Rund 74 Prozent aller IT-Verantwortlichen erwarten für dieses Jahr einen gesteigerten Bedarf an IT-Services. Nur 56 Prozent davon sagen allerdings aus, dass dafür auch das IT-Budget erhöht wird - so das Ergebnis einer US-amerikanischen Studie. Folglich lautet das Mantra für viele IT-Abteilungen dieses Jahr: "Trotz weniger Ressourcen mehr erreichen".

Um unternehmensweit wirkungsvolle Services bereitstellen zu können, sollten IT-Teams deshalb zunächst eng mit anderen Geschäftsbereichen zusammenarbeiten. Schließlich nimmt der Druck auf die IT zu: 57 Prozent der befragten CIOs in einer Sudie des Serviceanbieters Logicalis sagen, dass ihre Kollegen aus anderen Geschäftsbereichen in den vergangenen zwölf Monaten an Einfluss hinzugewonnen haben.

Aufgrund ihres Know-hows und technischen Hilfsmitteln wie Cloud- und Big Data-Lösungen hat die IT aber gute Chancen, die Herausforderungen zu meistern und Business-Services effizienter zu verwalten. Folgende fünf Tipps helfen dabei:

1. Stopp dem Missbrauch von E-Mails

Support-Anfragen erfolgen in der Praxis oft per E-Mail. Problematisch daran ist, dass diese Prozesse unstrukturiert und unübersichtlich sind; sie lassen sich kaum verwalten. Angesichts der rapide steigenden Anzahl an Requests - vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Verwaltung von Compliance-Aspekten - wird offensichtlich, dass die E-Mail das falsche Tool ist. Wird hingegen ein Prozess definiert, der Request, Freigabe und Ausführung abbildet, lässt sich praktisch jeder Geschäftsvorgang in Abteilungen wie Personal, Marketing oder Recht automatisieren. Dies bestätigt eine Studie von HDI, wonach 73 Prozent der befragten Unternehmen der Meinung sind, dieses Vorgehen auch außerhalb der IT gewinnbringend einsetzen zu können. Setzt die IT für andere Geschäftsbereiche maßgeschneiderte Anwendungen auf, kann sie diese zudem in einem einheitlichen Verwaltungssystem, einem Single System of Record, bündeln und so die Verwaltung vereinfachen.

2. Self-Service universell einsetzen

Wie Anfragen schnell und unkompliziert erfüllt werden, lässt sich an erfolgreichen E-Commerce-Seiten ablesen. IT-Abteilungen können deren Mechanismen adaptieren und Angestellten mittels leicht zu bedienender Self-Service-Kataloge beispielsweise rund um die Uhr Zugriff auf benötigte Informationen verschaffen. Dieses Modell ist für klassische IT-Belange längst etabliert, lässt sich aber auch auf andere Bereiche wie Personal und Marketing oder die Rechtsabteilung übertragen.

3. Etablieren einer starken Servicekultur im Unternehmen

Mangelndes Fachwissen hält viele Abteilungen davon ab, eigenständig interne Dienste zur Verfügung zu stellen. Leistete die IT ihren fachfremden Kollegen aber dabei Hilfe, so hätte sie einen großen Anteil daran, das gesamte Unternehmen effizienter zu machen. Als erstes sollten IT-Verantwortliche daher Fürsprecher in den Geschäftsbereichen finden und sich um deren Sorgen widmen.

4. Datengestützte Entscheidungen fördern

Ein Beispiel alleine belegt noch keinen Trend - aber aussagekräftigen Daten wird Glauben geschenkt. Unterstützt die IT die Geschäftsbereiche dabei, ihre unstrukturierten Requests statt per E-Mail oder Telefon über ein einheitliches System abzuwickeln, erhalten die IT-Kollegen einen viel besseren Überblick über ihren Betrieb. Häufen sich beispielsweise in der Personalabteilung Mitarbeiteranfragen nach Zusatzleistungen, lassen sich diese und der damit verbundene Arbeitsaufwand zukünftig verhindern, indem man die entsprechenden Informationen prominent in einem Portal platziert.

5. Innovation statt Laufrad

Obwohl viele Unternehmen für Innovationen werben, verwenden sie häufig zu viel Zeit darauf, einfach nur den Regelbetrieb aufrecht zu erhalten. Automatisiert die IT aber banale, sich wiederholende, Aufgaben in den einzelnen Geschäftsbereichen, haben Letztere wieder Spielraum für Innovationen, was dem gesamten Unternehmen zugutekommt. (wh)