Am ersten Arbeitstag zeigt sich, was die Versprechungen während der Bewerbung tatsächlich wert sind. Bei Cem Lang wäre es beinahe gar nicht so weit gekommen: "Mein Vertrauen war durch den vorherigen Arbeitgeber so geschädigt, dass ich gar nicht glauben konnte, dass es in einem Unternehmen, vor allem im Vertrieb so offen und ehrlich zugehen kann." Zum Glück hat Friedhelm Seiler, Vertriebschef des IT-Dienstleisters Easysoft, die Skepsis des Kandidaten gespürt, ein weiteres Gespräch vorgeschlagen und ihn zu einem Kundentermin mitgenommen.

Diese Transparenz und das Vorgehen beim Kunden überzeugten den 41jährigen Schwaben. "Bedarfsgerechtes Verhandeln statt Akkord-Verkauf - das war genau das, was ich suchte", erinnert sich Cem Lang aus dem Vertriebsteam bei easySoft.

Der Pate kennt die Pommesbude

Easysoft, Softwareentwickler für Personalentwicklung und Seminarorganisation aus Metzingen, setzt auf eine strukturierte Einarbeitung: Ein Firmenrundgang am ersten Tag ist obligatorisch. Genauso wie das Gespräch mit einem Geschäftsführer. Mittags gibt es ein Willkommensbrunch mit allen Mitarbeitern, und jeder Neue"´ bekommt einen Paten aus einer anderen Abteilung, der von der Pommesbude über die Sportgelegenheiten im Haus bis zu den Gepflogenheiten informiert.

Der Arbeitsplatz ist mit allen notwendigen Programmen und der Mail-Adresse eingerichtet und eine Willkommensbroschüre liegt auf dem Schreibtisch. Schnell erfolgt ein Fotoshooting, damit ein Porträt auf die Homepage kommt und auch die Kunden per Newsletter über die neuen Mitarbeiter informiert werden. Diese Schritte sind entscheidend. Onboarding-Experte Christopher Funk weiß, dass 80 Prozent, die nach der Probezeit das Unternehmen verlassen, diesen Entschluss bereits am ersten Tag fassen.

Auf Kundenbesuch mit dem Vertriebschef

Cem Lang fühlte sich sofort abgeholt, obwohl die Einarbeitung dann hier und dort holperte. "Schuld war Friedhelm", erzählt er lachend, denn der Vertriebschef nahm seinen Schützling auf jeden Kundenbesuch mit. "Eigentlich haben wir die ersten drei Monate gemeinsam verbracht", so der Familienvater. In dieser Zeit kam die Einarbeitung in die Firmensoftware und die Produkte zu kurz. Aber er bekam die Easysoft-DNA aus erster Hand vermittelt. "Wir üben für schnelle Abschlüsse keinen Druck auf Kunden aus. Wir informieren detailliert. WAuf Kundenbesuch mitir sagen auch, wenn wir Kundenerwartungen nicht erfüllen können", hält er beispielhaft fest. Außerdem hat das Duo Präsentationen diskutiert genauso wie die Angebotserstellungen oder Verkaufsabschlüsse. Stück für Stück verinnerlichte Lang, wie Easysoft tickt und entwickelte seinen eigenen Stil.

"Da ich kein gelernter Vertriebsmann bin, habe ich viel mitgenommen", sagt im Gegenzug Friedhelm Seiler. Beispielsweise lässt er Kunden im Gespräch mehr Raum. In den Pausen sackt das Gesprochene und dann kommen Fragen, Kommentare und Feedback. Vor allem profitiert das Unternehmen mit seinen 75 Mitarbeitern von dem strukturierenden Input des neuen Vertriebsmannes. Die Kunden werden wesentlich genauer kategorisiert etwa nach Branchen und Unternehmensgröße, denn bestimmte Unternehmenstypen sind wesentlich interessierter an digitalisierter Personalentwicklung als andere. Entsprechend ist auch das Nachfassen erfolgsversprechender. "Im Vertrieb sind wir durch Cem effizienter geworden", sagt der Chef über seinen Mitarbeiter.

