Längst können herkömmliche Arbeitsplätze die Bedürfnisse des modernen Mitarbeiters nicht mehr erfüllen. Denn in unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt arbeiten die Menschen an jedem Ort, zu jeder Zeit und an einer Vielzahl von Geräten. Unternehmen, die den Mobilitätsanforderungen ihrer Belegschaft, Partner und Kunden gerecht werden wollen, sollten daher aufrüsten und innovative Arbeitstools in ihren Geschäftsalltag integrieren – selbstverständlich ohne dabei die von der Unternehmens-IT geforderte Sicherheit und Datenkonformität in Gefahr zu bringen.
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Ein wesentlicher Aspekt dabei ist, dass die Mitarbeiter uneingeschränkt produktiv bleiben. Jeder Bremsklotz für die Produktivität schlägt sich unmittelbar in der Business Performance und dem Geschäftserfolg nieder. Die Mitarbeiter müssen daher schnell und einfach auf ihre Dokumente zugreifen und diese teilen können – ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Dies ermöglichen digitale Arbeitsumgebungen.
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Direkter Datenzugriff und einfaches File Sharing sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung einer modernen und sicheren digitalen Arbeitsumgebung – für ungebremste Produktivität und das volle Engagement der Belegschaft. Folgende fünf Praxistipps helfen bei der Umsetzung:
Von überall zugreifen, jederzeit produktiv sein
Business basiert auf Daten – und die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Um diese Daten zu nutzen, verlässt sich jeder Mitarbeiter Tag für Tag schätzungsweise auf fast ein Dutzend Anwendungen. Das bedeutet: Wer unterbrechungsfreie Produktivität sicherstellen will, muss einen zuverlässigen Zugriff auf die Anwendungen gewährleisten. Zusätzlich müssen Mitarbeiter in der Lage sein, einfach und sicher auf Dateien zuzugreifen und sie jederzeit geräte- und ortsunabhängig synchronisieren und freigeben zu können.
Anwendungszentriertes Sicherheitsmodell
Zum Schutz von Arbeitsumgebungen reichte bislang eine Firewall aus, die das Rechenzentrum abschirmte. Dies funktionierte einwandfrei, solang alle Mitarbeiter in ein physisches Büro marschierten und sich vor Ort ins Unternehmensnetzwerk einloggten. Heute ist die Belegschaft dagegen zunehmend mobiler und arbeitet auch in entlegenen Gebieten. Das Prinzip Firewall kann in vielen Fällen nicht mehr ausreichend sein.
Eine digitale Arbeitsumgebung erfordert vielmehr einen digitalen Schutzanzug. Der Zugriff auf die Dateien sollte über kontextabhängige Zugangsrichtlinien erlaubt oder unterbunden werden – die Basis hierfür liefern die fünf W-Fragen: wer, was, wann, wo und warum. Zudem sollte es möglich sein, auch Bedrohungen zu erkennen, die vom Benutzer selbst ausgehen – beispielsweise zu viele Downloads oder der Zugriff auf Dateien, für die er keine Freigabe hat.
Flexibilität und Wahlfreiheit
Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Jedes hat seine spezifischen Business- und Regulierungsanforderungen. Die IT sollte daher frei wählen können, wo Daten gespeichert werden, ob On-Premise, in der Cloud oder in einer Kombination aus beidem. Eine File-Sharing-Lösung in einem digitalen Arbeitsumfeld sollte diese Wahlfreiheit bieten – ebenso wie eine Synchronisation über alle Speicherorte hinweg.
Blick über den Tellerrand der Datenfreigabe
Dateien sicher abzulegen, genügt heute längst nicht mehr. Nutzer müssen in der Lage sein, anhand dieser Dateien in Echtzeit mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten. Für den Digital Workspace bedeutet dies: Er muss über die reine Datenfreigabe hinausgehen und über eine Content-Collaboration-Plattform verfügen, die Sicherheit, Arbeitsabläufe, Mobilität und Produktivität der Benutzer gleichermaßen adressiert. Und er sollte der IT genau die Datensicherheit und -kontrolle gewährleisten, die diese benötigt, um die Mobilitätsanforderungen der Benutzer zu erfüllen.
