Anwender von ERP-Systemen sehen sich mit einer ganzen Reihe von "Trends" konfrontiert: Den Experten zufolge kommt man künftig um "ERP aus der Cloud" nicht herum, weil damit angeblich der ERP-Einsatz flexibiler wird und sich gleichzeitig Kosten sparen lassen. Der Trend zu mehr "Business Intelligence" ist stark mit dem Begriff "Big Data" verbunden, der gleichermaßen das Problem - ständig wachsende Datenfluten - und die Lösung - Software, mit deren Hilfe Daten in nützliche Informationen verwandelt werden können - bezeichnet.

Business Apps in Verbindung mit Smartphones oder Tablet-PCs sollen den ERP-Einsatz mobiler machen und ermöglichen die Arbeit mit der ERP-Lösung von überall und zu jeder Zeit. Die Anbindung von Social Networks wie LinkedIn, Xing und Facebook eröffnet neue Chancen für Marketing und Vertrieb sowie für die Bindung von Mitarbeitern oder Kunden durch entsprechende Gruppen und Foren.

Digitalisierung nimmt zu

Über diese Hype-Themen hinaus offenbart die Praxis, dass immer mehr Aufgabenbereiche in den Unternehmen digitalisiert werden. So wachsen die Softwarelandschaften rund um CRM, ECM, BI und SCM zunehmend zusammen. Über das Ziel sind sich dabei alle einig: eine bereichsübergreifende Auftragsabwicklung sowie Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen ohne Probleme durch Medienbrüche, Mehrfacheingaben und inkonsistente Datenhaltung. Allerdings treten in diesem Zusammenhang zwei gegenläufige Trends auf. Der eine geht zu immer umfassender integrierten Softwarepaketen, die alle Anforderungen aus einer Hand abdecken und die Vorteile der Durchgängigkeit und der Einheitlichkeit betonen. Demgegenüber steht die Vision des Best-of-Breed, bei der die jeweils besten Speziallösungen weitgehend frei miteinander kombiniert werden können.

Neue Anforderungen an ERP

Und nicht zuletzt sorgt auch der Gesetzgeber für Gesprächsstoff, wenn es um ERP geht. Neue Anforderungen an die Lösungen resultieren beispielsweise aus den Regularien für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) und aus den ab dem Geschäftsjahr 2013 verpflichtenden Vorgaben für die E-Bilanz.

Wenn Unternehmen angesichts dieser Flut von Trends derzeit ihre ERP-Infrastruktur erneuern wollen - sei es durch Modernisierung der vorhandenen oder Anschaffung einer neuen Lösung -, dann sollten sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: ERP ist letztlich ein Werkzeug, das hilft, Strategien zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen mit Leben zu füllen.

Fokus auf mehr Effizienz

Laut den Teilnehmern der Trovarit-Studie "ERP/Business Software: Nutzenbeitrag der Modernisierung" besteht die wichtigste IT-relevante Strategie der kommenden Jahre darin, Effizienz und Schnelligkeit der Unternehmensprozesse zu steigern. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Dynamik in den Geschäftsprozessen und der bereichsübergreifenden Vernetzung der Informationen verwundert es nicht, dass dichtauf solche Strategien folgen, die insbesondere darauf abzielen, Prozesse nicht nur effizient zu gestalten sondern auch effizient umgestalten zu können.

Für den tatsächlichen Einsatz von Business-Software leiten sich aus dieser Entwicklung sowohl auf der strategischen Ebene als auch im täglichen operativen Betrieb Anforderungen ab, die bei einer ERP-Auswahl unbedingt zu berücksichtigen sind. Hierzu zählen unter anderem:

• Offenheit für Anpassungen aufgrund einer geeigneten, modernen Softwarearchitektur. Service-orientierte Architekturen und geeignete Schalenmodelle mit klaren Regeln für Anpassungen durch Hersteller, Anbieter von Branchen-Templates, Implementierungspartner und Anwender verbessern die Anpassbarkeit und schützen die Release-Fähigkeit einer angepassten Installation.

