Woher kommen beide Produkte?

Es ist tatsächlich spannend einen Blick auf Googles G Suite zu werfen, vor allem wenn man aus der Microsoft-Welt kommt. Schon alle bei der Entstehung gibt es große Unterschiede:

• Microsoft 365 wurde damals unter der Bezeichnung Microsofts Office 365 aus einzelnen Serverprodukten zusammengebaut, die selbst schon eine lange Historie hatten.

• Googles G-Suite wurde von Anfang an für den Einsatz in der Cloud entworfen.

Die einzelnen Server-Produkte von Microsoft 365 versucht Microsoft immer mehr zurückzustellen, um den Blick auf das "Große Ganze" zu stärken. Doch wer sich in der Admin-Oberfläche bewegt, der stößt sofort auf Begriffe wie Exchange oder SharePoint. Das mag für den langjährigen Microsoft-Admin vertraut, wenn nicht sogar beruhigend, sein. Für einen völligen Neueinsteiger ist es aber wohl kaum zu verstehen warum ein Teil der Benutzerverwaltung in Microsoft 365, ein anderer in Azure und dann auch noch in Exchange abläuft. Historisch ist das alles erklärbar, aber was interessiert das jemanden der frisch in das Thema einsteigt und dessen Hauptgebiet vielleicht nicht die Administration ist.

Kosten

Google bietet eine Basis Version für 4 Euro pro Nutzer und Monat an. Eine Business-Version kostet für 8 Euro. Die Enterprise-Angebote schlagen dann bereits mit 23 Euro zu Buche. Hier geht es zur Preisliste. Wie auch bei Microsoft können Nutzer jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden, eine Skalierung ist somit unproblematisch.

Lesetipp: OneDrive for Business FAQ: Office-365-Cloud-Speicher - das müssen Sie wissen

Office 365 heißt in den Business-Varianten mittlerweile Microsoft 365. Die monatlichen Sätze sind hier zwar günstiger, es gibt allerdings eine Obergrenze von 300 Lizenzen je Microsoft 365 Tenant. Hier geht es zur Preisliste.
Die Enterprise Pläne kennen eine solche Obergrenze nicht, liegen aber preislich bei 20 bis 35 Euro pro Monat.

Umfang

Die G Suite unterscheidet sich von den kostenlosen Google Apps vordergründig darin, dass Dienste für Unternehmen angeboten werden. Beispiele dafür sind:

• eine Firmendomain für die Mailadressen,

• ein größerer Speicherplatz für Mails und Dateien

• ein Rund-um-die-Uhr-Support per Telefon, Mail oder online

Google sichert eine Verfügbarkeit von 99,9% zu. Das bedeutet eine maximale Ausfallzeit von ca. 9 Stunden im Jahr.
Mails, Telefonie und Videokonferenz sowie ein gemeinsamer Kalender stehen bereits in der Basis Version der G Suite zur Verfügung. Auch Apps für Dokumente, Tabellen und Präsentationen sind enthalten. Für jeden Nutzer stehen dann noch 30 GB Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung.

Erst das Business-Paket bietet dann unbegrenzten Speicherplatz sowie die "Cloud Search" von Google. Auch Sicherheits- und Administrationsfunktionen wie die Archivierung von Mails und Chats sowie das Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien finden sich erst im Business Paket. Ebenfalls enthalten sind Prüfberichte zur Nachverfolgung der Aktivitäten von Nutzern (E-Discovery).

Alle dem Enterprise-Plan vorenthalten sind dann vor allem administrative Funktionen, wie zum Beispiel:

• spezielle Vorrichtungen zum Schutz vor Datenverlust in der Mail-Anwendung sowie dem Speicherplatz Google Drive,

• gehostete S/MIME,

• Integration von Drittanbietertools zur Archivierung,

• unternehmensspezifische Zugriffskontrolle mit dem Erzwingen von Sicherheitsschlüsseln,

• Mail-Protokollanalyse.

Sicherheit und Datenschutz

Google wirbt damit Standards einzuhalten, darunter:

• SOC1 (SSAE-16/ISAE-3402),

• SOC2,

• SOC3,

• ISO 27001,

• ISO 27018:2014 und

• FedRAMP.

Auch bietet Google, ebenso wie Microsoft, die EU-Modellvertragsklauseln an. Diese sind notwendig, um die EU-Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Google verschlüsselt seine Daten, mindestens mit dem AES-Verschlüsselungsverfahren (Advanced Encryption Standard) mit 128 Bit.

Die Daten werden auf mehreren Ebenen verschlüsselt. Google erzwingt HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) für alle Übertragungen zwischen Nutzern und G Suite-Diensten und verwendet für alle Dienste Perfect Forward Secrecy (PFS). Außerdem werden auch Nachrichtenübertragungen mit anderen Mailservern über Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt. Während der Validierung und während entscheidender Austauschphasen verwendet Google 2048-Bit-RSA-Schlüssel. So wird die Nachrichtenkommunikation geschützt, wenn Nutzer E-Mails an externe Empfänger, die ebenfalls TLS verwenden, senden und von ihnen empfangen.

