Trends wie Cloud Computing, Big Data sowie steigende Anforderungen in Bezug auf Kosteneffizienz bei gleichzeitiger Produktionssteigerung, sorgen dafür, dass IT-Landschaften heutzutage einem ständigen Wandel unterliegen. Jede IT-Abteilung ist daher gut beraten, ihre technischen sowie finanziellen Ressourcen sorgfältig zu verwalten. Dazu zählen auch Software-Lizenzen, die laut einer PWC-Studie als einer der bedeutendsten Kostenfaktoren der IT gelten. Der Grund: Die Lizenz-Strategien vieler Hersteller sind nur schwer nachvollziehbar und Kunden wird eine schier unüberschaubare Menge unterschiedlicher Lizenzierungsmodelle angeboten. Modernes Lizenzmanagement schafft hier Abhilfe, denn es erlaubt IT-Entscheidern, notwendige, passende und wirtschaftliche Lösungen auszuwählen.

Der Einsatz von Software in einem Unternehmen bedeutet - wie die Nutzung anderer Assets auch - die korrekte Verwendung unter Berücksichtigung gegebener Rahmenbedingungen. Jedes Unternehmen, das seine IT als Unterstützung betrieblicher Tätigkeiten einsetzt, verwendet eine Vielzahl unterschiedlicher Software. Diese stammt in der Regel von verschiedenen Herstellern und muss durch korrekte Lizenzierung im Einsatz rechtlich abgesichert werden. Laut einer Umfrage unter IT-Entscheidern aus über 200 deutschen Unternehmen hat allerdings nur etwa die Hälfte der Firmen ihre Software korrekt lizenziert. Knapp jeder Fünfte vermutet, dass zu wenige Lizenzen beschafft wurden, während fast ein Drittel der Befragten der Meinung ist, dass zu viele Lizenzen ungenutzt bleiben.

Während offenbar viel Unsicherheit über die korrekte Lizenzierung herrscht, gelten Software-Lizenzkosten jedoch auch als einer der gravierendsten Kostentreiber der IT. Zu dieser Einschätzung gelangten Analysten von PricewaterhouseCoopers mit ihrer Studie "Wertbeitrag der IT an den Unternehmenserfolg." Die Gründe für diesen Gegensatz liegen auf der Hand: Lizenzmanagement ist nicht ausreichend in die heute gängigen IT-Management-Methodiken eingebettet und die Lizenzmodelle sind kaum überschaubar.

Lizenzmanagement ist eine organisatorische Aufgabe

Auf den ersten Blick scheint Lizenzmanagement nur eine Aufgabe der optimalen Verwaltung von IT-Ressourcen zu sein. Dies würde jedoch bedeuten, dass es als integraler Bestandteil gängiger IT-Management-Methodiken in jeder größeren IT-Abteilung eingesetzt wird. Die Ergebnisse einer Umfrage des European Research Center for Information Systems der Universität Münster zeigen jedoch, dass Methoden wie IT Infrastructure Library (ITIL), Control Objectives for Information and Related Technology (Cobit), CMMI for Acquisition (CMMI-ACQ) und sogar Software Asset Management (SAM) bei Weitem nicht alle Anforderungen eines modernen Lizenzmanagement abdecken können.

Während der standardisierte Beschaffungsprozess in allen Verfahren enthalten ist, sind Bereiche wie Lizenzcontrolling, die Bildung von Kompetenzteams sowie Feedback-Möglichkeiten zur Akzeptanz beim Personal meist nicht komplett integriert. Die Tatsache, dass die reinen Beschaffungskosten oftmals nur einen Bruchteil der gesamten Kosten darstellen, weist auf akuten Handlungsbedarf in vielen Unternehmen hin.

Dieser wird spätestens dann aktuell, wenn Hersteller einen Lizenz-Audit ankündigen und die korrekte Lizenzierung eines Unternehmens prüfen. Gerade aus diesem Grund weisen Analysten wie Gartner in ihren "Software Licensing Best Practices" darauf hin, dass die oftmals nicht budgetierten Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) einer Software - von der Installation über die jahrelange Verwendung bis hin zur Deinstallation - einen weitaus höheren Kostenfaktor als die budgetierten Beschaffungskosten darstellen.

Der Zoo der Lizenzmodelle

Experten sprechen oft von einem regelrechten "Zoo der Lizenzmodelle". Dieser besteht aus verschiedenen Lizenzarten (Einzel- oder Mehrplatz), Lizenzklassen (Voll, Upgrade, Update, AddOn, CAL - Client Access License), Lizenztypen (Gerät, CPU, Core, VM) sowie Lizenzmetriken, -bindungen und -verboten. Mit den neuen Grid- und Cloud-Computing Modellen sind inzwischen noch weitere Varianten hinzugekommen. Insbesondere die Lizenzmetriken werden ständig erweitert, denn sie bestimmen die Art und Weise, wie Lizenzierungen berechnet werden. Einfache Metriken, wie beispielsweise die Nutzung pro Gerät oder User, werden zunehmend durch komplexere Bemessungsgrundlagen wie volumenbasierte Nutzung oder Anzahl Floating Licenses und Processor Value Units (PVU) abgelöst oder sogar in Kombination angewendet.

