Projektmanager sind dafür verantwortlich, wichtige Vorhaben effizient abzuwickeln und dabei die Risiken im Griff zu behalten. Methoden für ein erfolgreiches Projektmanagement gibt es reichlich. Die kritische Frage für Verantwortliche lautet: Welche Methode passt zu meinem speziellen Projekt? Entscheider sollten dafür die wichtigsten Methoden und deren Stärken und Schwächen kennen.
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Projektmanagement - die wichtigsten Methoden
Wasserfallmodell
Viele Jahre lang galt die Wasserfallmethode als gesetzt, wenn es um Projektmanagement ging. Sie ist geprägt durch ein sequenzielles Vorgehen und wird in den unterschiedlichsten Branchen insbesondere für die Softwareentwicklung eingesetzt. Der Name geht auf die oft genutzte grafische Darstellung der als Kaskade angeordneten Projektphasen zurück. Projekte nach dem Wasserfallmodell bestehen aus statischen Phasen, die in einer vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden (Anforderungsanalyse, Design, Test, Implementierung, Wartung).
Die Stärken der Wasserfallmethode liegen unter anderem in den umfassenden Kontrollmöglichkeiten in jeder Projektphase. Der stark formalisierte Prozess erhöht zudem die Chance, dass im Vorfeld wirklich alle Anforderungen berücksichtigt werden. Diesen Vorteilen stehen allerdings gravierende Nachteile in Sachen Flexibilität gegenüber, wenn sich etwa Rahmenbedingungen oder Eckdaten des Projekts während der Laufzeit ändern. Gerade in Digitalisierungsvorhaben sind solche Veränderungen eher die Regel als die Ausnahme. Auch deshalb ist das Wasserfall-Modell in den vergangenen Jahren stark in die Kritik geraten.
Agile Methoden
Einen grundsätzlich anderen Ansatz im Projektmanagement verfolgen agile Methoden. Entwickelt wurden sie vorrangig für Projekte, in denen es auf Flexibilität und Geschwindigkeit ankommt. Agile Vorhaben sind geprägt durch kurze Auslieferungszyklen, die in sogenannten Sprints organisiert werden. Am besten eignen sich agile Methoden für Projekte, die relativ wenig Kontrolle, dafür aber Echtzeitkommunikation innerhalb kleiner, motivierter Teams benötigen. Agiles Projektmanagement setzt auf ein hohes Maß an Interaktivität zwischen allen Beteiligten, das schnelle Anpassungen während der Laufzeit erlaubt.
Insbesondere in Softwareentwicklungsprojekten setzten sich agile Methoden auf breiter Front durch. Probleme lassen sich damit leichter identifizieren, Modifikationen können die Teams schon früh im Entwicklungsprozess vornehmen, ohne dafür den Abschluss aufwändiger Testläufe abwarten zu müssen. Die Protagonisten agiler Methoden versprechen unter anderem reduzierte Risiken, sofortiges Feedback, weniger Komplexität und am Ende schnellere Ergebnisse.
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Hybride Methoden
Viele Teams bevorzugen entweder das Wasserfallmodell oder agile Methoden. Es gibt aber auch Konstellationen, in denen sich die Vorteile beider Ansätze kombinieren lassen. So lassen sich beispielsweise die Anforderungsanalyse und -beschreibung nach der Wasserfall-Methode organisieren. In den Design-, Entwicklungs- und Implementierungsphasen kann das Projektteam auf agile Methoden zurückgreifen.
Critical Path Method / Methode des kritischen Pfades
Die Critical Path Method (CPM) beschreibt ein stufenweises Vorgehen, das insbesondere die gegenseitigen Abhängigkeiten von Aktivitäten berücksichtigt. Es eignet sich vor allem für größere und komplexe Vorhaben. Ursprünglich entwickelt wurde die Methode des kritischen Pfades, um Investitionsvorhaben und Instandhaltungsarbeiten in Chemieanlagen systematisch zu planen und zu überwachen.
