Die zunehmende gesellschaftliche und wirtschaftliche Digitalisierung zeigt: Der Faktor Information wird immer bedeutsamer. Ein modernes Informationsmanagement ist der Schlüssel zur Beherrschung und Nutzung des "Öl des 21. Jahrhunderts". Es steht vor allem für Flexibilität, Transparenz und Vernetzung; Aspekte, die im privaten Leben dank Smartphone und Co. bereits für gesteigerten Komfort sorgen, aber eben auch auf Unternehmensebene dem externen Service - also in Richtung Kunden, Lieferanten oder andere Partner - zugute kommen.

In Zeiten der Digitalisierung ist zu beobachten, dass sich das klassische Konsumentenverhalten verändert hat. Kunden wollen lieber nutzen als kaufen; ihnen ist ein auf sie zugeschnittener und kontinuierlicher Service, den sie etwa über die Musikplattform Spotify erhalten, wichtiger als sich punktuell mit einem starren, eingeschränkten Produkt zu begnügen.

Dieses gewandelte Nutzungsbedürfnis gilt auch für Unternehmen jeder Branche und Größe in Bezug auf IT-Lösungen. Mit einem komplementären und komponentenbasierten Informationsmanagement entstehen Online-Services auf Basis webbasierter Plattformen, die intern wie extern die Interaktion und die Kommunikation zwischen zwei und mehr Beteiligten vereinfachen und fördern. Damit schafft man eine Art Marktplatz für alle Beteiligten der jeweiligen Community, auf dem relevanter Content bzw. etwas von Wert strukturiert,transparent, benutzerfreundlich und schnell ausgetauscht wird.

Anforderungen an ein modernes Informationsmanagement

Als zentrale Instanz greift das Informationsmanagement Dokumente, Content und andere Informationen aus allen genutzten IT-Systemen ab, um sie anschließend weiterbearbeiten zu können. Das ist nur dann zielgerichtet möglich, wenn die Software spezifisch auf den jeweiligen Bedarf des einzelnen Nutzers - genauer gesagt: seine Funktion und Rolle im Unternehmen - ausgerichtet ist. Schließlich werden beispielsweise für die Digitalisierung und Archivierung von Anträgen andere Tools genutzt als für deren Sachbearbeitung.

Es sollten innerhalb des Unternehmens somit unterschiedliche ‚digitale Räume‘ vorhanden sein - ausgerichtet auf die jeweiligen Arbeitsweisen und Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter. Einen zukunftsweisenden Ansatz bieten in diesem Zusammenhang Softwaresysteme als funktionsspezifische Apps, die Mitarbeiter intuitiv bei ihren täglichen Abläufen unterstützen. Per Fingertipp werden so nur diejenigen Prozesse spezifisch gesteuert, die im jeweiligen Kontext relevant sind.

Das kann beispielsweise für einen Mitarbeiter im Außendienst deutlich zeitsparender sein, da er sich auf diese Weise nicht mit Funktionen der Software - Stichwort "eierlegende Wollmilchsau" - beschäftigen muss, die für ihn ohnehin nicht relevant sind. Ein Sachbearbeiter oder ein Kundenbetreuer wiederum ist eher an stationäres System gebunden. Hier ist das Informationsmanagement als modulares Webportal, über das Serviceanfragen kanalunabhängig in Echtzeit bearbeitet werden können, deutlich sinnvoller. Die zentrale Anforderung an ein modernes Informationsmanagement ist daher: Benötigte Informationen automatisch kontextsensitiv, nachvollziehbar und zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Sicher? Sicher! Das Thema Security

In Zeiten von Cyberkriminalität bilden Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Informationen die drei Security-Kernprinzipien. Um diese gewährleisten zu können, gibt es für Unternehmen präventive, detektivische, repressive und korrektive Maßnahmen, die für ein ganzheitliches und systematisches Informationssicherheitssystem, kurz ISMS, sorgen. Auf diese Weise können sie finanziellen genauso wie immateriellen Schäden vorbeugen.

Eine gute Orientierung bieten die geltenden EU-Datenschutzgrundverordnungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie verschiedene ISO-Normen. Etwa bildet die ISO 27001, am besten in Kombination mit einer Zertifizierung für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001, eine optimale Grundlage, um geeignete Sicherheitsmaßnahmen abzuleiten und in den Unternehmensprozessen zu verankern.

Werden cloudbasierte Lösungen genutzt, sollte außerdem darauf geachtet werden, ausschließlich mit Cloud-Providern zusammenzuarbeiten, deren Rechenzentren nach ISO 27001 zertifiziert sind. Auf diese Weise können Unternehmen sich dem technischen und physischen Schutz ihrer ausgelagerten Daten sicher sein.

