In Zeiten von Back to Office sind Präsenzmeetings wieder auf die Tagesordnung. Gerade, wenn es um Kundenprojekte und ähnliches geht, ist ein konsequenter Austausch mit Vorgesetzten und Kollegen besonders wichtig. Vielen Teilnehmern ist dabei gar nicht bewusst, dass sie, auch wenn sie nicht verbal kommunizieren, so doch ständig mit ihrem Körper sprechen. Der Grund: Auch nonverbale Signale, das heißt jede Art von Körpersprache, sei es Mimik, Gestik oder Haltung, transportieren Botschaften. Stimme, Wortwahl, Tonlage und Körpersprache haben großen Einfluss auf die Glaubwürdigkeit und Wirkung. Dessen sind sich die wenigsten wirklich bewusst.
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Wer zum Beispiel in ein Meeting geht und dabei schon an eine beteiligte Person denkt, mit der eher negativen Erfahrungen verbindet, wird Körpersprache und Mimik mit großer Wahrscheinlichkeit unbewusst darauf ausrichten. Das heißt, eher einen verärgerten, gestressten und angespannten Eindruck machen. Deshalb der Rat: Vor und im Meeting unbedingt auf Gedanken und Gefühle achten, denn sie werden durch das eigene Verhalten sowie die Körpersprache sichtbar.
Verbale und nonverbale Kommunikation
Oft ist es auch der Fall, dass man in Meetings, Sitzungen oder Gesprächen nicht immer sagt, was man denkt und wie man sich fühlt. Doch genau das führt häufig zu Irritationen auf der anderen Seite. Vielleicht kennen Sie diese Gefühl? Irgendetwas war da komisch im Meeting, aber man kann nicht genau sagen was… Das kommt von den unbewussten Signalen des Körpers.
Mit solchen unbewussten Gesten reagiert der Körper auf seinen Gesprächspartner, auf die Gesprächssituation. Die Signale im Gesicht oder die Körperhaltung verändern sich dabei meist unbewusst. Insbesondere Gefühlszustände wie Freude und Ärger, aber auch Angst und Anspannung machen sich durch unbewusste Körpersignale deutlich bemerkbar.
Wir nehmen das Verhalten zumeist unterschwellig wahr, können es dann nicht richtig erklären und doch haben wir ein "Gefühl"… das Meeting ist irgendwie gut gelaufen oder da war etwas, was irgendwie gestört und nicht gepasst hat, etc. Der Grund: Erst wenn verbale und nonverbale Kommunikation zusammenpassen, kommt etwas glaubhaft und authentisch bei uns an. In diesem Fall spricht man von Kongruenz. Mimik und Körpersprache, Stimme und die verbale Aussage passen dann zueinander oder aber auch nicht.
- In Besprechungen beachten
Mimik, Gestik oder Haltung haben großen Einfluss auf die Glaubwürdigkeit und Wirkung einer Person im Meeting. Dessen sind sich die wenigsten jedoch bewusst. Vier Tipps, worauf Sie in Besprechungen achten sollten. - Tipp 1: Offene Körperhaltung
Behalten Sie eine offene Körperhaltung und nutzen Sie ruhige und nicht zu ausladende Gesten. Achten Sie darauf, nicht zu viele hektische Handbewegungen zu machen. - Tipp 2: Blickkontakt
Seien Sie mit Ihrem Körper stets Ihrem Gesprächspartner zugewandt. Bei mehreren Gesprächspartnern wenden Sie sich demjenigen zu, mit dem Sie gerade in dem Moment kommunizieren. - Tipp 3: Aufmerksamkeit
Signalisieren Sie Interesse und Aufmerksamkeit - hören Sie aktiv zu, nicken Sie zustimmend, halten Sie Blickkontakt, lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden. - Tipp 4: Nachfragen
Wenn Sie bewusst oder unbewusst etwas wahrnehmen, was Sie gerade in diesem Moment nicht zuordnen können, was für Sie nicht klar und eindeutig ist, fragen Sie nach, um so Missverständnissen, Vorurteilen und eventuellen Konflikten vorzubeugen.