Bei PFS dürfen die privaten Schlüssel für eine Verbindung nicht dauerhaft gespeichert sein. Wenn ein Beteiligter einen einzigen Schlüssel bricht, kann er über Monate durchgeführte Verbindungen nicht mehr entschlüsseln. Nicht einmal der Serverbetreiber kann die HTTPS-Sitzungen rückwirkend entschlüsseln.

Sowohl bei Microsoft als auch bei der Google G-Suite ist es mittlerweile möglich, den Datenspeicherort zu Beginn auf Europa festzulegen.

Linktipp: Google Whitepaper zu Security and Compliance

Überblick

Docs, Sheets und Slides stellen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm dar. Alle diese Apps laufen direkt im Browser und können nicht installiert werden. Google setzt dabei einen Fokus auf die Zusammenarbeit mit anderen, sodass an allen Dokumenten gemeinsam und in Echtzeit gearbeitet werden kann. Zum Bearbeiten von Dateien ohne Internetverbindung steht auch ein Offline-Modus steht zur Verfügung. Google definiert damit auch die Position des Browsers neu: Nicht das Betriebssystem ist ausschlaggebend, sondern allein der Browser bildet den Rahmen für die Apps.

Individuelle Umfragen, Fragebögen und Formulare lassen sich in Google mit Formulare erstellen und intern oder extern im Unternehmen verwenden. Ein Google Konto ist zum Ausfüllen der Formulare nicht notwendig. Die Ergebnisse landen dabei direkt in Google Tabellen. Die Erstellung geschieht über eine grafische Oberfläche. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Maximal können Sie damit 2 Millionen Antworten pro Umfrage einsammeln.

Mit Google Notizen lassen sich Ideen und Aufgaben notieren. Die Notizen können mit Erinnerungen ausgestattet werden oder auch gemeinsam mit Teammitgliedern bearbeitet werden. Sie haben die Möglichkeit Notizen nach Farben, Labels oder Attributen zu filtern. Auch Audionotizen können verarbeitet werden.

Gmail ist für die Verwaltung der Mails zuständig. Sie können die Firmendomain integrieren, sodass Mails auch mit der Firmenadresse empfangen und gesendet werden können. Die aus der kostenlosen Version bekannte Werbung gibt es in der Bezahlversion natürlich nicht.

Google Vault ist der eDiscovery-Dienst von Google. Mit Vault können Sie E-Mails, Inhalte von Google-Drive-Dateien und aufgezeichnete Chats Ihrer Organisation verwalten, aufbewahren, durchsuchen und exportieren. Informationen lassen sich so auch über mehrere Jahre aufbewahren.
Inhalte, die über die Suche abgerufen wurden, lassen sich in Standardformate konvertieren, um sie weiteren Prüfungen zu unterziehen. Mit Audit-Trails können Sie beispielsweise Suchvorgänge, Nachrichtenaufrufe und Exporte sehen. Zudem lassen sich in Vault Nutzeraktivitäten nachverfolgen.

Der Google Kalender, der den iCal-Standard nutzt, dient zum Verwalten von Terminen und Ressourcen. Eine gemeinsame Nutzung ist möglich, sowie auch die Veröffentlichung im Web. Außerdem können Benutzer über den Google Kalender die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen oder anderen Ressourcen ermitteln und Events hinzufügen.

Ihr Intranet, Ihre öffentliche Website oder Ihre Sites für Abteilungen und Projekte können Sie mit Google Sites umsetzen. Das klappt auch ohne Programmier- und HTML-Kenntnisse. Mithilfe einer grafischen Oberfläche können die Seiten aufgebaut werden und mit Bildern und Videos ergänzt werden. Für die einzelnen Seiten können Zugriffsrechte für das Betrachten und Bearbeiten festgelegt werden.

Facebook für Ihr Unternehmen bietet Google Ihnen in Form von Google+ an. Im privat Bereich konnte sich Google+ nicht durchsetzen, innerhalb der G Suite ist es aber präsent.
Mit Google+ ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, in einer von Ihnen erstellten Onlinecommunity Neuigkeiten, Ideen und relevante Informationen in Echtzeit auszutauschen. Google+ unterstützt verschiedene Freigabevarianten - von Öffentlich bis Privat. So können Sie festlegen, ob Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmensnetzwerk heraus öffentliche Inhalte ansehen oder erstellen sowie damit interagieren dürfen.

Google Drive sind die "Eigenen Dateien" jedes Nutzers. Die Dateien können bei Google gespeichert werden, aber auch lokal auf den PC synchronisiert werden. Der Dienst erlaubt neben dem Erstellen und Bearbeiten von Dateien auch das Teilen mit Kollegen oder externen Personen außerhalb des Unternehmens.

