Wer eine Rechnung einscannt und als PDF per E-Mail zur Freigabe verschickt, betreibt noch keine Digitalisierung, da die einzelnen Informationen der Rechnung nicht digital operabel sind. Um es zu werden, muss sie gescannt werden, eine OCR (OpticalCharacter Recognition) muss die Bilddaten in digital weiterverarbeitbare Informationen verwandeln und automatisch Kopf- und Positionsdaten erkennen. Basiert die Rechnung auf einer Bestellung, werden die Positionsdaten über die erkannte Bestellnummer automatisch mit den Bestelldaten im ERP-System verglichen. Bei Übereinstimmung leitet ein Workflow den Datensatz an die Finanzbuchhaltungssoftware zur Zahlung weiter.
Lesetipp: Elektronische Rechnung - Es geht auch ohne Papier
Damit wird deutlich, was einen echten digitalen Prozess auszeichnet: maschinelle Verarbeitung digital operabler Informationen und ihr systemübergreifender Austausch durch Kopplung der beteiligten Systeme.
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Die in einem Product-Lifecycle-Management-(PLM)-System vorhandene Information ist ein weiteres Beispiel. Hier geht es um Daten, Dokumente und Prozesse im Zusammenhang mit der Produktentstehung und dem Produktmanagement. Ebenso wie die genannte Rechnung ist ein Änderungsantrag für ein Produkt in PDF-Form noch keine digital operable Information. Die elementare Information des Antrags lautet „Ändere Teil A in dieser Art und Weise“. Sie muss separat vorliegen und mit dem dazugehörigen Bauteil im PLM-System verbunden werden. Nur auf diese Weise lässt sich automatisiert ein Zusammenhang herstellen. Der Änderungsantrag im PDF-Format mit seinen 20 dort aufgeführten Änderungspositionen erlaubt eine solch vollständig digitale Zuordnung nicht. Nicht nur die Information über die Änderung, sondern auch die daraus folgende Aufgabe muss digital vorliegen und mit der Änderungsdokumentation verbunden werden.
Für einen digitalen Geschäftsprozess im PLM-Kontext genügt es also nicht, eine Aufgabe in Textform alsE-Mail zu versenden und die Dokumente, die zur Aufgabe gehören, als Anhang. Sondern die Aufgabe muss im PLM-System über eine Aufgabenakte vergeben werden und die Dokumente liegen nur einmal vor. Die Aufgabenakte begleitet den Änderungsprozess, der im PLM-System alle mit der Änderung verbundenen Produktdaten und Dokumente lenkt.
- Lifecycle Management in 8 Phasen
Wann ist es Zeit, einen Server auszutauschen? Neben dem materiellen Wert sind weitere Faktoren zu beachten. Quocirca hat dafür ein 8-Punkte-Modell entwickelt. - Punkt 1: Materiellen Wert der Hardware
Der erste Bereich erfasst den materiellen Wert der Hardware. Der Gerätewert soll natürlich exakt aufgenommen und in einer automatischen Inventur ständig nachverfolgt werden. Der Schlüsselbereich ist hier der Abgleich mit dem Businessnutzen: Wie gut erfüllt die Hardware ihren Zweck? Das mündet in "Was wäre wenn?"-Betrachtungen und in Empfehlungen für die künftige Ausrüstung. - Punkt 2: Beratung
Durch eine Beratung lernt das IT-Management die möglichen Optionen kennen. Das umfasst beispielsweise, welche Ebenen die Virtualisierung erreichen soll und ob der Einsatz einer Private oder Public Cloud den passenden Mix von Funktionen für das Business bereitstellt. Diese Optionen gehen dann in die Planung der Hardware-Beschaffung ein. Dieses Feld ist nahe an der Vollendung, wenn die Argumentation so ausgereift ist, dass das Business die Gründe für eine Anschaffung nachvollziehen kann. - Punkt 3: Beschaffung
Die Beschaffung baut auf eine konstante Beziehung zu den Lieferanten auf. Das bezieht auch die Möglichkeit ein, den Einkauf an externe Partner auszulagern. Diese erhalten aufgrund von Skalenvorteilen einen guten Preis und sie können dank ihrer Marktkenntnis einschätzen, wann eine neue Technik reif für den Einsatz ist. - Punkt 4: Bereitstellung
Wer seine Bereitstellung perfektionieren will, testet neue Geräte intensiv in einer nachgebildeten Umgebung, um sie störungsfrei ins System integrieren zu können. Zudem achtet er darauf, die Hardware energieeffizient aufzubauen. - Punkt 5: Betrieb
Der Betrieb erfolgt automatisiert. Das System wird fortlaufend analysiert, um vorausschauend eingreifen zu können. Mit zunehmender Reife wird der Betrieb als Teil der Lieferkette verstanden. Daran schließt sich ein automatisiertes Lizenzmanagement an, um die Nutzung der Geräte genau zu dokumentieren und ständig mit dem Bedarf abzugleichen. Wer diese Bereiche permanent weiterentwickelt, erkennt den Zeitpunkt, wann der Tausch einer Hardware geschäftlich sinnvoll erscheint. Auch bei der abschließenden Entsorgung können Unternehmen Perfektion erlangen. - Punkt 6: Geräte stilllegen
Werden Geräte stillgelegt, sollte ihr Zweck und Nutzen für das Business präsent sein. Ein Plan für das exakte Vorgehen sollte bereitliegen, um Unterbrechungen zu vermeiden, und die Stilllegung voll überwacht werden, um Verbesserungen zu ermöglichen. - Punkt 7: Datenvernichtung
Die anschließende Datenvernichtung bezieht das Risikoprofil des Unternehmens ein. - Punkt 8: Entsorgung
Dieser Schritt hängt eng mit der Entsorgung zusammen: Soll das Gerät im Unternehmen als Ersatz bereitgehalten oder auf dem Gebrauchtmarkt verkauft werden, werden die Daten gelöscht. Andernfalls wird das Gerät unbrauchbar gemacht und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend entsorgt.
Zwei Szenarien, die zeigen, was einen echten digitalen Prozess auszeichnet. Das bedeutet für ein Unternehmen, die hierzu notwendigen IT-technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die für die Digitalisierung drei wesentlichen Systembereiche sind im Kern das ERP-System (inklusive Supply Chain, BI und Instandhaltung) für die Verknüpfung von Produktion, Finanzen, Vertrieb und Service. Außerdem die Office-Welt inklusive möglicher Intranet- oder Portal-Lösungen und Customer Relationship Management sowie das PLM-System für den Bereich der Produktentstehung und des Produktmanagements.