Egal ob im Büro oder den eigenen vier Wänden: In der heutigen Arbeitswelt gibt es viele Diskussionen, wie die zahlreichen verschiedenen Kommunikationsplattformen idealerweise genutzt werden sollten, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Hinzu kommen neue Arbeitsmodelle wie Home-Office oder flexiblere Einsatzoptionen, die es zu berücksichtigen gilt. Der Einsatz und die Akzeptanz geeigneter Technologien und Tools spielen diesbezüglich eine zentrale Rolle, denn sie helfen sowohl im Team als auch alleine produktiver und effizienter zu arbeiten. In den folgenden Ausführungen werden vier organisatorische Ansätze vorgestellt, die Unternehmen dabei unterstützen, Büros bestmöglich an die teils sehr individuellen Anforderungen ihrer Mitarbeiter anzupassen.

Das Büro für den Mitarbeiter von morgen

Das Forschungs- und Innovationslabor Space10 von IKEA hat jüngst angekündigt, sein Großraumbüro in Kopenhagen abzuschaffen und stattdessen flexiblere Arbeitsplätze mit mobilen Trennwänden einzuführen. Die Frage, die sich Unternehmen, die einen ähnlichen Ansatz verfolgen, zumeist stellen: Wie lässt sich bei offenen Bürokonzepten sicherstellen, dass Mitarbeiter dennoch über ausreichend Privatsphäre verfügen und nicht das Gefühl haben, jede Minute ihres Arbeitstags von den Kollegen beobachtet zu werden?

In Bezug auf das Beispiel Space10 erklärte Mitbegründer Simon Caspersen, dass ihr altes Büro extrem stressig gewesen sei: "Man wurde sehr häufig unterbrochen und hatte nicht das Gefühl, die beste Arbeitsqualität geliefert zu haben." Doch obwohl Caspersen das Open Office als störend empfindet, hebt er auch hervor, wie wichtig es in Bezug auf gemeinschaftliches Arbeiten, Teamwork und Kollektivität sei.

Eine im vergangenen Jahr von der Royal Society veröffentlichte Harvard-Studie zeigt in diesem Zusammenhang, dass Großraumbüros zu weniger persönlicher Kommunikation führen, da Mitarbeiter dazu neigen, andere Kommunikationswege wie E-Mails zu nutzen. In der aktuellen Work Life Balance Study 2019 veröffentlichte RescueTime Daten, die dies bestätigen: Demnach werden E-Mails und Instant Messages im Durchschnitt alle sechs Minuten überprüft, so dass über 40 Prozent eines normalen Bürotags aus Multitasking mit Kommunikationstools besteht.

Demnach haben Mitarbeiter nur 72 Minuten pro Tag fokussiert Zeit, um wirklich produktiv arbeiten zu können.

Jabra hat in Studien 2018 und 2019 außerdem herausgefunden, dass 60 Prozent der Führungskräfte zwar denken, dass ihre Mitarbeiter im Büro produktiver seien. 45 Prozent der Mitarbeiter haben aber die Erfahrung gemacht, dass der offene Lärmpegel ihre Produktivität senkt. 35 Prozent glauben zudem, dass auch Unterbrechungen vonseiten Kollegen einen negativen Einfluss haben. Doch wie lassen sich Kreativität und Produktivität im Großraumbüro ankurbeln und dabei sowohl Privatsphäre, Datenschutz als auch Zusammenarbeit fördern?

1. Zielgerichtete Team- und Meetingräume schaffen

Jedes Büro verfolgt eine andere Strategie, um den flexiblen Arbeitsplatzbedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, damit sie sowohl im Team als auch alleine und konzentriert arbeiten können. Unternehmen wie Salesforce widmen ganze Etagen luftigen Lounges für Mitarbeiter, während Facebook einen riesigen Dachgarten angelegt hat. Egal, ob ganze Bereiche wie diese abgesperrt oder kleine Tische in verschiedenen Bereichen und Räumen für ein wenig Privatsphäre sorgen: Büros und ihr Design sind derzeit großen Veränderungen unterworfen. Und da sich Arbeitskonzepte und -modelle fortwährend ändern, kommt diesen Überlegungen eine zunehmend wichtige Bedeutung zu.

Prognosen gehen davon aus, dass es bis 2023 einen 35-prozentigen Anstieg pro Jahr bei der Zahl an Team- und Meetingräumen (Huddle Rooms) geben wird, was zum Teil auf den Anstieg von Cloud-Video-Collaboration-Services wie GoToMeeting, Zoom oder BlueJeans zurückzuführen ist. Frost and Sullivan berichten beispielsweise, dass Videotechnologien in derartigen Räumen boomt. Diese Entwicklung wird künftig weiter zunehmen, da Videos als Kommunikationsmittel immer wichtiger werden - im Konferenz- und Pausenraum ebenso wie im Park, auf dem Desktop oder mobil.