Die Tatsache, dass die "License Guides" von Anbieten wie Microsoft und SAP immer dicker werden, illustriert deutlich, dass die Lizenzmodelle stetig umfangreicher und komplexer werden. Die neuen Abrechnungsmodi im Bereich Cloud Computing machen das Lizenzmanagement keinesfalls leichter. Die Kostenmodelle scheinen nur auf den ersten Blick simpel, da pro Prozessor und Stunde oder pro User und Monat abgerechnet werden kann. Eine Gegenüberstellung verschiedener Lizenzmodelle verdeutlicht jedoch, dass die damit verbundenen notwendigen Kostenrechnungen und Grenzkostenüberlegungen keineswegs einfach sind.

OK: Gut unterstütz
NO: Nicht unterstützt
- : teilweise unterstützt

Quelle: J. Becker et al: Unterstützung des Softwarelizenzmanagements durch IT-Frameworks (Veröffentlicht in M. Schumann et al.: Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2010, Göttingen)

Softwarelizenzen systematisch bewirtschaften

Softwarelizenzen sind ein maßgeblicher Kostenfaktor innerhalb von IT-Budgets, deren systematische Bewirtschaftung für IT-Abteilungen immer stärker in den Fokus rückt. Der Schlüssel für eine solche systematische Bewirtschaftung ist ein Software Asset Management (SAM) in Kombination mit einem klar definierten Einkaufsvorgehen und einer regelmäßigen Kostenkontrolle. Grundlage dafür bildet eine IT-Strategie, die Business-Anforderungen nicht nur für die nächsten zwölf Monate abbildet, sondern einen methodischen und organisatorischen Rahmen bietet, um kontinuierlich Vendor- und Plattform-Strategien sowie entsprechende Policies durchzusetzen. Nur so lässt sich vermeiden, dass durch eine dezentrale oder unkoordinierte Beschaffung von Software verdeckte Kosten und Risiken entstehen.

Fünf Empfehlungen für das richtige Lizenzmanagement

1. Fokus auf TCO und nicht nur die Beschaffungskosten: Es sind die laufenden Kosten, die weit mehr als 80 Prozent der Gesamtkosten einer Software ausmachen. Einkaufsabteilungen dürfen diese Tatsache nicht außer Acht lassen. Der Grund: Die Trennung der budgetierten Ausgaben und der nicht budgetierten operativen Kosten kann die Sicht auf die Gesamtkosten stark einschränken. Auch die Praxis der Abschreibung über drei Jahre hinweg hilft hier nicht, da sich laufende Lizenzkosten auch noch in den folgenden Jahren auf den Cash Flow des Unternehmens auswirken.

2. Software Asset Management = Asset Management: Die Prinzipien des Asset Management, wie sie in vielen Unternehmen in Bezug auf beispielsweise Immobilien angewendet werden, sollten auch die Grundlage für das Software Asset Management (SAM) eines Unternehmens bilden. Gerade bei kleineren und mittelgroßen Firmen kann eine Integration von SAM in andere Asset-Management-Tätigkeiten sinnvoll sein.

3. Interner Audit vor externem Audit: Eine regelmäßige interne Prüfung der Lizenzsituation im eigenen Unternehmens hilft, die Kontrolle über die eingesetzte Software zu behalten. Durch Beauftragung externer Lizenzspezialisten lässt sich oft mit wenig Aufwand Klarheit bezüglich Ist-Situation, Bedarf und eventuellem Sparpotenzial schaffen. Gerade für größere Anbieter wie beispielsweise SAP, Microsoft und Oracle gibt es spezialisierte Consulting-Unternehmen mit umfangreicher und aktueller Erfahrung im täglichen Umgang mit den komplexen Lizenzmodellen der entsprechenden Softwarehersteller.

4. Strategie und Policy: Keine IT-Strategie, die ihren Namen verdient, darf verabschiedet werden, ohne eine Plattform-, Infrastruktur- und Vendor-Strategie zu definieren. Ein solcher Rahmen erlaubt es dem Beschaffungswesen und den SAM-Verantwortlichen, in einem geordneten Rahmen und damit auch in geregelten Kostenbahnen zu agieren. Ein Beispiel für solche Richtlinien ist die für größere Firmen übliche, so genannte "Dual-Vendor Strategie" im dezentralen Bereich. Diese bestimmt beispielsweise, dass immer zwei Unix-Betriebssysteme im Einsatz sind oder stets zwei Datenbank- und Application-Server-Produkte verwendet werden. Weitere Beispiele sind die konsequente Verwendung von Produkten bestimmter Hersteller für definierte Anwendungsbereiche wie Back Office oder Sales, die Verwendung von Open Source Software für den Online-Bereich oder auch die Beschränkung auf einen einzigen Hersteller.

5. Schauen Sie voraus: Neue Technologien wie Virtualisierung, die Möglichkeiten von IaaS, SaaS oder PaaS im Bereich Cloud Computing und andere innovative Lizenzmodelle bieten neue Chancen, die Lizenzproblematik zu entschärfen. Es ist jedoch weder nötig noch ratsam, neue Lizenzmodi vorschnell als erstes Unternehmen einzuführen, entsprechende Entwicklungen sollten jedoch regelmäßig und genau betrachtet werden. Zudem ist es sinnvoll, die eine oder andere Möglichkeit mit allen Eventualitäten bis ins Detail durchzurechnen. (mb)