Wer arbeitet heute im Home-Office und wer kommt ins Büro? Wie viele Schreibtische werden im Büro wirklich genutzt? Ist mein Team zu Hause produktiv und fühlt es sich auch im Büro wohl? Das sind allgemein bekannte Fragen, die sich viele Führungskräfte insbesondere als Folge der Corona-Pandemie immer wieder stellen. Denn die Arbeit im Büro ist für viele Mitarbeitende nicht mehr selbstverständlich.

1. Desk Sharing ist einfach und effizient

Beim Desk Sharing verfügen Mitarbeitende nicht über einen eigenen Schreibtisch, sondern suchen sich einen verfügbaren Arbeitsplatz an den Tagen, an denen sie im Büro sind. Die Organisation von Desk Sharing wird durch eine Software für die Arbeitsplatzbuchung stark vereinfacht, sowohl für Nutzer als auch für die Verantwortlichen der Büroflächen.

Flexible Schreibtische fördern außerdem die Vermischung von Teams, sodass der Arbeitsalltag interessant und abwechslungsreich ist. Durch die wechselnden Sitznachbarn verbessern sich nicht zuletzt der Informationsfluss sowie die Zusammenarbeit.

2. Tools motivieren für die Rückkehr ins Büro

Ein dediziertes Workplace-Management-Tool bietet Teams einen guten Überblick, wer wann ins Büro kommt. Gemeinsame Bürotage können damit einfach und schnell geplant werden, während konzentriertes Arbeiten zu Hause stattfindet. Durch diese Koordination sind Mitarbeitende nachweislich um bis zu 20 Prozent zufriedener und 40 Prozent produktiver.

3. Büronutzung optimieren, um Kosten zu senken

Durch die Einführung eines Workplace-Management-Tools lassen sich aus den Buchungsdaten interessante Schlüsse ziehen: Führungskräfte können die Nutzung von Büroflächen tracken und folgern daraus, welche Flächen Mitarbeitende weniger nutzen und welche Ressourcen umgestaltet oder sogar reduziert werden können. Auf diese Weise ist eine Senkung der Bürokosten um bis zu 30 Prozent möglich.

4. Zusätzliche Benefits anbieten

Dem Work Trend Index 2022 von Microsoft zufolge wünschen sich 73 Prozent der Mitarbeitenden einen besseren Grund, um ins Büro zu kommen, als nur die Erwartungshaltung des Managements. Als mögliche Benefits können Unternehmen einerseits zusätzliche Anreize wie Team-Building-Aktivitäten, Sportangebote und Essenszuschüsse für die Kantine anbieten.

Andererseits sollten auch das kulturelle, das technische und das physische Arbeitsumfeld richtig gestaltet sein: Mitarbeitende freuen sich auf ein soziales Miteinander im Büro. Für eine effiziente Präsenzarbeit brauchen sie zudem die passenden technologischen Tools. Idealerweise gibt es auch eine ergonomische Büroausstattung mit bequemen Stühlen und einem zweiten Bildschirm. In Kombination machen diese Aspekte den Arbeitsplatz im Büro attraktiver als das Arbeiten in den eigenen vier Wänden.

5. Der richtige Führungsstil ist wichtig

Vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen ist es wichtig, dass Führungskräfte richtig agieren. Oft fällt es Managern schwer, darauf zu vertrauen, dass ihre Teams Aufgaben fristgerecht und qualitativ hochwertig erledigen. Dadurch entsteht häufig Mikromanagement, das Grund für Demotivation, Stress und sogar Kündigungen der Mitarbeiter sein können. Stattdessen sollten Führungskräfte den Fokus auf einen personenzentrierten Managementstil legen, bei dem sie auf die Bedürfnisse und Werte der Belegschaft achten. (hk)