Im Gegensatz zum privaten Chat ist es im geschäftlichen Kontakt entscheidend, wie man beim Gegenüber ankommt. Um ein optimales Videogespräch mit dem Kunden zu führen, sind Kniffe wichtig. Welche, weiß Erik Boos von Snapview. Er hat folgende sieben Tipps parat:
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1. Trotz aller Vertrautheit mit Videochats und Angeboten wie Facetime stehen dem Einsatz im Geschäftsleben noch Hürden gegenüber. Die Angst, etwas falsch zu machen, ist vor allem zu Beginn groß, auch auf Seiten der Kunden. Um ihnen Kommunikation via Video schmackhaft zu machen, ist es wichtig, das Thema nicht technisch anzugehen. Begriffe wie Screensharing oder Videoberatung sollten IT-Spezialisten meiden. Besser: Den Kunden nur darauf hinweisen, dass er für eine Präsentation an einem Gerät mit Internet-Verbindung sitzen sollte. So wird der Einstieg auf niederer Schwelle erleichtert.
2. Auch bei einem Gespräch über Videochat ist es wichtig, das Eis zu brechen. Zum Einstieg hilft etwas Smalltalk, um miteinander warm zu werden. Das gelingt ganz einfach durch die Vorstellung der Firma und des Beraters. Hier ist eine Folie mit Testimonials, Kundenbewertungen oder etwas Persönlichem über den Berater hilfreich. Anschließend kann man die Brücke zum Gegenüber schlagen, indem es zum Beispiel fragt, wie es ihm geht oder ob es gestern das Fußballspiel im Fernsehen gesehen hat.
3. Nach den ersten Minuten einer Videosession kann es sein, dass die Aufmerksamkeit beim Kunden nachlässt. Die erste Aufregung ist überwunden, der Blutdruck fällt etwas ab. Die Konzentration schwindet. Profis schaffen es, ihr Gegenüber an dieser Stelle nicht zu verlieren. Das gelingt, indem man während der Videoberatung eine Art Reiseführer spielt. Berater erklären einfach, was genau zu sehen ist, was als Nächstes passiert und was die kommenden Schritte sind.
4. Ein Tipp für noch ungeübte Videoberater ist, während des Gesprächs das Videobild durch ein Standbild des Beraters zu ersetzen. Mit dem Hinweis, dass sich jetzt beide Seiten auf die am Bildschirm gezeigte Präsentation konzentrieren, akzeptiert das ein Kunde meist gerne. Vielleicht ist er sogar dankbar dafür, seine Aufmerksamkeit ganz auf die Präsentation lenken zu können.
- Der Fauch-Pas
Ein Bewerber nutzte sein Video-Job-Interview dazu, seinem potentiellen neuen Arbeitgeber die Familienkatze vorzustellen. Bei einem anderen trottete der vierbeinige Hausfreund seelenruhig während des Bewerbungsgesprächs durch das Bild. John Reed findet hierzu klare Worte: "Das ist keine Zeit, um sein Privatleben auszubreiten. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie sich in einem Raum befinden, zu dem Haustiere keinen Zugang haben." - Der verkannte Gourmet
Einige IT-Entscheider bekamen zum Bewerbungsgespräch per Video nicht nur den Kandidaten, sondern auch seine Leibspeise zu sehen. In einem Fall konnte ein Bewerber einfach nicht ohne die wichtigste Mahlzeit des Tages und verspeiste sein Frühstück gänzlich während des Job-Interviews. "Tun sie das einfach nicht", empfiehlt Reed. "Essen sie stattdessen vor oder nach dem Vorstellungsgespräch. Akzeptabel ist höchstens ein Glas Wasser, von dem sie aber höchstens ab und an nippen." - "Es passt gerade nicht so gut, Schatz"
Sie führen gerade ein Vorstellungsgespräch per Skype, als plötzlich Ihr Smartphone klingelt. Was tun Sie? Für einen Bewerber war der Fall klar: Rangehen und erst einmal während des Interviews mit der Freundin telefonieren. In einem anderen Fall bekam der Arbeitgeber die Ehefrau eines potentiellen Kandidaten zu sehen - im freizügigen Dusch-Outfit. Analyst John Reed gibt dazu folgenden Tipp: "Stellen Sie sicher, dass sie entweder alleine sind und Ihr Bewerbungsgespräch ungestört führen können, oder sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitbewohner, Familie oder Freunde wissen, dass Sie nicht gestört werden dürfen." - Die süßen Kleinen
"Mami, was machst du da?" - fragte das Kind einer Job-Kandidatin während des Vorstellungsgesprächs ganz unverblümt ins Kameraobjektiv. Das war bestimmt ganz süß - aber trotzdem mehr als unpassend. Auch hier empfiehlt Reed, potentielle "Störquellen" bereits im Vorfeld zu eliminieren. - Das Dezibel-Desaster
Ein anderer Job-Kandidat führte sein Video-Interview, während im Hintergrund die Grundsanierung seiner Wohnung abgeschlossen wurde. Was für einen Eindruck das hinterlassen haben muss, kann man sich lebhaft ausmalen. "Finden Sie unbedingt einen ruhigen, abgeschlossenen Raum, wo Sie Ihr Job-Interview ungestört absolvieren können. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie Ihrem potentiellen Arbeitgeber die Situation erklären und das Interview wenn möglich verschieben", empfiehlt Reed. - Wenn der Postmann ...