Ein Beispiel: Sie erklären vor den IT-Teamleitern den aktuellen Stand eines neuen Projektes und sagen: "Lasst uns starten." Die Antwort aller ist: "Ja, los…" Doch im Gesicht eines Gesprächspartners sehen Sie zum Beispiel die typische Ärger- beziehungsweise Skepsisfalte auf der Stirn oder einen einseitig hochgezogenen Mundwinkel oder Augenbraue. Das alles passt in diesem Moment nicht mit der verbalen Aussage zusammen.
Es ist nicht kongruent. Und genau das lässt Sie unsicher werden. Oder aber durch die Mimik aller Anwesenden entsteht ein stimmiges Bild und damit Glaubwürdigkeit und Authentizität, nämlich exakt dann, wenn das Gesagte, also das verbale mit der Körpersprache, dem nonverbalen übereinstimmt.
Die eigene und fremde Körpersprache lesen
So gibt es unwahrscheinlich viele körpersprachliche und mimische Gesten, die interpretiert werden können. Zum Beispiel:
Schweigend in einem Meeting sitzen,
die Vermeidung von Blickkontakten,
auf die Uhr, das Smartphone, den Boden oder aus dem Fenster schauen,
verschränkte Arme oder
das Rümpfen der Nase usw.
Doch Vorsicht. Allein ein Kratzen an der Nase, Anfassen am Ohrläppchen, ein durch die Haare streichen, das Verschränken der Arme, Schweigen, oder eine ab- oder zugewandte Arm- oder Fußhaltung etc. heißt nicht zwangsläufig dieses oder jenes, noch macht es eine genaue Analyse der Körpersprache möglich.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Man sollte sich hüten, solche Situationen vorschnell zu analysieren und eventuell "falsch" zu interpretieren. Es ist wichtig, sich erst intensiver mit dem Thema Mimik und Körpersprache zu beschäftigen, nicht um bestimmte Posen zu trainieren, sondern vielmehr um die eigene und später dann auch die Körperwahrnehmung von anderen zu verbessern. Das gelingt relativ einfach:
Beobachten Sie sich selbst. Nehmen Sie sich selbst einmal wahr. Wie sitzen oder stehen Sie selbst in Meetings oder Besprechungen? Beobachten Sie andere Menschen und ihre Mimik und Gestik (auch oder besonders in Meetings). Wie ergeht es Ihnen dabei? Welche Gefühle, Gedanken und Reaktionen entstehen bei Ihnen als Zuhörer? Wiederholen Sie diese Beobachtungen bei sich selbst. Verändert sich etwas bei Ihnen, was nehmen Sie wahr?
Als nächstes sollten Sie versuchen, mit Mimik und Körpersprache zu arbeiten, zu sprechen und zu variieren. Nutzen Sie dafür einen Spiegel. Übertreiben Sie dabei auch gerne, um Veränderungen zu erkennen. Ab wann setzen zum Beispiel Wirkungen ein? Lassen Sie mal ganz bewusst nur Ihr Gesicht sprechen ohne den Körper. Überlegen und üben Sie. Wie sieht es aus, wenn Sie freudig, traurig, überrascht, selbstbewusst, neugierig, verärgert oder gelangweilt schauen? Wie verändern sich Ihr Ausdruck und Ihre Wirkung, wenn Sie den Kopf zur Seite neigen, heben oder absenken?
Beobachten und nehmen Sie bewusst wahr, wie die Reaktion Ihrer Gesprächspartner auf Ihre Körpersprache und Mimik ist. Setzen Sie bestimmt und gezielt Gesten ein, um genauer eine Reaktion zu erhalten.
Üben Sie und reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten. In welchen Situationen haben Sie welche Reaktionen durch den Einsatz von Körpersprache und Mimik erreicht? Wenn Sie dafür ein Gefühl entwickelt haben, können Sie Ihre Körpersprache gezielter einsetzen.