Der Beschluss im Unternehmen ist gefasst: IoT wird eingeführt. Nun gilt es schnell eine erste Planung abzugeben. Üblicherweise wird ein Projektplan erstellt, die Arbeitspakete definiert, eine Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung aufgestellt. Dann folgen die Genehmigungsprozesse mit der anschließenden Realisierung. Wie immer sind all diese Prozesse auf langfristige Planung ausgelegt. Die Projektphasen sind klassisch aufgeteilt. Erst wenn die Projektplanung bis ins Letzte steht, kann eine Freigabe erfolgen.

Funktioniert das auch bei der Einführung von IoT? Anders als bei der Entwicklung von Maschinen(software), geht es nun nicht mehr nur um Funktionen, die einmal ausgerollt werden und für Jahre Bestand haben oder nur hin und wieder ein Update erfahren. Mit IoT geht es um das Miteinander von verschiedenen Systemen, die intelligente Datennutzung und Funktionen, die zusätzliche Mehrwerte bringen müssen. Einige wesentliche Dinge ändern sich:

• Plötzlich werden viele Rahmenbedingungen eines Projektes dynamisch.

• Veränderungen finden im Monats bzw. Quartalsrhythmus statt und nicht in mehrjährigen Zyklen.

• Eine Vielzahl von Verantwortungen im Unternehmen müssen einbezogen werden.

Doch vieles gilt es auch zu bewahren. All das hat massive Auswirkungen auf die einzelnen Schritte der Projektplanung.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 1

Zuerst benötigen wir eine Liste aller notwendigen Aktivitäten. Hier hilft ein moderiertes erstes Brainstorming mit der Zielstellung alle notwendigen Aktivitäten zu sammeln. Am besten mit einem Team aus allen beteiligten Abteilungen Geschäftseinheiten, IT, Produktentwicklung, Logistik, etc. - und wenn möglich Kunden. Das Kundenfeedback kann jedoch auch in separaten Workshops gesammelt werden.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 2

Recht schnell können die gesammelten Punkte in Kategorien und Themenblöcke eingeteilt werden. Hierbei empfiehlt es sich, lösungsbezogen vorzugehen und nicht alles nach Organisationseinheiten zu gliedern. Beispiele hierfür sind:

• Anbindung an die Lagerlogistik vorsehen

• Plattform für SaaS-Lösung bereitstellen

• einheitliche Vernetzungsstandards einführen

• eine App entwickeln

• Partner für bestimmte Aufgaben finden

Recht effizient entsteht ein logisches Bild von Themenblöcken, die es gilt im Rahmen eines IoT-Projektes abzuarbeiten.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 3

Nun sollten die Themenblöcke in eine Reihenfolge gebracht werden. Mögliche Fragestellungen sind:

• Was benötige ich, um diesen Punkt zu vollenden?

• Was muss ich vorher tun?

• Was treibe ich mit diesem Punkt voran?

Beispiel: Ein Unternehmen möchte die Energieüberwachung seiner Maschinen in Form einer App anbieten. In den Schritten 1-3 gilt es nun herauszufinden, was braucht es alles dazu: Beispielsweise: Wie erfolgt die Anbindung der Maschinen, auf welcher Plattform soll die App laufen, sollen weitere Funktionalitäten folgen, wie sieht das Geschäftsmodell dafür aus?

Dynamisches Projektmanagement Schritt 4

Nun gilt es, die Meilensteine zu definieren. Auf das Beispiel von oben zurückkommend ist ein Meilenstein zum Beispiel: Features der App sind definiert, das Feedback von Pilotkunden liegt vor, die Plattform ist ausgewählt und bereitgestellt, etc.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 5

Zu einer dynamischen Projektplanung gehört der Zeitfaktor. Nun kann ich einen Zeitraum festlegen und definieren was bis wann fertig ist. In einer einfachen Excel-Tabelle lässt sich das wie folgt darstellen.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 6

Ist die Roadmap erst einmal transparent, so können die Kosten und Ressourcenplanung integriert werden. Die Anzahl der notwendigen Personentage und/oder die damit verbundenen Investments (getrennt nach Capex bzw. Opex) werden in die Darstellung integriert. Selbstverständlich ist es möglich, die Verantwortung in Personengruppen aufzuteilen und so pro Personengruppe einen Meilenstein zu vereinbaren. Das ist insbesondere bei der Verwendung von agilen Methoden auf Basis des Scrum-Rahmens empfehlenswert.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 7

Nun können erneut die Meilensteine überprüft werden. Kernfragen lauten: Kann ich einen Meilenstein in mehrere Teile aufteilen, um meine Planung zu optimieren oder schneller am Markt zu sein? Kann ich mit einem nachfolgenden Task schon früher starten, wenn ich nur 70 Prozent des definierten Meilensteins erreicht habe?

Effezient kann die Zeitplanung angepasst werden. Auch sollte der Ansatz MVP (Minimal Viable Product) zum Einsatz kommen. Das ermöglicht schnelle Ergebnisse und Rückmeldungen während der Entwicklung.

Dynamisches Projektmanagement Schritt 8

Mithilfe der nun entstehenden Transparenz kann das IoT-Projekt kontinuierliche optimiert und verbessert werden. Ein wichtiger Faktor ist die Transparenz für alle am Projekt Beteiligten. Die Verwendung von agilen Methoden wie Scrum und MVP erlauben die kontinuierliche Anpassung. Regelmäßig sollte die Roadmap angepasst beziehungsweise überprüft werden - mindestens einmal im Monat.

So können Kundenwünsche rechtzeitig einbezogen werden und IoT-Lösungen rechtzeitig und angemessen in den Markt gebracht werden. Farben der Pfade zum Meilenstein sorgen für mehr Transparenz und ermöglichen eine einfache Status-Rückmeldung nach der Ampel-Methode.

Beispiel einer dynamischen IoT-Projektroadmap:

Letztlich ist es in einer dynamischen Projektplanung "normal" und verschmerzbar, wenn

• ein weiterer Task hinzu kommt,

• ein oder mehrere Meilensteine sich verschieben,

• neue Verantwortungen im Projekt einzubeziehen sind.