Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen - und nutzen sie nur deshalb noch nicht", konstatiert Früh.
Vorschriften wie Pflichtangaben, Aufbewahrungsfrist oder Echtheitsnachweis müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der Bitkom in seinem neuen Leitfaden "10 Merksätze für elektronische Rechnungen". Dieser beschreibt wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.
Die Kurzfassung:
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
Jede Rechnung muss lesbar sein.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Interessierte können den neuen Leitfaden kostenlos herunterladen. Bei uns finden Sie außerdem einen ausführlichen Hintergrundbeitrag zum wichtigen Standard ZUGFeRD.