Auch im bestehenden Arbeitsverhältnis steht dem Arbeitgeber ein Fragerecht gegenüber den Beschäftigten zu. Bestimmt wird der Gegenstand des Rechts zur Datenerhebung und die daraus korrespondierende Auskunftspflicht des Mitarbeiters dadurch, dass die erhobenen Informationen für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (§ 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Die Erforderlichkeit setzt allerdings voraus, dass das Unternehmen die Information zur Wahrnehmung seiner Rechte und Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis benötigt und der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz gewahrt ist.
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Die Zulässigkeitsalternative gemäß § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG, nach der die Datenverarbeitung im Interesse der verantwortlichen Stelle liegt, scheidet aus, da die erforderliche Abwägung mit den Interessen der Mitarbeiter kollidiert. Der Eingriff in das Persönlichkeitsrecht wiegt definitiv schwerer als der Nutzen für das Unternehmen.
Die Datenerhebung
Ist der Personenbezug der Datenerhebung nicht ausgeschlossen, d. h. wenn die Teilnehmer an der Umfrage näher bestimmt oder bestimmbar sind, was vielfach der Fall ist, stellt sich die Frage nach der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.
Vor dem Schritt der personenbezogenen Datenerhebung steht jedoch zunächst das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit des § 3a BDSG zur Prüfung an, d. h. ob das Umfrageziel nicht auf dem aufgezeigten Weg der anonymen Durchführung der Erhebung erreicht werden kann.
Die Zweckbestimmung
§ 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG verlangt, dass die Zweckbestimmung der Datenerhebung im Rahmen der Durchführung des mit dem Beschäftigten bestehenden Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind die Daten, die der Arbeitgeber zur Wahrnehmung seiner Rechte und zur Erfüllung seiner Pflichten gegenüber dem Arbeitnehmer benötigt.
Die Einschätzung durch den Mitarbeiter
Der Beschäftigte muss dem Arbeitgeber nicht seine subjektive Einschätzung der Arbeitsbedingungen, seine Motivation oder von ihm empfundenen Probleme mit der Zusammenarbeit mit Kollegen oder Vorgesetzten offenbaren und damit die Erstellung eines Persönlichkeitsbilds eröffnen. Eine diesbezügliche Verpflichtung des Mitarbeiters gegenüber seinem Arbeitgeber besteht regelmäßig nicht.
Die infomierte Einwilligung
Eine informierte Einwilligung setzt voraus, dass der Zweck der Befragung, die beabsichtigten Auswertungen und die die Befragung durchführende bzw. die Befragungsergebnisse auswertende Stelle offengelegt werden. Es muss zugesichert werden, dass dem Beschäftigten im Fall der Nichtteilnahme keine Nachteile entstehen.
Konzernweite Befragung
Bei einem Wunsch der Mitarbeiterbefragung innerhalb eines Konzerns (verbundene Unternehmen), ist eine Übermittlung der Mitarbeiterdaten an z. B. die Konzernmutter nicht gerechtfertigt. Das Streben nach einem einheitlichen Personalmanagement oder einer einheitlichen Personalsteuerung allein kann den schutzwürdigen Interessen der Beschäftigten und deren vorrangiges berechtigtes Interesse nicht begründen.
Beteiligungsrechte des Betriebsrats
Als Beteiligungsrechte des Betriebsrats kommen vorrangig in Betracht:
§ 80 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) Informationsrecht
Der Betriebsrat kann auch bei nicht mitbestimmungspflichtiger anonymer Befragung Auskunft über die Auswertungsergebnisse verlangen, wenn eine hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass diese Bezug zu Aufgaben des Betriebsrats haben.
Mitbestimmungsrecht bei Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze nach § 90 BetrVG
Das Mitbestimmungsrecht erfasst den Gegenstand der Fragen ebenso wie den Verwendungszweck der erhobenen Daten. Es gilt unabhängig davon, ob die Beantwortung der Fragen freigestellt ist oder ob die Befragung durch einen Dritten erfolgt.
Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs 1 Nr. 6 BetrVG
Sofern die Befragung online erfolgt oder die Daten automatisiert ausgewertet werden, unterliegt das Verfahren so lange der Mitbestimmung, wie ein Personenbezug der Daten vorliegt bzw. noch herstellbar ist. Selbst wenn dies nicht beabsichtigt ist, ist die Erhebung und Speicherung der Daten geeignet, Erkenntnisse zu Leistung oder Verhalten der Beschäftigten zu gewinnen.
Was tun?
Anonymisierung der personenbezogenen Daten
Anonymität bedeutet, den Bereich von personenbezogenen Daten zu verlassen. Bei der Herstellung der Anonymität sind allerdings diverse Vorgaben einzuhalten. So ist u. a. zu gewährleisten, dass aus den Fragen selbst keinerlei Rückschlüsse auf (einzelne) Beschäftigte möglich sind. Auf Zusatzfragen wie Alter, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht, Gehalt usw. sollte verzichtet werden. Nur was unmittelbar mit dem Zweck der Befragung zusammenhängt, sollte auch abgefragt werden.
Bei einer Online-Befragung ist die Aufhebung der Anonymität durch Auswertung von E-Mail- oder IP-Adressen technisch auszuschließen.
Freiwilligkeit
Idealerweise sollten die Mitarbeiter auf freiwilliger Basis befragt werden. Das Unternehmen profitiert hier sicherlich durch wahrheitsgemäße Angaben am meisten. Jedoch muss die Freiwilligkeit klar und deutlich zugesichert werden.
Einschaltung eines Dienstleisters
Durch Einschaltung eines die Befragung durchführenden und insoweit zur Vertraulichkeit verpflichteten Dienstleisters durch den Arbeitgeber, kann die die Freiwilligkeit gefährdende Gefahr eventueller Benachteiligung bei Versagung der Einwilligung entfallen. Es muss dabei gewährleistet sein, dass der Arbeitgeber nicht erfährt, wer an der Befragung teilgenommen hat (bzw. wer nicht) und ihm die Auswertung der Befragungsergebnisse in hinreichender Aggregierung zur Verfügung gestellt werden. Dieses Vorgehen sollte idealerweise (und sofern ein Betriebsrat vorhanden ist) mit einer erforderlichen Betriebsvereinbarung abgesichert werden.
Die Frage der Zulässigkeit der Weitergabe von Mitarbeiter an den Dienstleister stellt sich nicht, wenn diese durch den jeweiligen Mitarbeiter selbst erfolgt (Einwilligung durch den Betroffenen gemäß § 4a BDSG). Unabdingbar ist allerdings der Abschluss einer "Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 11 BDSG" (Auftragsdatenverarbeitung) zwischen dem Dienstleister (Auftragsverarbeiter) und dem Arbeitgeber (Auftraggeber).
Zusammenfassung
Bei dem Recht des Arbeitgebers auf Datenerhebung und der Auskunftspflicht des Mitarbeiters ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber die Informationen zur Wahrnehmung seiner Rechte und Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis benötigt und der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz gewahrt ist.
Für die Durchführung der individuellen Vertragsbeziehung (§ 31 Abs. 1 BDSG) ist die Teilnahme an einer allgemeinen Mitarbeiterbefragung nicht erforderlich.
Der bei Nichtvorliegen der Zweckbestimmung des § 32 Abs. 1 BDSG weiterhin anwendbare § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG kann als Zulässigkeitsnorm nicht herangezogen werden, da den berechtigten Interessen des Arbeitgebers an der Durchführung der Umfrage überwiegende schutzwürdige Interessen der Beschäftigten entgegenstehen.
Die nach § 4a Abs. 1 BDSG erforderliche Freiwilligkeit für eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis regelmäßig sehr schwierig bzw. unmöglich aufgrund der wirtschaftlichen Abhängigkeit des Arbeitnehmers.
Fazit
Um datenschutzkonform zu sein, empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat. Um Freiwilligkeit und Anonymität gewährleisten zu können, die Einbindung eines entsprechenden Dienstleisters.
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