- E-Learning im Job und Talent-Management
Unternehmen müssen im Talent-Management neue Wege gehen und verstärkt in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren. Folgende Tipps zum Thema E-Learning können den Experten von Right Management zufolge helfen, die Weichen in Sachen Skills und Ausbildung neu zu stellen und das Lernen attraktiv zu gestalten. - Tipp 1: Lernen ohne Ausbilder
Um Neues zu lernen, muss nicht immer ein Ausbilder präsent sein. E-Learning erlaubt Experten, Lehrpläne granular zu entwerfen, Kurse oder einzelne Lektionen aufzuzeichnen und alles über eine Online-Plattform abrufbar zu machen. Damit ist E-Learning ein wichtiger Schritt in Richtung selbstbestimmtes Lernen. - Tipp 2: Lernfreude im Team
Online- und selbstbestimmtes Lernen bedeutet nicht notwendig allein lernen. Die gemeinsame Schaffung von Lerninhalten sowie das Kategorisieren und Teilen von Content sind gut geeignet, einen Geist der Zusammenarbeit zu schaffen. Geschieht das unter Zuhilfenahme von Elementen aus Social Media, Smartphone-Apps und Spielen, erleben die Mitarbeiter die Faszination der Echtzeit-Zusammenarbeit. - Tipp 3: Lernen überall und jederzeit
In der modernen Business-Welt erweist sich der allgegenwärtige und zeitunabhängige Zugang auch zu sehr spezialisierten Informationen als großer Segen. Ein Lern- beziehungsweise Talent-Management-System sollte dabei auch stark die Aspekte einer zunehmend mobilen Welt berücksichtigen. - Tipp 4: Produktive Lernportale
Bei Weiterbildungsmaßnahmen ist zu vermeiden, dass sich Mitarbeiter langweilen und länger aus dem produktiven Business abgezogen werden. Das gelingt am besten über geeignete Lernportale, vor allem wenn sie populäre Trends wie zum Beispiel Gamification und Mikro-Learning berücksichtigen. Lernen wird so zur arbeitsbegleitenden Sofortmaßnahme, über die Mitarbeiter kontinuierlich ihre Qualifikation verbessern. - Tipp 5: Talent-Management & Learning
Lernen ein starker Treiber für Qualität und Leistung. Sicht- und messbar wird das aber nur, wenn die Disziplinen E-Learning, Personalwesen und IT ihre Synergien ausschöpfen. Tools, die E-Learning und Talent-Management-Programme zusammenführen, sind dafür eine gute Basis. - Tipp 6: Lernbereitschaft fördern
Um Lernakzeptanz bei den Mitarbeitern zu erzielen, empfiehlt sich für Unternehmen ein Mix aus traditionellem Lernen und digitalen, selbstbestimmten Lernprogrammen. Letztere wiederum sollten die gesamte Palette von einfachem E-Learning über Mischprogramme bis hin zu virtuellen 3D-Elementen abdecken.
Nutzererfahrung
Genervte Nutzer sind nicht nur unproduktiv, sie neigen auch dazu, ihre eigenen Lösungen zu finden, ohne sich dafür den Segen der IT-Abteilung einzuholen. Laut den Analysen der Economist Intelligence Unit sind Mitarbeiter, die glauben, dass an ihrem Arbeitsplatz mobile Technologie effektiv zum Einsatz kommt, kreativer, zufriedener und produktiver am Arbeitsplatz. Eine hervorragende Nutzererfahrung sollte daher im Fokus jeder digitalen Arbeitsumgebung stehen. Der bequeme und reibungslose Dateizugriff über Geräte und Netzwerke hinweg ist dabei ein zentraler Schlüssel. Ganz gleich, ob Mitarbeiter ihre Daten an einem oder mehreren Orten ablegen – der Zugriff über eine einzige zentrale Stelle auf alle Geräte ist entscheidend für ein erstklassiges Benutzererlebnis.
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