Rund um das Anheuern externer Spezialisten und die Arbeitnehmerüberlassung stellen sich den Unternehmen immer wieder rechtliche Grundsatzfragen, deren Beantwortung viel Zeit und Geld verschlingt. Die Risiken sind hoch, Behörden gehen massiv gegen rechtliche Verstöße vor. In den vergangenen Jahren wurden immer wieder Arbeitgeber überprüft und mitunter zu hohen Bußgeldern verdonnert.

Die Münchner Rechtsanwaltskanzlei Noerr hat sich angesichts dieser Problemstellung zu einem für Juristen ungewöhnlichen Schritt entschlossen: Daniel Happ, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Noerr, hat mit Unterstützung des hauseigenen "Legal Tech Teams" eine Cloud-Lösung entwickelt, die Unternehmen beim Verwalten von Fremdpersonal Rechtssicherheit geben soll. Aufgrund der transformativen Leistung und konsequenten Umsetzung schaffte das Projekt den Sprung unter die Finalisten des Best Practice Awards beim CIO Digital Transformation Summit.

Mit dem "Contractor Compliance Check" können Betriebe den Einsatz ihres Fremdpersonals automatisiert kontrollieren. Die SaaS-Lösung wird als Webanwendung bereitgestellt. Das heißt, die Anwender benötigen nur einen Webbrowser und einen Internetzugang. Zudem kann das Tool direkt mit den technischen Systemen des jeweiligen Unternehmens verbunden werden. Dadurch lassen sich bespielweise erfasste Daten zur Beauftragung des Dienstleisters übermitteln.

Die Plattform bietet eine zentrale Datenhaltung über alle Fremdpersonalfälle, digitalisiert die Prozesse der Stakeholder und minimiert das Risiko von Gesetzesverstößen. Wie das Entwicklungsteam versichert, berücksichtigt die Lösung alle aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen und stellt sicher, dass jeder einzelne Schritt bei der Beschaffung von Fremdpersonal im Einklang mit geltendem Recht erfolgt.

Intelligenter Echtzeitdialog

Das Besondere am Contractor Compliance Check ist der intelligente Echtzeitdialog, in dem automatisch alle nötigen Informationen bereitgestellt werden. Die Eingaben werden bewertet und ein einfaches Ampelschema gibt den Nutzern Sicherheit, dass alles richtig dargestellt wurde und es keine offenen Fragen mehr gibt. "Damit kommen Anwender auch ohne Schulung klar", betont Happ. Über das Dashboard der Plattform könnten sie sich einen umfassenden Überblick über relevante Vorgänge und Entwicklungen verschaffen.

Der Check umfasst laut Happ alle Formen des Fremdpersonal-Einsatzes - beispielsweise direkte Verträge mit Freiberuflern, die über Vermittlungsportale bereitgestellten Experten oder auch exotischere Varianten wie etwa die Beauftragung von Crowdworkern. Immer wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, springt das Ampelsystem auf Grün. Daraufhin generiert das Programm automatisch die benötigten Vertragsdokumente. "Das entlastet die Rechtsabteilungen und spart wertvolle Zeit", sagt Happ.

Darüber hinaus dokumentiert die Anwendung alle angestoßenen Vorgänge und bietet den Compliance-Verantwortlichen im Unternehmen Analysemöglichkeiten und Handlungsempfehlungen, um Rechtsrisiken schnell zu erkennen und ihnen präventiv entgegenzuwirken.

Die Entwickler haben die Lösung so aufgesetzt, dass - sofern erforderlich - alle für die Organisation des Fremdpersonal-Einsatzes relevanten Stakeholder miteinander vernetzt sind. Auf diese Weise ist nicht nur die anfordernde Geschäftseinheit im Loop, sondern nach Bedarf auch der zentrale Einkauf, die Rechts- und Compliance-Verantwortlichen oder die Personalabteilung. "Alle Bereiche sind eingebunden, müssen aber nur tätig werden, wenn es im Einzelfall erforderlich ist", erklärt Happ.

Kanzlei- und fachübergreifende Zusammenarbeit als Schlüsselelement

Eine Besonderheit des Projekts stellt die agile kanzleiübergreifende, interdisziplinäre Zusammenarbeit dar, welche die schnelle und konsequente Umsetzung ermöglichte. In wöchentlichen Sprints erschuf das Legal Tech-Team um Dr. Oliver Hofmann zusammen mit den Arbeitsrechtsexperten den Algorithmus auf Basis tausender Fälle. Der nutzerzentrierte Ansatz der Produktentwicklung gelang durch die Einbeziehung des Digital Marketing Managers Michael Kaupp, der zudem das Vermarktungskonzept sowie das Preismodell konzipierte.

Darüber hinaus galt es die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Entwicklung digitaler Produkte zu schaffen. Auch hier erwies sich die kanzleiübergreifende Zusammenarbeit als Schlüsselelement. Das Projektteam konnte mit Hilfe der Steuerrechts- und Datenschutzrechtsexperten schnell die richtigen Weichen für den Erfolg des Projekts sicherstellen. Somit wurden auch Grundlagen für weitere Digital Legal Services geschaffen, die sich schon in der Entwicklung befinden.

Juristen assoziiert man in der Regel nicht mit digitaler Transformation oder innovativen Geschäftsmodellen. Und selbst wenn sich eine Kanzlei entschließt den Schritt in Richtung digitaler Geschäftsmodelle zu gehen, kann dies ein langer Weg werden. Die Rechtsanwaltskanzlei Noerr ist diesen Weg innerhalb von nur sechs Monaten gegangen.