Unternehmen geben enorme Summen dafür aus, ihre Netzwerke abzusichern und treiben erheblichen Aufwand, um Sicherheitstechnologien und deren Kontrollsysteme aktuell zu halten. Diese Maßnahmen sind wichtig, leicht werden dabei jedoch die Gefahren vergessen, die durch schlecht gesicherte, einzelne Geräte im Unternehmen ausgehen - seien es Notebooks, PCs oder Drucker.

Falsch konfigurierte Geräte, fehlende Bedrohungsermittlung auf Geräteebene und mangelnder Datenschutz für dort verarbeitete und gespeicherte Dokumente können sich schnell als Schwachstellen firmenweiter Sicherheitsstrategien erweisen. Das gilt in letzter Zeit besonders, denn mit den Geräten wandern auch die damit bearbeiteten und darauf gespeicherten Daten ins Homeoffice. Dort unterliegen sie oft nicht mehr den Schutz zentraler Sicherheitsvorkehrungen.

Sicherheitsfunktionen im Vergleich

Umso wichtiger ist deshalb ab Werk eingebaute Sicherheit. Neben einer Vielzahl von Sicherheitsfunktionen für Business-PCs von HP sorgen zusätzliche Features in Druckern, Scannern und Multifunktionsgeräten von HP für ein hohes Schutzniveau ab Werk.

Ein breit angelegter Vergleich der Sicherheitsfunktionen von Druckgeräten - sowohl im A4- als auch im A3-Bereich - zeigt, dass HP mit über 40 Funktionen in seinen Geräten in beiden Kategorien führend ist. Ähnliches gilt für die Reihen HP PageWide Pro 400 und HP PageWide Pro 500, die sich an Arbeitsgruppen in kleinen Büros richten. Auch sie bieten deutlich mehr Sicherheitsfunktionen als branchenweit üblich.

Auch unabhängige Stellen erkennen die führende Rolle von HP an. So hat etwa IDC gerade HP zum wiederholten Male als führenden Anbieter im Bereich "Sicherheitslösungen und -dienste für Drucker" ausgezeichnet: "HPs Ansatz zur Druckersicherheit umfasst die komplette Cybersecurity-Landschaft", heißt es in dem IDC-Bericht. Die Analysten erklären darüber hinaus: "Die langjährige Erfahrung von HP Inc. in Bezug auf Innovationen bei Drucksicherheit in Verbindung mit der Fähigkeit des Unternehmens, Sicherheitstechnologien in seinem Druck- und PC-Geschäft gemeinsam voranzutreiben und übergreifend zu nutzen, ist eine beträchtliche Stärke."

Wichtige Aspekte von Druckersicherheit

Drucker und Multifunktionsgeräte sind in Unternehmen längst in die Netzwerke eingebunden - traditionell per Ethernet-Kabel oder immer häufiger per WLAN. Sie stehen Mitarbeitern von unterschiedlichen Endgeräten aus zur Verfügung und unterstützen von einfachen Workflows wie Scan-to-Mail oder Scan-to-Folder bis zur Integration in ein Dokumentenmanagement zahlreiche Möglichkeiten, um Dokumente zu bearbeiten.

Bei all diesen Prozessen werden oft vertrauliche oder personenbezogene Daten bearbeitet, die seit der DSGVO besonders zu schützen sind. Schutz wird nicht nur vor Malware und gezielten Angriffen benötigt, sondern auch vor Unachtsamkeit oder Fehlverhalten der Mitarbeiter. Wie dieser Schutz im Einzelnen zu gestalten ist, hängt von der Branche und den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Dabei unterstützt der HP JetAdvantage Security Manager, mit dem sich über 200 Einstellungen zentral festlegen, konfigurieren und automatisch verwalten lassen.

Schutz von Grund auf

Wichtig ist jedoch, den Schutz an künftige Entwicklungen anpassen zu können. Denn IT-Sicherheit ist nie ein festes Ziel, das sich endgültig erreichen lässt, sondern ein stetes Streben. Mit den weltweit sichersten Druckern hilft HP Unternehmen dabei. Ein wesentliches Element dafür ist die HP FutureSmart Firmware. Seit Version 4.5 ist das die einzige Drucker-Firmware, die zusätzlich zu üblichen Sicherheits-Patches mit neuen Funktionen erweiterbar ist.