In CPM-Plänen werden die Vorgänge als Pfeile, die Ereignisse als Knoten und die Anordnungsbeziehungen wieder als Pfeile dargestellt. Wenn die benötigten Informationen über Dauer, Termine und Beziehungen vorliegen, lässt sich der kritische Pfad berechnen. Dabei werden die Zeitpunkte für die einzelnen Vorgänge und die sich daraus ergebenden Pufferzeiten kalkuliert. Jedes Ereignis und jeder Vorgang haben im zeitlichen Ablauf eine früheste (mögliche) und eine späteste (erlaubte) Lage. Projektmanager können damit unter anderem kritische von unkritischen Aktivitäten unterscheiden. Die Projektdauer lässt sich mit dieser Methode optimieren, Abhängigkeiten werden übersichtlich dargestellt. Kritiker monieren aber, dass damit auch eine gewisse Unsicherheit in der Zeitplanung verbunden sei.
Six Sigma
Six Sigma wurde ursprünglich von Motorola entwickelt, um Ausschuss in der Fertigung zu vermeiden und Prozesse zu optimieren. Streng genommen handelt es sich eher um ein Managementsystem zur Prozessverbesserung und um eine Methode des Qualitätsmanagements. In der Praxis folgt Six Sigma meist einer der beiden Methoden DMAIC (define, measure, analyze, improve and control) oder DMADV (define, measure, analyze, design and verify). Neben der traditionellen Rolle im Qualitätsmanagement werden Six-Sigma-Methoden und die damit verbunden Prinzipien mittlerweile verstärkt auch als Projektmanagement-Ansatz diskutiert.
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Scrum
Der Begriff Scrum (engl. für Gedränge) beschreibt ein Vorgehensmodell für das Produkt- und das Projektmanagement. In der Regel ist Scrum Teil eines agilen Frameworks. Die Grundidee beruht auf der Erfahrung, dass viele Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um sie in einem vollumfänglichen Plan zu fassen. Ein wesentlicher Teil der Anforderungen und Lösungsansätze ist zu Beginn unklar. Diese Unklarheit wollen die Scrum-Praktiker schrittweise beseitigen, indem sie immer wieder Zwischenergebnisse schaffen.
Sogenannte "Scrum Sessions" oder auch "30 Tage-Sprints" werden dabei genutzt, um einzelne Aufgaben zur priorisieren. Anstelle eines Projektmanagers begleitet ein Scrum Master das Team und ist dafür verantwortlich, dass die Scrum-Regeln eingehalten werden und das Vorhaben gelingt. Er agiert weniger als klassische Führungskraft denn als Coach für den Prozess, der Hindernisse aus dem Weg räumt. Im Scrum-Prozess können mehrere kleine Teams unabhängig voneinander an speziellen "Tasks" arbeiten. Für die Koordination und Ergebniskontrolle kommt wieder der Scrum Master ins Spiel.
Scrum wurde ursprünglich für die agile Softwareentwicklung konzipiert, wird aber mittlerweile auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt.
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Andere Methoden für das Projektmanagement
Neben den genannten gibt es eine Reihe weiterer Methoden für das Projektmanagement, die für Entscheider interessant sein können. Dazu gehören unter anderem die Event-Chain-Methode (ECM), Crystal, Feature Driven Development (FDD), Dynamic Systems Development (DSDM), Adaptive Software Development, Rational Unified Process (RUP), Lean Development sowie Prince2.
Wie so oft gibt es auch in Sachen Projektmanagement nicht die eine Lösung, die für alle Fälle passt. Ein wichtiger Faktor sind die Erfahrungen, die eine Organisation bereits gesammelt hat. Der Projektmanager spielt dabei eine entscheidende Rolle, wenn er die Vor- und Nachteile der Ansätze kennt und damit das Unternehmen unterstützt, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Wie sich Projektmanagement-Methoden bewerten lassen
Die Auswahl der jeweils passenden Projektmanagement-Methode ist ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess. Doch am Ende lohnt sich die Mühe, darin sind sich Projektmanagement-Experten einig. Nützlich dabei sind international anerkannte Standards wie das Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) des Project Management Institute (PMI). OPM3 hilft Unternehmen dabei, Projektmanagement-Fähigkeiten zu messen und Prozesse zu standardisieren. Projektverantwortliche können damit etwa Projektergebnisse bewerten und Best Practices definieren.