Schon bei der Entwicklung einer Informationsmanagement-Technologie lassen sich wesentliche Präventivmaßnahmen beachten, beispielsweise die Verschlüsselung der Datenübertragung anhand von Transport Layer Security sowie für die Datenspeicherung durch verschlüsselte Datenbanken. Auch eine zweistufige Authentifizierung und Autorisierung beim Zugang ist von hoher Bedeutung. Darüber hinaus können fertige Lösungen mithilfe der führenden Sicherheitsrichtlinien des Open Web Application Security Project regelmäßig auf Schwachstellen geprüft werden.

Kein Widerspruch: Digitale Plattformen und Informationsmanagement

Informationsmanagement kommt als Disziplin klassischerweise aus dem ‚inhouse‘-Fokus. Heißt: Wie kann ich meine Informationen im Unternehmen so handhaben, dass ich sie sicher abgelegt und jederzeit im richtigen Kontext zur Verfügung habe? In der digitalen Revolution, in der wir uns befinden, müssen Organisationen aber optimal zusammenarbeiten und gut vernetzt sein, um ihre Existenz auch zukünftig sichern zu können.

In dieser Phase blicken sie über die Grenzen ihres eigenen Unternehmens hinaus und setzen netzwerkorientierte Lösungen ein. Und hier ergibt sich die Schnittmenge zu digitalen Plattformen, die derzeit die Märkte revolutionieren. Aktuell werden diese vor allem im B2C-Bereich als disruptive Geschäftsmodelle entwickelt. Es gibt mit Amazon und Uber Plattformen, die den gezielten produkt- und dienstleistungsbezogenen Austausch ermöglichen, sowie softwarebezogene Innovationsplattformen wie Windows und Android, die dem Erstellen und dem Austausch von Daten dienen.

Doch auch für B2B-Unternehmen werden sie in Zukunft definitiv immer wichtiger. Denn die entstehende Plattform-Ökonomie ermöglicht es, schneller auf den Wettbewerb am Markt zu reagieren sowie Lücken gewinnbringend zu besetzen. Ein modernes Informationsmanagement bildet hier den technologischen und infrastrukturellen Ausgangspunkt für digitale Geschäftsmodelle, indem es verschiedenste Plattformtypen ermöglicht und unterstützt.

Ausblick: Die Checkliste für das Informationsmanagement von morgen

Themen, die für die Softwareentwicklung im Bereich Informationsmanagement in Zukunft immer wichtiger werden, sind beispielsweise Big Data und Machine-Learning: Ähnlich wie die auf Algorithmen basierenden Kaufempfehlungen bei Amazon werden auch Mitarbeiter auf Basis der Plattformnutzung aller Beteiligten maschinell bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützt.

In diesem Zusammenhang sollte natürlich dafür gesorgt werden, dass zwar mit einer Software-Instanz verschiedene Organisationen und Zielgruppen auf der gleichen Plattform arbeiten können, sie aber keinen Einblick in die Daten des jeweils anderen erhalten. Darüber hinaus spielen Microservices und offene Schnittstellen (Open APIs) eine wichtige Rolle. Schließlich sollen sämtliche Funktionalitäten einer Informationsmanagement-Plattform mit Features anderer Plattformen kombiniert werden können.

Ebenfalls wichtig: Die Komplexitätsreduzierung der Kommunikation und Automatisierung. In Unternehmen gehen täglich zahlreiche Mitteilungen von Kunden, Partnern und Lieferanten über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle ein. Nicht nur auf dem Papierweg, per E-Mail und Webformular, sondern in zunehmendem Maße auch über soziale Netzwerke und Messenger wie Twitter, WhatsApp und Facebook. Omni-Channel-Management als Teil eines zukunftsorientierten Informationsmanagements sorgt für schlanke Prozesse, indem Input- und Output-Management nicht im Verarbeitungsprozess abgebildet, sondern als separates Subsegment betrachtet werden.

Last, but not least: Im wirtschaftlichen Kontext geht es für Unternehmen darum, ein modernes Informationsmanagement zu etablieren, das darauf ausgerichtet ist, Informationen losgelöst von strukturierten Quellen wie Dokumenten zu nutzen und bereitzustellen. Denn jeder Gegenstand, jedes Gebäude und jede Maschine kann als reales Objekt zur digitalen Informationsquelle werden. Es bedarf also eines Systems, das reale Informationsobjekte inklusive ihrer vollständigen Metadaten virtuell abbildet und in dem anschließend Zustandsänderungen als Meldungen kommuniziert sowie entsprechende Folgeprozesse vollautomatisiert gestartet und bearbeitet werden. Damit werden die Grenzen zwischen der realen und virtuellen Welt überwunden und Informationen tatsächlich intelligent. (mb)