Die Lösung NetOrchestra MA für Exchange kann automatisch alle internen, wie externen, gesendeten und empfangenen Mails archivieren. Die Archivierung erfolgt über das zentrale Journalpostfach, der Zugriff über die EWS-Schnittstelle ist SSL-verschlüsselt. Die Archivierung der Benutzerpostfächer sowie das Löschen von Exchange-Mails kann nach konfigurierbaren Kriterien erfolgen, ebenfalls über die EWS-Schnittstelle - ohne Installation am Server.

Beim Outlook E-Mail-Stubbing werden die originalen Mails zeitgesteuert variabel verkleinert - E-Mails werden dabei vom Mailserver ins Mailarchiv ausgelagert. Der Administrator legt fest, ab welchem Alter und welcher Mindestgröße eine E-Mail verkleinert wird und auf dem Mailserver durch einen so genannten "Stub" ersetzt wird. Dem Anwender stehen die entsprechenden E-Mails in Outlook nach wie vor zur Verfügung, auch über die Outlook-Suche. Für den Anwender bleiben von einer so reduzierten Mail Betreff, Datum, Mailadressen und Body in den Outlook-Ordnern erhalten. Attachments werden jedoch in jedem Fall entfernt und ausgelagert. Der Hersteller spricht von einer Entlastung des Mailservers von bis zu 80 Prozent in Sachen Speicherkapazität.

Das Stubbing erfolgt erste nach abgeschlossener und verifizierter Archivierung der Mails. Zudem ist die Lösung GDPdU-konform, sämtliche Mails liegen als Originalabbild im Archiv vor und lassen sich wiederherstellen.

Der Zugriff auf die "gestubbten" Mails ist wie erwähnt direkt über Outlook möglich, optional sei eine Integration in OWA Outlook Web Access machbar. Die wirklich archivierten Mails seien über eine in Outlook integrierbare NetOrchestra MA Suchoberfläche einsehbar, können weitergeleitet werden und aus dem Archiv ins Exchange-Benutzerpostfach zurückgeschrieben werden. (mje)