Prozessdokumentation gehört in den meisten Unternehmen mittlerweile zum Alltag. In vielen Branchen, etwa bei der Herstellung von medizinischen oder lebensmitteltechnischen Produkten, ist sie sogar gesetzlich geregelt. Zertifizierungen wie ISO 9000, 14000 oder 17000 fordern sie von Unternehmen und Organisationen kontinuierlich, im Bankenwesen schreibt die Bafin Dokumentationen vor.

Nicht jeder Anwender verwendet für die Prozessbeschreibung jedoch ein professionelles BPM-Werkzeug. Einige schreiben ihre Prozesse einfach in Textform auf, andere dokumentieren sie mit PowerPoint oder stellen sie in Excel nach. Sobald es ans Automatisieren geht, stellen Verantwortliche dann fest, dass sich ihre Prozesse mit Excel und Co. nicht automatisieren lassen: Prozessbeschreibungen, die in zweckentfremdeten Werkzeugen wie PowerPoint erstellt wurden, können nicht auf einfachem Wege in ein digitales, automationsgeeignetes Format übersetzt werden und liefern dem Unternehmen daher keine oder nur eine geringe Wertschöpfung.

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen zur Dokumentation ihrer Prozesse professionelle Modellierungswerkzeuge. Diese verfügen über eine zentrale Datenbank, die relevante Informationen wie Prozessschritte, Verantwortlichkeiten oder IT-Systeme speichert und zur Wiederverwendung bereitstellt. Doch aufgepasst: Setzen Unternehmen für Prozessdokumentation und -automation auf unterschiedliche Systeme, müssen die Daten zwischen den Modulen übertragen und entsprechend aufbereitet werden. Das kann je nach Komplexität des Prozesses mehrere Tage in Anspruch nehmen. Hinzu kommt, dass die fehlende Synchronisation der Daten zwischen den Systemen den Prozess fehleranfällig macht.

Prozessautomation mit Low-Code/No-Code

Das ist jedoch noch lange kein Grund, sich mit der reinen Prozessdokumentation zufriedenzugeben. Denn aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird ein Prozess erst durch die Automation besonders wertvoll. Bei der Umwandlung von manuellen Tätigkeiten in automatisierte Aktionen spart das Unternehmen wesentliche Kapazitäten ein und trägt schneller und in größerem Umfang zur Wertschöpfung bei. Es gilt also, die Lücke zwischen Prozessdokumentation und Prozessautomation zu schließen.

Low-Code/No-Code schafft es, eben diese Brücke zu schlagen und modellierte Prozessdaten in ausführbare Prozessanwendungen zu transformieren. Innerhalb dieser Anwendungen lassen sich digitale Formulare, Entscheidungsregeln, E-Mail-Benachrichtigungen und Systemintegrationen über hochmoderne APIs konfigurieren - das alles, ohne oder mit nur sehr geringem Programmieraufwand. Auf diese Weise müssen die Daten nicht mehr zwischen mehreren Modulen aufwendig synchronisiert werden, sondern bleiben in ein- und derselben Umgebung. Das minimiert die Fehleranfälligkeit bei der Prozessausführung und spart dem Unternehmen eine Menge Zeit und Kosten.

Dokumentation und Automation vereint

Grundlage für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung ist dabei immer eine stabile IT-Infrastruktur mit einer professionellen BPM-Software als Herzstück. Diese bildet die Prozesse auf einer Datenbank ab und schafft so die Voraussetzungen, um den Prozess direkt auszuführen. Anwender haben nun die Wahl: Sie können die Daten wie bisher in einem separaten Workflow-Modul unter hohem Zeit- und Arbeitsaufwand zur Ausführung bringen.

Oder sie nutzen ein Werkzeug der neuesten Generation, bei dem der automatisierte Prozess innerhalb weniger Minuten sozusagen per "Knopfdruck" (in Form einer Schaltfläche auf der Softwareoberfläche) zur Verfügung steht. Beide Werkzeuge sind auf dem Markt verfügbar, doch zukunftsfähig ist nur das Letztere. Während sich das erstgenannte, zweistufige Tool mit einem Prozessmanager vergleichen lässt, der versucht, eine Baugrube mit der Schaufel auszuheben, ist beim zweiten ein Bagger am Werk, der dieselbe Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigt.

Software-Bots und KI übernehmen manuelle Tätigkeiten

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und dem Ankoppeln von Zusatzwerkzeugen wie Robotic Process Automation (RPA) lässt sich die Effizienz der automatisierten Prozesse weiter steigern. KI, heute bereits standardmäßig als Arbeitshilfe für Formulareingaben genutzt, wird künftig Nutzer verstärkt dabei unterstützen, den optimalen und effizientesten Prozessweg zu erkennen und umzusetzen.

Bei robotergestützter Prozessautomatisierung übernimmt ein Softwareroboter vermehrt Tätigkeiten, die normalerweise Sachbearbeiter derzeit noch manuell ausführen. Der Software-Bot öffnet beispielsweise ein Excel-Dokument, schaut sich die Rechnungspositionen an, trägt die Positionen im Rechnungs-Sheet ein, speichert es ab und schreibt es bei Bedarf fort. Auf diese Weise spart sich das Unternehmen Arbeitskraft, die es für relevantere Aufgaben wie überwachende und strategische Tätigkeiten einsetzen kann. Bereiche also, in denen der Mensch auch zukünftig nicht ersetzbar sein wird.

Prozesskompetenz der Fachabteilungen nutzen

Damit die automatisierten Prozesse auch maßgeblich zur Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen, müssen die in der Dokumentation beschriebenen Abläufe direkt und ohne große Verzögerung ausführbar sein. Am besten dort, wo sie auch dokumentiert wurden, nämlich in den Fachabteilungen wie beispielsweise HR, Einkauf, Rechnungswesen, Controlling. Die Mitarbeiter, die hier arbeiten, führen die dokumentierten Prozesse regelmäßig, oft sogar mehrmals täglich aus. Niemand kennt den Prozess daher so genau wie sie.

Dank modernster Automatisierungswerkzeuge können die Fachabteilungen nun ihren Prozess direkt und innerhalb weniger Stunden selbst zur Ausführung bringen. Möglich macht es der Low-Code/No-Code-Ansatz: Er greift nicht auf klassische Methoden der Programmierung zurück, sondern befähigt Mitarbeitende, ihre Prozesse durch grafische Bedienelemente und Drag-and-Drop-Funktionen eigenständig zu automatisieren.

Governance-Funktionen verhindern Schatten-IT

Wer nun ein Auftreten von Schatten-IT befürchtet, kann beruhigt sein. Die Verantwortung für die Prozess-Governance und deren Genehmigung sollte auch dann gewährleistet sein, wenn die Prozessautomation auf Initiative der Fachabteilung erfolgt. In großen Konzernen und Unternehmen liegt die Steuerung und Genehmigung der Anwendungsentwicklung oft in der Verantwortung der IT-Abteilung.

In kleineren und mittelständischen Unternehmen wird diese Rolle gelegentlich flexibler verteilt. Einige Low-Code/No-Code-Anbieter unterstützen diese Governance durch eingebaute Genehmigungsfunktionen, die eine systemgesteuerte Prüfung und Freigabe der erstellten Anwendungen gewährleisten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur von der IT genehmigte Prozess-Apps in Betrieb genommen werden.