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Mit dem Wandel der Arbeitswelt ist Produktivität nicht mehr zwangsläufig an einen bestimmten Ort gebunden. In Zeiten der Flexibilität kann der Arbeitsplatz viele Formen annehmen: ob im Großraum- oder Einzelbüro, zuhause im Homeoffice, unterwegs, im Coworking-Space, remote oder hybrid. Die Vielzahl an Möglichkeiten nutzen diejenigen Unternehmen am besten, die ihren Mitarbeitern die individuelle Gestaltung ihres Arbeitsumfeldes ermöglichen, um den digitalen Burnout zu vermeiden.
Grundsätzlich gilt: An der Digitalisierung der Prozesse und Strukturen führt kein Weg vorbei. Wie können Personalverantwortliche diese Entwicklungen berücksichtigen, ihren Mitarbeitern helfen, ihren Arbeitsplatz so angenehm wie möglich zu gestalten und so aktiv zur Zufriedenheit der Belegschaft beitragen?
Digitaler Arbeitsplatz - von der Not zur Tugend
Mit Beginn der Corona-Pandemie mussten zahlreiche Unternehmen von analog auf digital umstellen. Besonders den Mittelstand, der in Sachen Digitalisierung immer noch Nachholbedarf hat, stellte diese Veränderung vor große Herausforderungen.
Nach drei Jahren Pandemie herrscht jedoch eine neue Normalität: Laut dem Mittelstandsbarometer 2022 des Beratungsunternehmens EY hat mehr als die Hälfte der mittelständischen Unternehmen einen Digitalisierungsbeauftragten auf Geschäftsführungsebene. Effizienzsteigerung und Flexibilisierung stehen bei knapp 60 Prozent auf Platz eins der wichtigsten Ziele.
Der digitale Arbeitsplatz hat sich inzwischen von der Not zur Tugend entwickelt. Wer angesichts des Fachkräftemangels bestehen will, kommt nicht daran vorbei, die Arbeitsstrukturen zu flexibilisieren. Konkret heißt das: Wer kann, bietet flexibles Arbeiten in Form von Homeoffice-Verträgen oder hybriden Modellen an. Die meisten Unternehmen haben in den vergangenen zwei Jahren entsprechende Strukturen eingeführt.
Da aber mitten in der Pandemie alles sehr schnell gehen musste, waren die Beschäftigten in der analogen Arbeitsplatzgestaltung auf sich allein gestellt. Für lange Entscheidungsprozesse und Umgewöhnung blieb im Krisenmodus nicht viel Zeit. Jetzt ist es an der Zeit für ein Check-up: Fühlen sich die Mitarbeiter wohl - am Schreibtisch zuhause wie auch vor Ort? Was brauchen sie, um noch zufriedener und damit auch produktiver zu sein? Stehen sie bereits kurz vor dem digitalen Burnout?
Neue Bedingungen und Bedürfnisse
Diesen Fragen jetzt nachzugehen, ist eine wichtige Aufgabe für Personaler und HR-Manager. Denn die Bedingungen auf dem Arbeitsmarkt haben sich verändert - und mit ihnen auch die Bedürfnisse der Beschäftigten.
Dabei sind jedes Unternehmen, jedes Team und letztlich jeder Mitarbeiter unterschiedlich. Was ihnen fehlt, um noch effizienter und agiler zusammenzuarbeiten, können HR-Manager nur im direkten Kontakt herausfinden. Umfragen, persönliche Gespräche oder Workshops mit Externen können helfen, die konkreten Anforderungen zutage zu fördern.
Drei Tipps für den modernen Arbeitsplatz
Wer den Arbeitsplatz optimieren will, kann sich an drei Punkten orientieren, die in jedem Betrieb wichtig sind:
Gesundheit steht an erster Stelle - Die körperliche und mentale Gesundheit aller hat oberste Priorität. Deswegen trägt der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht und hat das Wohlbefinden der Arbeitnehmer nach konkreten Vorgaben zu schützen. Nur ein ergonomischer und geräumiger Arbeitsplatz, der Standards für Größe, Beleuchtung, Temperatur und Luftqualität erfüllt, ist ein guter Arbeitsplatz. Über die genauen rechtlichen Vorgaben klärt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf. Darüber hinaus steht es dem Arbeitgeber frei, zusätzliche Gesundheitsangebote bereitzustellen - wie etwa Erholungs- und Teambuilding-Maßnahmen, Ruheräume, Betriebssport oder andere gesundheitsfördernde Leistungen.
Technische Bestausstattung - In einer digitalen Arbeitswelt benötigt die Belegschaft digitale Tools und Systeme. Dass die Mitarbeiter stets mit neuen Geräten, aktueller Software und möglichst nutzerfreundlichen Cloud-Systemen ausgestattet sind, ist daher ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. So arbeitet es sich schnell, agil, sicher und mit flexiblem Zugang von überall aus. Aber herrschen dafür auch im Home-Office oder Coworking-Space die optimalen Bedingungen? Das HR-Team kann hier eventuell noch einmal nachbessern: Es ist wichtig, dass den Mitarbeitern genügend Raum und Privatsphäre zur Verfügung stehen, um konzentriert zu arbeiten und vertrauliche Daten auch zuhause sicher abzurufen.
Persönlicher Austausch als Hauptfunktion des Büros - Ein hybrides Arbeitsmodell, bei dem die Angestellten ihre Arbeit teilweise zuhause und teilweise im Betrieb verrichten, kann auch den Anstoß für eine Neugestaltung der Räume geben: Das Homeoffice ist für viele der richtige Ort für die Aufgaben, die sie allein, fokussiert und in Ruhe erledigen wollen. Das Büro wiederum ist der Raum für Meetings in großer Runde und für den nach wie vor wichtigen zwischenmenschlichen Kontakt. Für die Unternehmen heißt das: Die Büroräume vor Ort bieten den besten Raum für den informellen Austausch mit Kollegen, aber auch für vertrauensvolle Gespräche zu laufenden Projekten.
Mehr Wohlbefinden sichert den langfristigen Unternehmenserfolg
Ein hoher Wohlfühlfaktor bei der Arbeit ist kein Luxus, sondern ein Muss - zumindest, wenn Unternehmen Wert auf ihre wichtigste Ressource legen: die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn diese verbringen einen Großteil ihrer Zeit im Dienst ihres Arbeitgebers und wünschen sich dabei ein gesundes, effizientes und an ihre individuellen Bedürfnisse angepasstes Umfeld.
Personaler und HR-Manager tragen als wichtige Vermittler zwischen Geschäftsführung und Belegschaft entscheidend dazu bei, dass die Belegschaft auf allen Ebenen noch motivierter und zufriedener zusammenarbeitet und dem Unternehmen langfristig treu bleibt. Neben karrierespezifischen Aspekten wie etwa einem angemessenen Gehalt oder persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten geht es auch darum, sich regelmäßig mit den Mitarbeitern auszutauschen, Maßnahmen zur Gesunderhaltung anzubieten oder für ein angenehmes soziales Umfeld innerhalb des Teams zu sorgen. (jd)