Die elektronische Akte ist derzeit eines der Top-Themen im Bereich Enterprise-Content-Management (ECM). Diese für viele erstaunliche Tatsache haben kürzlich auch voneinander unabhängige Studien der Marktforschungsinstitute Pierre Audoin Consultants (PAC) und Pentadoc bestätigt. Vor allem Banken, Versicherungen und Behörden wie zum Beispiel die Bundesagentur für Arbeit setzen auf elektronische Aktenhaltung. Aber auch viele mittelständische Unternehmen haben bereits elektronische Akten im Einsatz.

Zeitarbeitsfirma Voß archviert Personalunterlagen mit DocuWare

Unternehmen, die E-Akten nutzen, versprechen sich einen schnelleren und ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen auch durch verschiedene Mitarbeiter. Informationen sollen auf diese Weise schneller gefunden und Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Bei der Zeitarbeitsfirma Tina Voß aus Hannover wird dies beispielsweise mit Hilfe einer Lösung des Anbieters DocuWare realisiert. Das niedersächsische Zeitarbeitsunternehmen archiviert mehrere tausend Personalunterlagen im Monat in einem zentralen Dokumenten-Pool. Hier ermöglicht die digitale Personalakte den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass geeignete Bewerber in kürzester Zeit an passende Unternehmen vermittelt werden können. "Die Einführung der elektronischen Akte bedeutet für uns eine große Zeitersparnis. Hauptvorteile sind die Transparenz und die parallele Zugriffsmöglichkeit auf Bewerbungsunterlagen durch verschiedene Mitarbeiter. Eine Stelle kann so mit dem optimalen Kandidaten schnellstmöglich besetzt werden", erklärt Firmenchefin Tina Voß.

E-Akten sind immer und überall verfügbar

Bereits seit fünf Jahren hat auch der international tätige Anbieter von Industrieklebstoffen Jowat AG aus Detmold eine elektronische Aktenlösung von Circle Unlimited im Einsatz. Jowat nutzt die elektronische Akte unter anderem im Beteiligungs-Management und in der Fuhrparkverwaltung. Die Beteiligungsakte sammelt alle Informationen für das Beteiligungs-Controlling wie Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Organigramme aus den verbundenen Unternehmen. Im Bereich der Fuhrparkverwaltung hat jedes Fahrzeug eine eigene Akte, in der beispielsweise Versicherungsschein, Kfz-Steuerbescheid, Leasing-Vertrag, Dienstwagennutzungsvertrag und Unterlagen zu Wartungsmaßnahmen oder Schadenereignissen zusammenfließen.

Den großen Vorteil der elektronischen Akte sieht Nils Günther, der als Justiziar für alle Rechtsfragen bei der Jowat AG verantwortlich ist, in der Verfügbarkeit von Informationen, die entscheidend für jeden Geschäftserfolg ist: "Werden unternehmerische Entscheidungen nicht auf Grundlage angemessener Informationen getroffen, droht den Organmitgliedern sogar die persönliche Haftung. Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich." Niemand könne mehr behaupten, über einen Vorgang nicht informiert zu sein, da jeder Berechtigte den Zugang zur elektronischen Akte selbst in der Hand habe.

Elektronische Akten sparen Platz

Neben einem schnellen und ortsunabhängigen Aktenzugriff bei höherer Transparenz zählt auch der Platzgewinn zu den Auslösern für die Realisierung eines elektronischen Archivs. Weil es schlicht keinen Platz mehr gab, um das Archiv für das neue Geschäftsjahr zu erweitern, hat sich beispielsweise der Siegener Apparatehersteller Igefa Weinbrenner dazu entschlossen, ein elektronisches Archiv anzulegen. "In unserem Unternehmen gibt es keine Papierablage mehr. Das ist wie eine Befreiung", freut sich Jürgen Umlauf, Geschäftsführer von Igefa Weinbrenner. Gleichzeitig haben sich die Recherchemöglichkeiten wesentlich verbessert, wovon auch die Kunden profitieren. Igefa Weinbrenner stellt individuell für jeden Auftraggeber Druckbehälter her, die lange Standzeiten aufweisen. Benötigen Kunden nun nach zehn bis 15 Jahren Ersatzteile für ihre Apparate, wie beispielsweise Dichtungen, Schrauben oder komplette Heizbündel, stehen den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen heute in Sekundenschnelle am Bildschirm zur Verfügung.

E-Akten lösen Compliance-Probleme

Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt. "Bevor wir die elektronische Akte im Unternehmen einführten, haben wir uns ausführlich mit den geltenden Bestimmungen beschäftigt und mit Anwälten abgeklärt, dass die Lösung alle rechtlichen Vorgaben erfüllt", schildert Voß die große Relevanz in Sachen Compliance. Zudem sei für die Zeitarbeitsfirma der Aspekt zuverlässiger Datensicherungssysteme besonders wichtig, die alle Daten auf mehreren Ebenen absichern.

Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung

In der breiten Öffentlichkeit fehlt jedoch oft das Vertrauen, dass Daten elektronisch besser geschützt sind als in Papierform. Gerade in Online-Foren kursieren viele negative Äußerungen zur elektronischen Aktenhaltung. Viele fürchten die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle. Voß kann diese Einwände nicht nachvollziehen: "Die Sicherheit von elektronischen Akten ist keinesfalls geringer als von Akten in Papierform." Arbeitszeugnisse, so die Firmenchefin, seien auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat. Der Justiziar Nils Günther vertritt ebenfalls die Meinung, dass die elektronische Akte eher zu mehr Sicherheit führt: "Wir befinden uns mit der Lösung von Circle Unlimited mitten im SAP-Umfeld. Alle Abläufe sind vollständig in SAP integriert und auch in ABAP programmiert. Das ist doch gegenüber der verbreiteten Aufbewahrung von E-Mails und Dokumente beispielsweise im Outlook oder Lotus Notes deutlich zu bevorzugen."

Anwender rechtzeitig ins Boot holen

Auch wenn der potenzielle Datenmissbrauch nicht zu den Hauptsorgen der Verantwortlichen in den Anwenderunternehmen zählt, gibt es Herausforderungen, die mit der Umstellung von Papier auf digital verbunden sind. Umstellen mussten sich die Mitarbeiter der Zeitarbeitsfirma Tina Voß beispielsweise in ihrem Leseverhalten. "Wie beim Lesen von Büchern oder Texten auf Kindle oder iPad erforderte auch die E-Akte eine Umgewöhnung, da Unterlagen nicht mehr in Papierform lesbar sind und nicht geblättert werden können. Um diesen Prozess zu erleichtern, statteten wir bestimmte Arbeitsplätze mit einem zweiten Bildschirm aus", erzählt Voß. Als schwierig erachtet sie auch die seltenen Fälle, Dokumente zu finden, die aus Versehen falsch eingeordnet wurden. Außerdem ist eine sorgfältige Vorbereitung vonnöten, die viele Gedanken zur Abbildung des Organisationsprozesses erfordert. Festzulegen ist, wie man Strukturbäume richtig umsetzt, welche Schlagwörter verwendet werden und wo man welche Unterlagen findet.

Wichtig ist bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte, dass man die Anwender hinter sich hat. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, plant Jowat die bevorstehende Einführung der elektronischen Personalakte im Schulterschluss mit Datenschutzbeauftragtem, Personalbetreuung, IT und dem Betriebsrat. Sind die organisatorischen Rahmenbedingungen erst einmal geschaffen, ist die Umsetzung nicht mehr problematisch. (pg)