Videokonferenztechnik bietet Raumanalysen für die Meeting-Diagnose

Einen der stärksten Impulse für intelligente Raumaufteilungen könnte die Künstliche Intelligenz geben, die Frost und Sullivan als den stärksten Motor und die wichtigste verändernde Kraft für die zukünftige Zusammenarbeit bezeichnet. Videokonferenztechnik ermöglicht Raumanalysen für die Meeting-Diagnose, also Daten, die sich bei der Gestaltung von Räumen nutzen lassen, um zu sehen, wie die Auslastung aussieht. Anhand von aktivitätsbasierten Analysen wird herausgearbeitet, wie sich Räume optimieren lassen. Videodatenfeeds können diesen Ansatz signifikant stützen.

2. Kreative und produktive Rückzugsorte planen

Schutzwände, Milchglas, Zimmerpflanzen, geräuschunterdrückende Headsets oder lärmfreie Zonen sind Beispiele, wie Unternehmen das Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter diesbezüglich verbessern können. Im Fokus steht hierbei stets die Frage: Was ist den Mitarbeitern wichtig, und wo lassen sie sich leicht ablenken?
Barrieren sind an den Stellen ratsam, wo Durchgänge oder eine hohe Frequenz am Wasserkühler störend sein können.
Geräuschunterdrückende Kopfhörer bieten sich immer da an, wo Menschen viele Anrufe im Büro entgegennehmen.
Lärm- und Temperaturkontrolle sind die drängendsten Bereiche in Hinblick auf die Produktivität. Daher sollten Unternehmen diesen beiden Themen besondere Aufmerksamkeit widmen und in Lösungen investieren.

3. Bürorichtlinien sind mehr als Etikette

So mancher Mitarbeiter lehnt Meetings an Freitagen ab, weil er sich gerade zum Ende der Arbeitswoche mit schwierigeren Aufgaben befassen möchte, die den ganzen Tag benötigen und sich am besten im Home-Office angehen lassen. Im Büro trägt zwar jeder Headsets, doch ein rot leuchtendes Busylight zeigt an, wann ein Telefonat geführt wird oder wann nicht gestört werden darf. Die meisten Mitarbeiter arbeiten flexibel, um persönliche Vorhaben besser managen zu können. Egal, was zum jeweiligen Unternehmen und der spezifischen Branche passt: Es muss unternehmensweit bekanntgegeben und getragen sowie von Führungsetage und Mitarbeitern unterstützt werden.

4. Arbeitsvorlieben und -methoden untereinander teilen

Jay Desai, Gründer und CEO des Health Technology Startups PatientPing hat eine Bedienungsanleitung zusammengestellt, in der er genau darlegt, wie er "optimal arbeitet, wann er Schwierigkeiten hat und wie andere ihn zugunsten ihres Fortschritts nutzen könnten".
Während sich Richtlinien mehr auf Unternehmen beziehen, ist das Signalisieren persönlicher Grenzen, egal ob als Führungskraft oder Teammitglied eine Möglichkeit anderen mitzuteilen, wie am besten zusammengearbeitet werden kann und wo Platz und Zeit benötigt wird. So kann es beispielsweise hilfreich sein, Kollegen oder Mitarbeiter wissen zu lassen, wie oft E-Mails abgerufen werden, oder dass sie vielleicht auch ein Gespräch anfangen können, wenn die jeweilige Person gerade ein Headset oder einen Kopfhörer trägt.

Fazit: Bürodesign beeinflusst Produktivität

Innovative Technologie kann stark zur Verbesserung der Produktivität beitragen. Gleichzeitig ist aber auch die Erkenntnis der Harvard Business Review wichtig, nach der Mitarbeiter zwar noch so viele Geräte im Großraumbüro nutzen können, um Grenzen zu setzen, dies alles aber keinen Sinn macht, wenn sie in einem Arbeitsumfeld tätig sind, in dem das Bedürfnis nach Privatsphäre nicht respektiert wird.

Architektur und Arbeitsplatzgestaltung haben einen großen Einfluss auf die produktive Zusammenarbeit und Kommunikation im Verlauf eines Arbeitstages. Um diese Entwicklung und die Gesellschaft zu unterstützen sind innovative Strategien und Technologien vonnöten. Smart geplante Büroflächen werden für diese Zukunft der Zusammenarbeit im Gleichgewicht mit der Privatsphäre von entscheidender Bedeutung sein, da erst die richtige Mischung Unternehmen leistungsstark und zukunftsfit macht. (bw)