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Um virtuelle oder hybride Events zu veranstalten, bauen viele Unternehmen hauseigene digitale Event-Plattformen auf. So können sie vom kurzen Webinar bis zur komplexen Kundenveranstaltung, von der Hauptversammlung bis zum Townhall Meeting alle Veranstaltungsformate professionell, datenschutzkonform und im eigenen Corporate Branding umsetzen. Dafür wird idealerweise eine Plattform-Lösung benötigt, die sich genauso wie ein CRM- oder ERP-System nahtlos integrieren lässt. Doch worauf kommt es bei der Einführung einer Enterprise-Event-Plattform genau an?
Interaktive User Journey
Eine Event-Plattform ist heute weit mehr als nur die Zusammenschaltung von Video-Streams. Die rundum abgesicherten Cloud-Lösungen begleiten die Veranstalter, die Vortragenden und die Teilnehmenden in einer ausgefeilten User Journey von der Einladung, Anmeldung und Pre-Event-Phase über die Veranstaltung bis hin zu deren Nachbereitung.
Viele Unternehmens-Events haben inzwischen längst das Produktionsniveau von TV-Shows erreicht. Mit dem Unterschied, dass es oft mehr als einen Hauptkanal gibt und das Publikum das Geschehen in der Regel nicht nur passiv konsumiert, sondern durch zahlreiche interaktive Elemente direkt in die Veranstaltung involviert ist.
Wie viel Raum der Interaktion generell eingeräumt wird, entscheidet der Veranstalter - immer abhängig von dem geplanten Event-Format und der jeweiligen Zielgruppe. Allerdings werden nicht alle Funktionen bei verschiedenen Veranstaltungsarten benötigt. Daher ist es wichtig, dass die Plattform diese Modularität und Flexibilität zulässt.
Matching-Tools
Daran haben wir uns bereits gewöhnt: Fragen aus dem Publikum werden den Vortragenden direkt zugespielt oder durch ein Redaktionsteam bearbeitet. Ein Chat-Kanal, auch Emotional-Chat genannt, weil er direkte Reaktionen des Publikums transportiert, ermöglicht Feedback, das sofort für alle sichtbar ist. Live-Umfragen sorgen für Stimmungsbilder oder inhaltlichen Input.
Besonders wirksam und unterhaltsam bei interaktiven Events sind Breakout-Sessions und gezielte 1:1-Networking-Situationen. Matching-Tools helfen mit Hilfe von Algorithmen passende Personen einander zuzuordnen und so gewinnbringende Gespräche zu ermöglichen.
Diese Elemente, die eine Veranstaltung stark aufwerten, sollten nicht in der Benutzeroberfläche versteckt sein, sondern als dramaturgischer Teil des Veranstaltungsprogramms im passenden Moment anmoderiert werden. So entsteht das Event als gut strukturiertes, gemeinsames Erlebnis.
User Experience für Organisationsteams
Eine attraktive User Experience ist jedoch nicht nur für das Publikum, sondern auch im Backend essenziell. Im Idealfall wird eine Event-Plattform von mehreren Abteilungen im Unternehmen genutzt. Teams aus Marketing, Vertrieb, Personalabteilung und Investor Relations setzen die Veranstaltungsplattform jeweils ein, um mit ihren Stakeholdern (Mitarbeitende, Kunden, Partner) im Austausch zu sein oder neue Leads zu gewinnen. Ein interdisziplinäres Event-Team, das in der Anwendung geschult ist, kann dabei helfen. So entwickelt sich eine umfassende sowie skalierbare Event-Strategie des Unternehmens. Je nach Ziel und Zielgruppe können dabei sogar ganz neue zusätzliche Geschäftsmodelle entstehen.
Mehr als nur Corporate Design
Zu der unmittelbaren Umsetzung gehört meist am Anfang die Definition maßgeschneiderter Designs, die in der Event-Plattform hinterlegt werden. Die Design Grids sollten dabei dem Corporate Design über das bloße Hochladen eines Logos hinaus umfassend entsprechen. Insbesondere bei einer Vielzahl von Events müssen die einzelnen Organisations-Teams in der Lage sein, die jeweils notwendigen Module für das individuelle Event selbständig auszuwählen, zusammenzustellen und anzupassen.
Damit aber nicht genug: Die Steuerung der Zugangsbeschränkungen, verschiedene DSGVO-konforme Anmelde- und Registrierungs-Optionen sollten der Unternehmens-Policy entsprechen und für die Organisationsteams übersichtlich auswählbar sein. Für das Live-Streaming eines Events wird eventuell zusätzlich externer Support nötig, wie zum Beispiel Kamerateams, technische Regie und weitere Produktionsservices.
Event-Produktion im virtuellen Livestreaming-Studio
Soll die Videoproduktion komplett virtuell (remote) stattfinden, kann das in der Regel in gleichbleibend hoher Qualität innerhalb der Event-Plattform realisiert werden. Zusätzliche Tools sind dafür in der Regel nicht notwendig. Die Reisetätigkeit wird dann - wenn gewünscht - reduziert. Ein in die Event-Plattform integriertes Browser-basiertes Livestreaming-Studio ermöglicht eine komfortable Steuerung digitaler Veranstaltungen. An dem virtuellen Regieplatz können Operator Speaker auf die Bühne holen, Onscreen-Titel einblenden, Präsentationen steuern, vorproduzierte Filmpassagen starten sowie Q&A- und Umfrage-Sessions managen.
Event-Plattform als Mediathek
Von guten Event-Plattformen profitieren die Teilnehmenden sowohl vor Ort als auch remote. Standard ist, dass Veranstaltungen mehrere Bühnen und Räume haben können, zwischen denen die Teilnehmenden gegebenenfalls hin- und herwechseln. Aufzeichnungen ermöglichen Verpasstes nachzuholen. Sie sind besonders beliebt und werden vom Publikum oft schon vorausgesetzt.
Die Inhalte der einzelnen oder einer Reihe von Veranstaltungen lassen sich von den Veranstaltern über das einzelne Event hinaus zu einem Archiv oder einer Mediathek ausbauen, neu sortieren und wiederveröffentlichen. Die langfristige Verwertung der gesammelten Inhalte gehört deshalb wie die Vorbereitung und Umsetzung der Veranstaltungen zu einer umfassenden Event-Strategie und sollte von der Plattform unterstützt werden.
Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur
Damit die Event-Plattform keine Insel-Lösung darstellt und optimal zur Leadgenerierung, für Mitarbeiter-Versammlungen und andere Use Cases genutzt werden kann, sind individuelle Schnittstellen zu den bestehenden Systemen, wie beispielsweise dem CRM-System notwendig. Die Daten aus der Plattform fließen dann nahtlos in z.B. Salesforce- bzw. SAP-Systeme ein und umgekehrt.
Fortgeschrittene Event-Plattformen stellen sämtliche Funktionalitäten als reine SaaS-Lösung zur Verfügung. Dabei sollte sichergestellt sein, dass die Plattform auch unter der eigenen Webadresse betrieben werden kann, zum Beispiel als Subdomain der Unternehmenspräsenz oder unter einer eigenen Domain für die Veranstaltung.
In dieser Form ist eine Event-Plattform skalierbar, kann um neue Module erweitert werden und zukünftige Entwicklungen antizipieren. Denn die Evolution der Formate für Online- und Hybrid-Events ist im vollen Gange. Zahlreiche neue Entwicklungen sind absehbar. Unternehmen, die sie schnell in ihre interne und externe Kommunikation integrieren und dem eigenen Publikum als erstes präsentieren können, werden am stärksten vom zu erwartenden Wow-Effekt profitieren. (mb)