... mitten im Bewerbungsgespräch klingelt es an der Tür, der Kandidat springt auf und nimmt eine Paketsendung entgegen. "Das ist genauso geschehen - und zwar mir persönlich", erzählt John Reed. "Ich führte das Interview, als der Kandidat plötzlich sagte: 'Entschuldigen Sie mich einen Moment'. Er ging zur Tür und wir konnten hören, wie er die Sendung quittierte. Ein schwerwiegendes No-Go." - Kleider machen Leute
Auch dieser Punkt scheint für einige Bewerber im vermeintlich sicheren "Cyberspace" nicht zur Selbstverständlichkeit gehören. Die von Robert Half Technology befragten IT-Entscheider berichten von Bewerbern in Flip-Flops und Tanktop und Kandidaten, die sich erst während des Gesprächs ankleiden. Auch hier hat Experte Reed einen Tipp: "Behandeln Sie ein Job-Interview per Video wie ein echtes Bewerbungsgespräch. Heutzutage ist die allgemeine Unternehmenskultur zwar deutlich lockerer und offener - dennoch sollten Sie sicherstellen, dass Sie bei einem Vorstellungsgespräch angemessen gekleidet sind. Schließlich drückt ein seriöses Äußeres auch aus, dass Sie Ihre Bewerbung ernst nehmen."
5. Damit die Präsentation reibungslos läuft, sollten Berater grafisch aufbereitete Verkaufshilfen einsetzen. Absolute No-Gos sind jedoch lange Texte oder PDFs, in denen gescrollt werden muss. Bilder und Statistiken über die Software, die verkauft werden soll, sind hingegen optimal. Auch eine Führung durch die Software, in der jeder Schritt erklärt wird, kommt gut an und bietet die Chance, gezielt auf Fragen einzugehen können.
6. Wichtig ist zudem, unbedingt auf den Datenschutz zu achten. Das gilt vor allem für Kundendaten auf dem Bildschirm, wie auch im Blickfeld der Webcam. Profis nutzen daher zwei Bildschirme. Auf dem einen bereiten sie Folien oder nächste Schritte vor. Auf dem zweiten präsentieren sie diese dann dem Kunden. Empfehlenswert sind auch sogenannte Blacklists. Darauf ist hinterlegt, was Kunden auf keinen Fall sehen dürfen, etwa Daten und Kundeninformationen aus vorherigen Beratungsgesprächen.
7. Auch auf das richtige Licht sollten Berater achten, wenn sie via Video einen Dialog führen. "Das Licht sollte schräg von vorne oben oder schräg von beiden Seiten kommen. Alles andere führt zu unschönen Schatten oder lässt den Spezialisten womöglich ganz im Dunkeln sitzen. Und schließlich sollte die Kleidung passend gewählt werden. Von Knallfarben und wilden Mustern wird abgeraten, weil sie in der Webcam sehr unruhig wirken. Zusätzlich sollte die Kleidung einen Kontrast zum Hintergrund bilden, damit der Berater nicht in diesem "verschwindet".