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Office & Collaboration

Outlook

E-Mails in Outlook markieren und hervorheben

18.06.2018
Von 
Roland Freist, Jahrgang 1962, studierte in München Kommunikationswissenschaft und arbeitete danach als Redakteur bei IT-Fachverlagen. Seit 1999 ist er selbstständig und schreibt Artikel zu Windows, Android, Anwendungen, Netzwerken, Security und Internet. Im professionellen Umfeld bearbeitet er Themen rund um Storage, Cloud-Computing und Virtualisierung.
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Bei der Flut von E-Mails, die jeden Tag bei vielen Anwendern den Posteingang füllt, besteht immer die Gefahr, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Outlook bietet aus diesem Grund an, Nachrichten von bestimmten Absendern automatisch farbig zu markieren.

Die farbigen Markierungen in Outlook kennen Sie bereits. Bei ungelesenen Nachrichten zeichnet die Software die Betreffzeile und die Uhrzeit blau aus, nach dem Öffnen erscheinen sie allerdings in normaler Schrift.

Um selbst eine solche Kennzeichnung zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie das Ribbon "Ansicht" und klicken Sie auf "Ansichtseinstellungen -› Bedingte Formatierung". Klicken Sie auf "Hinzufügen", geben Sie der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf "Schriftart". Im nachfolgenden Fenster wählen Sie die gewünschte "Farbe" für den Font aus, stellen eventuell auch einen fetten Schriftschnitt ein und bestätigen über "OK". Klicken Sie im Folgenden auf "Bedingung" und auf "Von". Falls der Absender schon in Ihrem Kontaktverzeichnis steht, so übernehmen Sie ihn mittels Doppelklick in die Zeile "Von" und drücken als Nächstes "OK". Sollte er nicht in Ihren Kontakten stehen, dann tippen Sie seine Mailadresse ein. Schließen Sie alle Fenster mit "OK".

Mit der bedingten Formatierung von Outlook heben Sie wichtige Nachrichten oder solche von bestimmten Absendern farblich hervor.
Mit der bedingten Formatierung von Outlook heben Sie wichtige Nachrichten oder solche von bestimmten Absendern farblich hervor.

Achtung bitte: Outlook reagiert mit der bedingten Formatierung ausschließlich auf den angezeigten Text im Absenderfeld. Falls Sie in Ihren Kontakten neben "Anzeigen als" lediglich den Vor- und den Nachnamen einer Person eingetragen haben, nicht jedoch deren E-Mail-Adresse, so erfolgt auch keine Markierung. Eventuell müssen Sie deshalb den Inhalt des Feldes "Anzeigen als" bearbeiten. In diesem Fall wählen Sie am besten das Standardformat in der folgenden Form: "Vorname Nachname (xx@yy.de)".

Tipp: Outlook-Übermittlungsfehler, Outlook hängt sich auf, Outlook-Suche funktioniert nicht, Synchronisierungsprobleme, usw... Wir lösen diese typischen Outlook-Probleme und noch einige mehr.

(PC-Welt)