Die Menge an Informationen, die tagtäglich verarbeitet werden muss, ist enorm gestiegen. Auf ihrer Basis treffen wir Entscheidungen oft in Sekundenschnelle – und das mehrmals am Tag. Natürlich sollen alle Informationen möglichst gut aufbereitet und mit geringem Zeitaufwand konsumierbar sein, schnell auffindbar und täglich aktuell. Dies kommt nicht nur unserer Bequemlichkeit entgegen, es hat auch handfeste Vorteile. Laut einer Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO sind Unternehmen mit einer digitalen Arbeitsweise produktiver als jene, die eher papiergestützt arbeiten.
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Wie IT-Kommunikation gelingt
Der Mitarbeiter von heute möchte keine Zeit in Kommunikation investieren, er möchte seine Arbeit erledigen. Sein IT-Arbeitsplatz ist hierfür das Werkzeug – nicht mehr und nicht weniger. IT-Kommunikation muss daher kurz sein und maximalen Mehrwert bringen. Mit 25-seitigen Anleitungen und endlosen E-Mails werden Sie das Interesse des Mitarbeiters nicht wecken können. Ihr Ziel sollte es sein, in kurzer Zeit möglichst viel Schwung in die Produktivität der Mitarbeiter zu bringen.
Bei der Planung Ihrer Kommunikation sollte nicht Ihr IT-Projekt im Mittelpunkt stehen, sondern der Mitarbeiter selbst. Stellen Sie sich ruhig diese Person einmal bildlich vor und geben Sie ihr einen Namen. Wer ist Ihr Empfänger? Was hat er für Bedürfnisse bezogen auf das Thema? Was können Sie machen, um seine Produktivität bezogen auf das Produkt zu steigern? Statten Sie nicht einen Arbeitsplatz einfach mit der neuesten Technologie aus, sondern fragen Sie sich, wie der Mitarbeiter ihn nutzt. Ist er eventuell in einem Bereich, der spezielle Anforderungen hat? Interessierte Mitarbeiter können Sie als Testgruppe nutzen und so direktes Feedback bekommen. In einem modernen agilen Unternehmen, haben User Stories das Pflichtenheft schon lange und mit Erfolg abgelöst.
Identifizieren Sie außerdem Key-User-Gruppen, zum Beispiel Vertreter der einzelnen Unternehmensbereiche wie Bereichsleiter. Auch Assistentinnen, die häufig Meetings organisieren müssen und oft zentrale Ansprechpartner der Mitarbeiter sind, können eine wertvolle Unterstützung sein. Binden Sie diese Schlüsselpersonen von Anfang an in Ihre Kommunikationsstrategie mit ein, geben Sie ihnen zum Beispiel in regelmäßigen Meetings aktuelle Informationen, welche diese als Multiplikatoren für Ihre IT-Kommunikation in den Teams verbreiten können. Je enger Ihre Bindung zu den Mitarbeitern ist, desto mehr Nutzen wird Ihre IT-Kommunikation Ihnen bringen.
- E-Mail - der Klassiker überflutet
Sie kommt frei Haus in das Postfach – manchmal erwünscht – manchmal unerwünscht. E-Mails spielen trotz dem Einzug von Enterprise 2.0 weiterhin eine wichtige Rolle. Gehen Sie aber sorgsam mit ihr um. Halten Sie Informationen kurz und knapp. Der Empfänger muss richtig gewählt werden. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken. - Apps - Standardaufgaben unterwegs erledigen
Mit betriebsinternen Apps können Sie auf interne Daten in Sekundenschnelle und von überall zugreifen und die Einsatzgebiete sind vielfältig. So können Sie die Unternehmensnews auf dem Smartphone der Mitarbeiter anbieten, verschiedene Verbrauchsdaten anzeigen, ein Problem an IT über eine App melden oder verschiedene Workflows starten oder genehmigen. Beispiel: Eine App, die den Mitarbeitern anzeigt, ob ihr Gerät für den Wechsel auf Windows 10 geeignet ist. - Das gedruckte Wort - verblasst
Das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen oder Aushänge sind zwar noch nicht ausgestorben, verlieren aber künftig mehr und mehr an Bedeutung. Wenn sie ein Poster oder Aushang nutzen wollen, verknüpfen sie doch ihren digitalen Inhalten zum Beispiel durch den Einsatz eines QR Codes. - Interne Social Media Plattformen - der direkte Kontakt zum Mitarbeiter
Interne Social Media Plattformen – direkter Kontakt zum Mitarbeiter: Viele Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf Social Media. Sie spielen eine immer größere Rolle, fordern den klassischen IT Mitarbeiter und fördern die Kommunikation mit den Mitarbeitern, durch Blogs mit direkter Feedbackmöglichkeit, Chats, Links, direkte Kommentarmöglichkeiten usw. Wichtig ist es schnell zu antworten und Feedbacks nicht zu ignorieren. Der direkte Kontakt zwischen Service Owner und Enduser schafft Vertrauen. Mitarbeiter können sich außerdem gegenseitig helfen. Gerade bei Beta-Tests können Sie in verschiedenen Gruppen wunderbar zusammenarbeiten und sogar Kunden oder externe Service Provider mit einbinden. Sie können klassische Supportkanäle und IT Service Management Tools unterstützen. Klassische Intranet Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Wollen Sie sich auf Abenteuer Enterprise 2.0 einlassen? Wenn ja, stellen Sie Richtlinien wie zum Beispiel Social Media Guidelines auf. - Videos - knackig, kurz, leicht konsumierbar
