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Auch an Personalern geht die Corona-Krise nicht vorbei. Nicht nur deswegen sollten Unternehmen ihr Onboarding digitalisieren - die Pluspunkte über Corona hinaus skizziert ein Webcast der Computerwoche. Marie-Louise Mueller, Solutions Consultant - EMEA bei DocuSign Deutschland, erklärt, wie virtuelle Bewerberauswahl, Vertragsunterzeichnung per E-Signatur und Onboarding im Home-Office funktionieren. Fachjournalistin Simone Ciganek von der Computerwoche moderiert den Webcast.
Sie erinnere sich noch gut an ihren ersten Arbeitsvertrag, steigt Mueller ein. Dieser wurde ihr von Stuttgart aus per Post zugeschickt, während sie in Großbritannien war. Unterschreiben, zurückschicken - insgesamt habe der Vorgang circa fünf Wochen gedauert. Dass viele Unternehmen sich diesen Aufwand sparen wollen, hat natürlich einen aktuellen Bezug: "Die Pandemie hat die Akzeptanz für die E-Signatur gesteigert, weil man die Menschen nicht mehr trifft und weil viele Menschen zuhause nicht die Infrastruktur haben", sagt die Consultant. DocuSign bekomme derzeit sehr viele Anfragen.
Drei Trends in Human Resources
Das Unternehmen beobachtet drei Trends in Human Resources: erstens wird das Arbeitsleben globaler und mobiler. Es wird mehr remote gearbeitet. Zweitens setzen sich digitale Personalbeschaffung und Einarbeitung durch. Und drittens operieren HR-Abteilung mit einer "überwältigenden" Anzahl an Dokumenten. Denn HR-Verträge gibt es "überall", ob es um Rekrutierung geht oder um Onboarding/Neueinstellung, Vergütung, HR Verwaltung, Compliance, Benefits sowie Off-Boarding und Performance Management. "62 Prozent der HR-Abteilungen bearbeiten monatlich über 500 Vereinbarungen", weiß Mueller. Da stellt sich die Frage, wie das in eine digitale, dezentrale Belegschaft umzuwandeln ist.
An dieser Stelle schiebt die Moderatorin eine Zuschauerumfrage ein. Sie will von den Webcast-Teilnehmern wissen, ob diese bereits eine E-Signatur anwenden. Fazit: eine relative Mehrheit von 44 Prozent steckt noch in der Planungsphase. 28 Prozent setzen die E-Signatur in ihrer Personalabteilung ein, weitere zwölf Prozent in anderen Bereichen des Unternehmens.
Zahlen, die Muellers Erfahrungen widerspiegeln. Sie unterscheidet drei Arten der elektronischen Signatur: erstens die einfache Signatur, die in 90 Prozent der Fälle ausreicht. Sie gilt als zugelassenes Beweismittel in Rechtsfragen. Zweitens gibt es die fortgeschrittene Signatur mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung und drittens die qualifizierte Signatur mit Überprüfung der ID. Hier kann man die Person zum Beispiel per Video treffen.
Die Vorteile und Nachteile dieser drei Arten sind schnell erklärt: bei der einfachen Signatur steht die Kundenerfahrung im Vordergrund, bei der qualifizierten die Risikominderung. Die Fortgeschrittene "ist ganz guter Kompromiss", so Mueller. Entscheider sollten mit ihrer Rechtsabteilung klären, welche Art des Vertrags welche Signatur erfordert. Meist reicht bei unbefristeten Arbeitsverträgen die einfache, während etwa bei Klauseln zum Wettbewerbsverbot oder bei der Arbeitsnehmerüberlassung eine qualifizierte Signatur vorliegen sollte. Das DocuSign Certificate of Completion enthält Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, eindeutige Unterzeichner-ID und weitere Angaben. "Das wird automatisch generiert", erklärt Mueller.
Der Empfänger muss kein DocuSign-Kunde sein
Anhand einer Demo zeigt die Beraterin, wie der Anwender einen Umschlag aufmacht und vom Desktop die Dokumente holt, die er hochladen will. Dann legt er die Signierreihenfolge fest, und zwar über die Angabe von Namen, Email-Adresse und der Aktion, die die jeweilige Person durchführen muss. Dabei kann zum Beispiel auch mittels Excel eine Massenliste eingefügt werden. Schließlich wird festgelegt, wie das Dokument unterschrieben werden soll, dann wird es entsendet und liegt unter "Verwalten". Wichtig: Der Unterzeichner muss kein DocuSign-Kunde sein! Er identifiziert sich per Email und lässt sich mittels eines Signier-Assistenten durch das Ausfüllen der Felder führen. Er kann eine vorgegebene Unterschrift auswählen oder, falls vorhanden, eine eingescannte Unterschrift hochladen.
Bei der fortgeschrittenen Signatur öffnet der Empfänger das Dokument und wird aufgefordert, den Ausweis - oder je nach Compliance-Vorgaben auch ein anderes Dokument - vor dem Signieren hochzuladen. Das gelingt einfach als Foto mit dem Smartphone. Dann wird das Dokument durch Machine Learning überprüft. Stichwort Compliance: DocuSign verfügt über drei Datenzentren in der EU. Mueller schließt: "Die Daten bleiben also in der EU!"