Konkrete Hilfen für die praktische Umsetzung veröffentlicht das PMI im Ratgeber "Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide". Die Experten diskutieren darin unter anderem High-Level-Prozesse, mit denen sich gängige Projektmanagement-Methoden für bestimmte Einsatzszenarien anpassen lassen. Bei der Entscheidung für eine Projektmanagement-Methode hilft ferner der PMI Methodology Tailoring Process.
Projektmanagement und die strategischen Vorteile
Für die Nutzung von Modellen wie OPM3 sprechen darüber hinaus auch strategische Gründe. Das primäre Ziele von OPM3 ist es, die übergreifenden strategischen Ziele einer Organisationen mit den verfolgten Projekten in Einklang zu bringen. Einige Unternehmen richten dazu sogenannte Enterprise Program Management Offices (EPMOs) ein. Deren Aufgabe ist es, in High-Level-Planungsprozessen sicherzustellen, dass für spezifische Projekte die richtigen Methoden eingesetzt werden. Dahinter stehen meist ganz konkrete Ziele, beispielsweise eine höhere Produktivität und Kundenzufriedenheit, das Erzielen von Wettbewerbsvorteilen und eine verbesserte Kostenkontrolle.
Weil Projektmanagement-Methoden unterschiedliche Stärken und Schwächen aufweisen, entscheiden sich nicht wenige Organisationen auch für mehrere Ansätze gleichzeitig. Welche Methode jeweils zum Einsatz kommt, hängt etwa ab von der Projektart, den organisatorischen Rahmenbedingungen und den Projektzielen. Am Ende geht es stets darum, standardisierte und bewährte Vorgehensweisen (Best Pratices) zu entwickeln, die sich aber an veränderte Bedingungen anpassen lassen.
Projektmanagement-Methoden - wichtige Auswahlkriterien
Für die Bewertung und Auswahl von Projektmanagement-Methoden gibt es eine Fülle von Faktoren und Kriterien, die Entscheider berücksichtigen sollten. Zu den wichtigsten gehören:
Strategische Ziele und Kernwerte der Organisation
Entscheidende Treiber für das Geschäft
Restriktionen
Stakeholder / Interessenvertreter
Risiken
Komplexität
Projektumfang und Kosten
Projektmanagement-Methoden: der Bewertungsprozess
Nach dem Prüfen der Bewertungskriterien gilt es, einen Prozess zum Identifizieren der besten Projektmanagement-Methoden zu entwickeln. Dieser sollte gelegentlich überprüft und an veränderte Bedingungen angepasst werden.
Die wichtigsten Schritte dabei sind:
Festlegen und Priorisieren der zentralen Projektziele
Alle Kriterien identifizieren, die von einer Projektmanagement-Methode beeinflusst werden und die sich umgekehrt auf eine Methode auswirken können
Alle verfügbaren Methoden auswählen, die für das Projekt besonders relevant sein könnten
Zeit investieren, um Methoden zu vergleichen und auf die Projektanforderungen hin abzuklopfen
Prüfen, welche Methode die besten Ergebnisse und die geringsten Risiken bringt
Feedback einholen und Unterstützung für das Projekt gewinnen
Dokumentieren der Methode sowie der Gründe für deren Einsatz
Einführen der Methode
Kontrollieren und bei Bedarf anpassen
Mit Material von IDG News Service
- 1. Unklare Arbeitslast
Bryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen. - 2. Undefinierte Erwartungen
Alle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia. - 3. Fehlende Management-Unterstützung
Die Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv. - 4. Methodik nach Schema F
Im Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt. - 5. Überlastete Mitarbeiter
„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet. - 6. Ungeteiltes Herrschaftswissen
Projekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann. - 7. Unklare Entscheidungsfindung
Im Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht. - 8. Fehlende Software
Exel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software. - 9. Gefahr des Ausuferns
Change Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist. - 10. Nicht "Nein" sagen können
Im Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man "nein" sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat. - 11. Mangelnder Zusammenhalt
Projektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3. - 12. Vergessener Arbeitsalltag
Hilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen. - 13. Zu häufige Meetings
Meetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren. - 14. Gut genug ist nicht immer gut
Sergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes. - 15. Nicht aus Fehlern lernen
Liz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden. - 15 Fehler beim Projektmanagement
Es gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.