Organisatorisch ist der VfL Osnabrück längst im Profibetrieb angekommen: 2013 gliederte der Verein den kompletten wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb für Profi- und Nachwuchsfußballer in eine Kapitalgesellschaft aus - so, wie es beispielsweise schon die Bundesligisten Borussia Dortmund und der Hamburger Sportverein vorgemacht haben.

Für die IT des Vereins galt das lange Zeit nicht: "Die gesamte Systemlandschaft befand sich in keinem guten Zustand", erinnert sich der Geschäftsführer der VfL Osnabrück GmbH & Co. KGaA, Jürgen Wehlend. "Auf den Rechnern liefen unterschiedliche Betriebssysteme und Anwendungen. Weil effiziente Prozesse fehlten, war der manuelle Verwaltungsaufwand viel zu hoch." Eine umfassende Backup-Strategie gab es beim VfL Osnabrück nicht. Zudem waren Stadion und Trainingsstätten nur unzureichend digital vernetzt, ein Konzept für mobiles Arbeiten existierte ebenfalls nicht.

Geld für Modernisierung ist knapp

So sehr die Notwendigkeit einer Modernisierung damit auf der Hand lag: Die finanziellen Mittel, um die bisherige IT in Rente zu schicken, fehlten: "In der Dritten Liga ist der wirtschaftliche Spielraum der Vereine begrenzt", erklärt Jürgen Wehlend. "Deshalb konnten wir die Systeme nicht über Nacht, sondern nur über einen längeren Zeitraum hinweg erneuern." Was noch zu gebrauchen war, musste zwangsläufig weiter genutzt werden.

"Wir treffen bei unseren Kunden immer wieder auf solche Situationen", kommentiert Klaus von Rottkay, bei Microsoft Deutschland für Marketing und Operations verantwortlich. "Obwohl die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung bei allen IT-Abteilungen bekannt sind, können oder wollen nicht alle sofort umsteigen. Das kann finanzielle Gründe haben, wie beim VfL Osnabrück, aber auch mit Compliance- und Rechtsvorschriften zusammenhängen." Für solche Szenarien empfiehlt ein hybrider Ansatz mit Bestandsschutz für vorhandene Infrastruktur und Einstieg in die Cloud da, wo er sinnvoll ist. Genau das tat der VfL Osnabrück, um seine IT zu überschaubaren Kosten zu erneuern.

Kick-Off: Hybrides Modell für die Vereins-IT

Mit TSO-DATA aus Osnabrück hat der Verein für die Modernisierung einen Microsoft-Partner aus der Region gefunden, der dem Verein emotional verbunden ist. Neben einer tiefgreifenden Analyse des IT-Bestands kümmerte sich der Partner im ersten Schritt um die Sicherung der Datenbestände und Systeme. Ein wichtiger Punkt, denn die bestehenden Sicherungen waren lückenhaft. Auf Basis der Bestandsaufnahme entwickelte TSO-DATA ein hybrides Modernisierungskonzept: Weiter verwendbare Server wurden auf Windows Server 2012 R2 migriert und über Microsoft Hyper-V virtualisiert, um den laufenden Betrieb nicht zu unterbrechen.

Statt neue On-Premise-Software anzuschaffen, entschied sich der Verein für die Microsoft-Cloud und Office 365, das auf allen (mobilen) Endgeräten zu flexiblen Konditionen verfügbar ist und mit der Organisation wächst: Anstelle von hohen Anfangsinvestitionen fallen lediglich monatliche Nutzungsgebühren an, die mit dem tatsächlichen Bedarf steigen oder sinken.

Mit dem Trainingsprogramm "Easy to coach" wanderte auch das Herzstück der VfL-IT in die Cloud. Der Vorteil: Der Zugriff auf die Anwendung ist für die mehr als 50 haupt- und ehrenamtlich tätigen Trainer und Therapeuten nun von überall her möglich. "Das spart Zeit und ist eine erhebliche Arbeitserleichterung", sagt VfL-Geschäftsführer Wehlend.

Mittlerweile arbeiten rund 100 feste und ehrenamtliche Mitarbeiter mit der neuen IT-Umgebung: 25 in der Vereinszentrale, der Rest mobil oder von zuhause aus. "Das ist zeitgemäß und wichtig, um effizient zu arbeiten", so Wehlend. "Deshalb haben wir auf diesen Aspekt besonders viel Wert gelegt."

Hybride IT: funktional und zukunftssicher

Der Einstieg in eine hybride Infrastruktur ist gelungen: "Heute verfügen wir über eine strukturierte, gut dokumentierte IT, die sich bei Bedarf schnell anpassen und erweitern lässt", sagt Geschäftsführer Jürgen Wehlend. Verbessert hat sich auch die interne Kommunikation: Mittlerweile analysieren die Mitarbeiter beispielsweise Spieltage mit den Profis des Vereins per Konferenzschaltung.

Neben den operativen Erfolgen mit einer modernen Infrastruktur setzt der Verein aber auch auf Optionen für die Zukunft: Ganz oben auf dem Wunschzettel steht ein CRM-System, um Sponsoren, Partner und Fans besser betreuen zu können. Auch die Modernisierung des WLAN-Netzes ist geplant, um die Arbeitsmöglichkeiten der akkreditierten Journalisten zu verbessern. In der Planung sind schließlich auch moderne Systeme für die Zugangskontrolle im Stadion sowie dezentrale Kassen für die Gastronomie.