Dabei sorgt ein Whitelisting dafür, dass nur authentischer HP-Code in den Speicher geladen wird, und HP Sure Start prüft bei jedem Boot-Vorgang, ob es sich um unveränderten, von HP signierten Code handelt. Im laufenden Betrieb überwacht eine Angriffserkennung kontinuierlich den Speicher. Sie erzwingt im Falle eines Angriffs einen Neustart und leitet die automatische Fehlerbehebung ein.

Dokumentensicherheit beginnt am Druckgerät

Zur Einhaltung von Compliance-Regeln, Datenschutzverordnungen und für die Datensicherheit ist es wichtig, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Personalunterlagen oder Vertragsentwürfe sollten nicht im Ausgabefach des Abteilungsdruckers auf dem Gang liegen. Das verstößt je nach Inhalt gegen die DSGVO. Es kann auch finanziellen Schaden verursachen, wenn neugierige Besucher oder externe Mitarbeiter einen Blick darauf riskieren oder sie einfach mitnehmen.

Der beste Schutz vor vergessenen Ausdrucken ist, wenn der Ausdruck bei der Abholung erfolgt. Und der beste Schutz vor unbefugter Druckernutzung ist eine zuverlässige Benutzerauthentifizierung. Beides können Unternehmen steuern mit HP Access Control Secure Authentication und einer Pull-Printing-Lösung von HP.

Gedruckt wird erst, wenn sich Nutzer am Gerät authentifizieren, zum Beispiel mit einer PIN oder einer Smart Card. Mit HP Proximity Card Reader lassen sich auch vorhandene Ausweise nutzen. Benutzer übertragen dazu mit HP JetAdvantage Private Print Druckaufträge in eine sichere Warteschlange in der Cloud und können sie später über jedes kompatible HP-Gerät freigeben. Mit HP Access Control Secure Pull Print steht auch eine serverbasierte Pull-Print-Software zum Betrieb im eigenen Netzwerk zur Verfügung.

Zugriffsschutz an Druckern und Multifunktionsgeräten

Oft ist es wichtig, dass nur authentifizierte Benutzer und Geräte Zugriff auf das Druckernetzwerk erhalten und dass die übertragen Daten verschlüsselt sind. Der HP Universal Print Driver, ein kostenloser Druckertreiber, ersetzt eine Vielzahl herkömmlicher Druckertreiber in Unternehmen und stellt zusätzlich eine verschlüsselte Druckfunktion für vertrauliche Dokumente bereit. HP Capture and Route erlaubt es, gescannte Dokumenten zu verteilen und nachzuverfolgen.

Und mit HP JetAdvantage Connect stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter auch unterwegs über Smartphones, Tablets und Notebooks drucken können - im Rahmen der Sicherheitsrichtlinien und mit voller Kontrolle über den Druckerzugriff.

Was HP darüber hinaus in Bezug auf Intrusion Prevention und Detection auf Geräteebene unternommen hat und welche Technologien zum Schutz der Geräte integriert wurden, erzählt Loren Roberts, Senior Security Advisor bei HP (in Englisch).

Dreiklang aus Drucker- und Dokumentensicherheit sowie Dienstleistung

Neben den beschrieben, umfangreichen Funktionen für die Sicherheit der Druckgeräte von HP und den zahlreichen Möglichkeiten, Dokumente vertraulich zu behandeln, bieten HP und seine Partner vielfältige Dienstleistungen an. Vor jeder strategischen Veränderung sollte eine Analyse des Ist-Zustandes stehen.

Dazu können Unternehmen zum Beispiel einen Fragebogen ausfüllen und ihre Drucksicherheit in einer kostenlosen, einstündigen Session von einem technischen Berater von HP prüfen lassen. Dieser Schwachstellenbericht dient als erste grobe Richtlinie für die folgende Optimierung. Diese kann in Eigenregie durchgeführt werden oder im Rahmen von Managed Print Services durch HP oder Partner erfolgen.