Meilensteine für die Probezeit

So werden auch bei Easysoft in der Probezeit zwei Zwischengespräche mit dem Mitarbeiter, seinem Chef und der Personalerin geführt, um falsche Eindrücke auf beiden Seiten aufzuklären, Lösungen dafür zu finden und neue Meilensteine zu setzen. "Das hat sich bewährt", sagt Seiler.

Keine zwei Monate im Betrieb war Lang auf der ersten Messe. "Von Programmdetails hatte ich zu dem Zeitpunkt natürlich zu wenig Ahnung, also habe ich Interessierten Erstinformationen gegeben und dann an die Kollegen weitergeleitet". Dafür hat er sich den Stand genau angeschaut und nach der Messe die Kontakte analysiert. Mit dem Ergebnis, dass er die darauffolgende Messe selbst organisieren durfte. Und das gefällt dem ideenreichen Vertriebler: Statt eines von vielen Rädchen zu sein, ist nun gewünscht, dass er seine Erfahrungen einbringt und verantwortlich umsetzt.

Beispiel für eine gelungene Einarbeitung

• Der Arbeitsvertrag wird gemeinsam unterzeichnet. Alle neuen Mitarbeiter bekommen das Buch "Wertvoll in die Zukunft", das der Chef im vergangenen Jahr veröffentlicht hat. Zu dem persönlichen Termin lädt Easysoft gerne den Partner oder die Partnerin ein - für die Frauen gibt es Blumen und für die Männer einen Piccolo aus der Region.

• Danach geht die Personalleitung mit dem künftigen Mitarbeiter durch die Firma und begrüßt die neuen Kollegen. Außerdem ist derjenige zu sämtlichen Firmenterminen eingeladen, wie Gesamtmeeting, Familientag, Welcome-Day oder Betriebsausflug.

• In der Woche vor dem ersten Tag erhält der neue Mitarbeiter eine Mail mit einem detaillierten Plan für die ersten zwei Wochen, wichtigen Terminen und den Gesprächspartnern sowie dem Namen des Paten, der sich in den ersten Wochen um ihn kümmert.

• Am ersten Tag bekommt der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen, Notebook, Mitarbeiterordner und bei direktem Kundenkontakt auch gleich Visitenkarten. Außerdem firmentypische Schreibutensilien, Süßigkeiten sowie Easysoft-Kochbuch und ein Buch über Lieblingsplätze der Mitarbeiter aus eigener Redaktion.

• Der neue Kollege und die Personalleitung gehen gemeinsam den Mitarbeiter-Ordner durch, darin sind eine Checkliste der ersten Schritte mit Tagesziel, eine Liste der internen Telefonnummern und Kürzeln, Informationen zum Unternehmen, internen Veranstaltungen, Ritualen und praktische Tipps zur Feedbackkultur.

• Einer der drei Geschäftsführer spricht eine Stunde mit dem "Neuen" über die Geschichte des Unternehmens und vor allem über Vision, Zielfoto, Werte und Claim.

• Um 12 Uhr an diesem Tag gibt es ein Willkommensbrunch mit allen Mitarbeitern im Bistro.

• Am Nachmittag lernt der neue Mitarbeiter seinen PC mit Kommunikationskanälen kennen. Die IT hat den Computer vorbereitet: alle User sind angelegt und alle Programme installiert. Tagesziel ist eine Willkommensmail an alle Kollegen.

• In den folgenden Tagen bekommt der neue Mitarbeiter von jedem Bereichsleiter Einblick in den eigenen Arbeitsbereich sowie die Schnittstellen und Themen, die für eine gute Zusammenarbeit wichtig sind.

• Es gibt ein Fotoshooting für die Homepage und der Mitarbeiter wählt ein für sich passendes Zitat.

• Es gibt eine Einweisung in die Kletterwand, die Bibliothek und interne sowie externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Der neue Kollege bekommt Schulungen der firmeneigenen Akademie empfohlen, eigene Tutorials werden zur Verfügung gestellt und es gibt Termine mit Kollegen, die ihn in seine Arbeit einführen.