• Gute modulare Ergänzungsmöglichkeiten mit zusätzlichen Funktionsumfängen: Wächst mit der Zeit der Bedarf an Funktionalität, zum Beispiel durch Ausweitung des Systems in verschiedene Bereiche wie Customer- Relationship-Management (CRM), Enterprise-Content-Management (ECM) oder Business Intelligence (BI), so ist eine integrierte Lösung als zusätzliches Modul einer bestehenden Lösung meist leichter einzuführen und zu pflegen als die Anbindung einer weiteren Lösung über Schnittstellen.

• Einfache Anbindung über Standardschnittstellen: Sei es für den überbetrieblichen Informationsaustausch (wie EDI) oder für die Anbindung bestehender Lösungen, bei denen ein Ersatz durch ein integriertes Modul aus welchen Gründen auch immer nicht sinnvoll erscheint: Verfügbare Standardschnittstellen reduzieren den Aufwand und vermeiden das Entwicklungsrisiko einer Individualschnittstelle.

• Ergonomische Benutzerführung: Eine eingängige, nachvollziehbare und vor allem einfache und schnelle Bedienbarkeit ermöglicht nicht nur effizientes Arbeiten. Sie verringert den Aufwand für die Einarbeitung nach Einführung oder umfassenden Anpassungen und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern. Das Potenzial des Softwareeinsatzes wird schneller und umfassender genutzt und die Nutzung Excel-basierter "Workarounds" verhindert.

• Werkzeuge, um Anpassungen umzusetzen und zu verwalten: Das betrifft Prozesse, Datenstrukturen, Oberflächen und Formulare.

Empfehlung für mittelständische Unternehmen

Die beschriebenen Trends haben zu einer nahezu unüberschaubaren Vielfalt an Softwarelösungen geführt, die sich dem Mittelstand verschrieben haben. Für Anwenderunternehmen auf ERP-Suche kann die Investitionsentscheidung somit ein mühseliges und in Anbetracht der Investitionsvolumina, des Einführungsaufwands und der langfristigen Auswirkungen auch ein durchaus riskantes Unterfangen werden. Deswegen sollten auch mittelständische Unternehmen unbedingt auf eine strukturierte Vorgehensweise zurückgreifen, die über die Klärung der Anforderungen (Prozesse, Lastenheft) und Marktrecherche (Messen, Fachzeitschriften, Internet, Rechercheplattformen) zu einer überschaubaren Favoritenliste führt. Anschließend lässt sich über Präsentationen und Systemtests vor Ort der Kandidat für Vertragsverhandlungen ermitteln. Dabei sollte nicht zuletzt berücksichtigt werden:

• funktionale Eignung,

• Branchen-, Fach- und Projektkompetenz des Implementierungspartners,

• Größe und Standorte des Anbieters,

• moderne technologische Basis,

• ergonomische Benutzerführung,

• angemessene Anpassbarkeit und Flexibilität,

• geeignetes Bereitstellungskonzept.

Aber nicht nur anlässlich einer Neueinführung gilt es, sich intensiv mit den eigenen Anforderungen an die Business-Software auseinanderzusetzen. Angesichts der voranschreitenden technologischen Entwicklung und der sich ändernden Abläufe in den Unternehmen driften ERP-Lösung und Prozesse fast zwangsläufig immer schneller auseinander. Wird hier nicht regelmäßig durch Modernisierung der Software und Überprüfung der Prozesse nachjustiert, kann sich der Mehrwert des Einsatzes von Business-Software signifikant reduzieren.

Moderner ist besser

Die Trovarit-Studie belegt eindrucksvoll, dass technologisch aktuelle ERP-Installationen hinsichtlich ihres Nutzens deutlich besser bewertet werden. Vor allem wenn es um die Einfachheit, die Transparenz und die Schnelligkeit von Prozessen geht, werden die neueren Installationen besonders gut bewertet. Es zeigt sich also, dass die regelmäßige Pflege der Lösungslandschaft ebenso einen erheblichen Beitrag leisten kann, die Prozesse zu beherrschen, wie eine erfolgreiche Neuauswahl. (uk/sh)

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