Lesetipp: OKR - Googles Erfolgsrezept einfach erklärt

Sprach-, Video- und Chatfunktion vereint Google in der App Hangouts. Hangouts hat Google Talk und Google Voice ersetzt. Sie können darüber auch Besprechungen mit mehreren Teilnehmern organisieren, Ihren Bildschirm teilen oder gemeinsam an Dateien arbeiten. Der Dienst Hangouts On Air ermöglicht das Streamen von Live-Übertragungen an Google+, YouTube und private Websites. Die Google+-Integration speichert zudem jedes geteilte Foto in einem privaten, geteilten Album auf Google+.
Administratoren können Hangouts auf Benutzer derselben Domain eingrenzen und somit externe Teilnehmer ausschließen.

Die Google Cloud Search ist die Suchfunktion, die sich über alle G-Suite-Produkte legt. Sie finden damit Mails, Dateien, Personen, Notizen und Kalendereinträge.

Die Tiefe dieser einzelnen Apps ist dabei aber oftmals völlig unterschiedlich. Vor allem in den klassischen Office-Produkten bietet Microsoft Funktionen und Möglichkeiten, die nahezu konkurrenzlos am Markt sind. Da haben auch die Apps aus der G Suite keine Chance.

Es stellt sich natürlich die Frage, ob der klassische Nutzer diese Tiefe benötigt. Oder ob er vielleicht an der ein oder anderen Stelle überfordert ist. Trotzdem wird es in jedem Unternehmen in der Regel Personen geben, die genau diese Funktionsvielfalt zu schätzen wissen und diese auch nicht vermissen möchten.

Unterschiede

Ein wichtiger Unterschied: Bei der G Suite sprechen hier immer nur von Cloud-Anwendungen, die auf die Zusammenarbeit getrimmt wurden und im Browser laufen. Google bietet kein installierbares Office-Paket wie man es von Microsoft mit Word, Excel, und PowerPoint kennt.
Microsoft setzt auf das altbewährte Office Paket, welches zuerst auf die Zusammenarbeit hin überarbeitet werden musste. Trotzdem sind viele der Benutzer in der Microsoft-Welt beheimatet und wissen die Schnelligkeit einer lokal installierten Software und den Funktionsumfang des Office-Pakets von Microsoft zu schätzen. Wer dann doch im Browser mit schlankeren Apps arbeiten möchte, kann bei Microsoft auf die Web Apps zugreifen.

Überschneidungen von G Suite und Office 365

G Suite und Microsoft 365 haben tatsächlich einige Tools an Bord, die sich überschneiden, wie Sie in der nachfolgenden Tabelle sehen.

Berühmte Überläufer

2018 hat ein großes Unternehmen die Aufmerksamkeit auf die G Suite gepusht. Airbus wechselte vom damaligen Microsoft Office zu G Suite - mit 130.000 Mitarbeitern. Der Grund ist spannender, als man vielleicht zuerst vermuten mag. In der Regel beruhen solche Entscheidungen auf einem der zwei großen Themen: Geld oder Features. Entweder ein Produkt ist deutlich günstiger als das andere oder es bietet schlichtweg die besseren Features. Airbus machte aber klar, dass beides nicht der ausschlaggebende Grund für den Wechsel gewesen sei. Airbus wollte die Arbeitsweise fundamental ändern und alte Arbeitsgewohnheiten, wie zum Beispiel Millionen Mails zu verschicken, hinter sich lassen. Diese Änderung der Arbeitsgewohnheit falle deutlich leichter, wenn man andere Tools einsetzt.
Der Punkt geht somit tatsächlich an die G Suite - denn Microsoft 365 bleibt eben Microsoft 365.

Neben Airbus sind Netflix und Verizon bekannte Kunden der G Suite. Aber es gibt natürlich auch gegenläufige Entwicklungen: So wechselten einige US-Universitäten zu Microsoft 365, mit dem Grund des besseren Datenschutzes.

Fazit

Es scheint, als ob Google vor allem für kleinere Unternehmen ein interessantes Paket geschnürt hat, welches sich auch von Nicht-Administratoren einrichten lässt. Vor allem erscheint die Google-Lösung für diejenigen Unternehmen sinnvoll, deren Mitarbeiter bereits mit den Google-Produkten vertraut sind.

Microsoft 365 bietet ein umfangreicheres, detailliertes Preismodell und viele Detail-Einstellungen. Dies ist vor allem für erfahrene Administratoren und Enterprise-Kunden sinnvoll.
Ein klares Argument für Microsoft 365 sind die Offline-Applikationen von Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

Microsoft hat aber vor allem in der jüngeren Vergangenheit gezeigt, dass dem Unternehmen auch die kleineren und mittleren Unternehmen wichtig sind. So wird die Administrationsoberfläche immer weiter vereinfacht und intuitiver. (bw)