Kurze knackige 2-3 Minutenvideos können die IT Kommunikation erheblich bereichern und sprechen nicht nur die jüngere YouTube-Generation an, wenn sie gut gemacht sind. Achten Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Schnitt der Videos. Das Internet ist voller Informationen, wie es funktioniert. Zum Beispiel: TechSmith Blog oder Storytelling Secret (Prezi). Vielleicht haben Sie einen IT-Mitarbeiter dem die Produktion solcher Videos Spaß macht, unterstützen Sie das durch Weiterbildung. - Trainings und interne Events - schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter
Im Idealfall sind keine Trainings nötig, denn Produkte sollten ja selbsterklärend sein. Bedauerlicherweise haben Sie dies nur bedingt in der Hand und spätestens bei der Einführung eines neuen Betriebssystems oder einer Fremdsoftware, die Sie nicht selbst entwickelt haben, sind Erklärungen notwendig. Trainings unterstützen dabei, die Akzeptanz deutlich erhöhen und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das zahlt sich für beide Seiten aus: der Supportaufwand wird minimiert und kanalisiert und die Wahrnehmung der IT im Unternehmen verbessert sich. Ob Sie diese als Präsenz oder virtuelle Veranstaltung anbieten hängt sicher von der Größe des Unternehmens und den unterschiedlichen Standorten ab. Durch interne Events, die Sie interessierten Mitarbeitern anbieten, können Sie Ihre IT-Abteilung präsentieren und ihre Innovationskraft unterstreichen. Haben Ihre Unternehmensbereiche oder spezielle Nutzergruppen vielleicht eigene Events? Prima, nehmen Sie Teil und schneiden Sie ihre Präsentation auf deren Bedürfnisse zu.
Das richtige Werkzeug finden
Für die digitale interne IT-Kommunikation steht ein immer größer werdendes Spektrum an Kommunikationskanälen zur Verfügung. Der Zugriff auf diese ist dank Smartphone, Tablet und Vernetzung von überall möglich. Nicht nur die klassische E-Mail, sondern auch unternehmensinterne Apps, das Intranet oder eigene Social-Media-Plattformen werden zur Verbreitung von Informationen genutzt. Solange Sie konsequent in der Wahl Ihrer Kanäle sind und die betroffenen Mitarbeiter gut kennen, werden Sie die richtige Entscheidung treffen.
5 Schritte zu einer besseren IT-Kommunikation
Ob nun in Kürze die Einführung eines neuen Betriebssystems im Unternehmen ansteht oder Sie den Mitarbeitern einfach ein paar Tipps zur Nutzung von bestehenden Lösungen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur geben wollen – setzen Sie die nächsten Schritte Ihrer IT-Kommunikation gekonnt in Szene, kurz und knackig - frisch und digital. Und vergessen Sie nicht, die Mitarbeiter mit einzubinden und ihre IT-Abteilung auch im Bereich Kommunikation zu schulen. Das lohnt sich!
Hier die fünf wichtigsten Schritte:
1 | Ohne Fleiß kein Preis | Der digitale Wandel hat auch auf die bisherige Arbeitsweise der IT-Abteilung erhebliche Auswirkungen. Der IT-Mitarbeiter von heute liefert Expertenwissen. Über Chat, Blogs, Hotline und andere Kanäle ist er Innovator, Berater für Mitarbeiter, Managed-Service-Provider, Eskalationsmanager, Supportspezialist und auch Kommunikationsspezialist.· Fördern Sie besonders die Mitarbeiter, die Spaß und Talent im Bereich Kommunikation haben. |
2 | Mein Laptop, mein Smartphone, mein Tablet! | Überlegen Sie immer genau, über welchen Kanal sie ihren Mitarbeiter erreichen und wie ihre Zielgruppe arbeitet. |
3 | In der Kürze liegt die Würze | Ist eine Dokumentation erforderlich sollte diese kurz und knackig sein. Haben Sie nicht den Anspruch jede auch nur mögliche Situation abzubilden – das hatten wir früher. |
4 | Ein Bild sagt mehr als tausend Worte | Damit meine ich nicht nur das Bild an sich, sondern auch die geschriebene Kommunikation. Wenn Sie nur nüchtern ihr Thema beschreiben, wird der Mitarbeiter wahrscheinlich schnell abschalten und aussteigen. |
5 | Nicht perfekt, aber einzigartig | Werden Themen oder Vorgehensweisen einmal kritisiert, lohnt es sich schnell und transparent zu antworten. |
Sie haben es geschafft! Der Mitarbeiter ist bestens durch Sie informiert und hat in nur wenigen Minuten die wichtigsten Neuerungen erfasst. Er erkennt klar seinen Mehrwert und ist zufrieden mit den technischen Anpassungen. Durch konkrete Tipps bezüglich der Nutzung haben Sie schon jetzt eine Verhaltensänderung bei ihm bewirkt und seine Produktivität nachhaltig gesteigert. Ein paar glückliche Mitarbeiter mehr. (haf)