Ein professionelles Groupware-System, das den Anwendern neben E-Mail auch die Nutzung von Kontakten, Kalendern und Aufgabenlisten ermöglicht, gehört für viele Firmen mittlerweile zum Standard. Neben einer Vielzahl kommerzieller und quelloffener Lösungen dominieren derzeit die Exchange-Produkte von Microsoft den Markt. Ein großer Teil der Systeme wird dabei bisher meist hausintern von der firmeneigenen IT betreut. Die eigene Server-Infrastruktur steht jedoch zunehmend auf dem Prüfstand - gerade in kleinen und mittleren Unternehmen.

Nach einer aktuellen Studie von Parallels überlegen über 50 Prozent dieser Firmen, solche Dienste in den kommenden drei Jahre aus der Cloud zu beziehen. Druck zur Umstellung kommt auch von den Herstellern: So hat etwa Microsoft den beliebten Small Business Server zum Auslaufmodell erklärt und wird Ende 2013 den Support für ihn einstellen. Dem gegenüber steht eine wachsende Anzahl von Cloud-Angeboten - nicht nur von großen Herstellern, sondern zunehmend auch von regionalen Rechenzentrumsbetreibern. Was aber sollten Anwender vor, während und nach einem Umzug in die Wolke beachten?

Gründe für den Umstieg

Neben der wachsenden Zahl von Cloud-Diensten sind die Gründe für einen Umstieg häufig durch die Infrastruktur der Firmen selbst bedingt. Softwareseitig zwingen auslaufende Lizenzen oder Wartungsverträge wie im Fall des Small Business Server die Anwender zum Handeln. Auch anstehende Hardware-Investitionen können der Auslöser sein, über eine Änderung nachzudenken. Groupware-Systeme sind aufgrund ihrer Natur als Internet-Dienst sowie wegen ihres hohen Standardisierungsgrads für eine Auslagerung in die Cloud prädestiniert. Daher verwundert es kaum, dass die Lösungen zu den am verbreitetsten Cloud-Diensten zählen.

Trotzdem begegnen viele Firmen dem Thema zunächst mit Skepsis. Es gilt sicherzustellen, dass der Datenschutz gewährleistet und die eigene Kommunikationsinfrastruktur auch in der Cloud verlässlich und sicher verfügbar ist. Neben Ausfallsicherheit und Backup gehört dazu auch eine passende Internet-Verbindung, die zügiges Arbeiten ermöglicht. Absicherungen gegen Risiken sollten frühzeitig geplant und auch bei der Anbieterauswahl einbezogen werden. Auch tiefe Integrationsanforderungen, etwa mit einem Customer-Relationship-Management-System, sind in der Cloud unter Umständen nur schwer zu erfüllen. Zudem sind die Möglichkeiten zur eigenständigen Konfiguration und Benutzeradministration in der Regel stark eingeschränkt.

Bei einem Wechsel lassen sich zwei grundlegende Szenarien unterscheiden. Am gängigsten ist der Austausch des Betriebs unter Beibehaltung der verwendeten Software, also etwa der Umstieg vom eigenen Exchange-Server zu einem Hosted-Exchange-Anbieter. In vielen Fällen ist damit auch ein Upgrade auf eine neue Softwareversion verbunden. Komplexer gestaltet sich der Fall der Cross-Migration, also einer Änderung von Betriebsmodell und verwendeter Groupware-Lösung. Hierbei sollten die Anwender die vorgesehene neue Software im Vorfeld besonders sorgfältig prüfen. Neben einem Abgleich von Datenformaten und Funktionsumfang sollte besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, die Benutzerakzeptanz sicherzustellen.

Wer ist der richtige Anbieter?

Ein weiterer wichtiger Meilenstein in einem solchen Umstellungsprojekt ist die Auswahl eines passenden Dienstanbieters. Die Übersichtstabelle zeigt eine in Web-Hoster, Business-Hoster und weltweit aktive Anbieter unterteilte Auswahl. Darüber hinaus gibt es eine wachsende Zahl von Systemhäusern und Rechenzentren, die ihre Dienste als regionale "Clouds" vermarkten. Letztere bieten sich besonders an, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung existiert oder ein hoher Beratungs- und Unterstützungsbedarf besteht. Kostengünstiger, aber weniger flexibel sind standardisierte Lösungen wie Microsoft Office 365 oder Google Apps. Beratungsleistungen können hier über die jeweiligen Partnernetze zugekauft werden. Eine Zwischenform sind überregionale Business-Hoster, die Beratungs- und Support-Leistungen mit kostengünstigen Lösungen kombinieren. Komplettiert wird das Bild durch die Angebote großer Web-Hoster wie 1&1, Host Europe oder der Telekom, die sich primär an Firmen mit einer kleineren Nutzerzahl richten.

Neben Preis, Funktionsumfang, Beratungsleistung und der Reputation gibt es weitere Aspekte, die man bei der Anbieterauswahl berücksichtigen sollte. Hierzu gehört an erster Stelle die Datensicherheit. Neben einem Backup muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Da Groupware-Daten personenbezogen sind, sollten Anwender auf eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung Wert legen, um den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu entsprechen. Beim Funktionsumfang sollten außerdem gewünschte und unerwünschte Anforderungen abgeglichen werden. Nicht nur der Speicherplatz, sondern auch Zusatzdienste wie Spam-Filter oder rechtssichere Archivierung variieren stark zwischen den Anbietern.

Groupware auf Cloud umschalten

Auch die Umstellung selbst muss gut vorbereitet werden. In größeren Firmen bietet sich ein schrittweiser Umstieg an, etwa nach Abteilungen, um Erfahrungen zu sammeln, Risiken zu begrenzen und die eigene IT nicht zu überlasten. Besonders bei einem Software-Update oder einer Cross-Migration sollten die Verantwortlichen ihre Mitarbeiter vorab ausführlich informieren und mit Schulungsmaterial versorgen. Nicht vernachlässigt werden dürfen die technischen Aspekte. So kann die Übertragung von Groupware-Daten im Gigabyte-Bereich durchaus einige Tage in Anspruch nehmen.

Zur Datenübertragung stellen einige Hersteller Werkzeuge bereit, die jedoch meist eine gewisse Einarbeitung erfordern. Daneben gibt es auch Cloud-Dienste zur Datenmigration, die keine Softwareinstallation verlangen, dafür aber mit Kosten verbunden sind. Auch sollten Kunden sich bei den Anbietern erkundigen, inwieweit sie bei der Umstellung und Migration der Daten helfen können. So kann der Auftraggeber von den Erfahrungen des Dienstleisters profitieren.

Alles in allem sollte ein Umstieg ohne Zeitdruck sorgfältig und vorausschauend geplant sein. Zwar ist das technische Risiko einer Auslagerung durch die mittlerweile ausgereiften Angebote gering, allerdings dürfen Anwenderunternehmen besonders die organisatorische Komplexität eines Umstiegs nicht unterschätzen. (ba)

Quelle: Audriga