In den meisten Branchen haben Dienstleistungen einen deutlich höheren Anteil am Einkaufsvolumen als Bedarfsmaterialien. Zu den Spitzenreitern in diesem Bereich zählen neben Industriedienstleistern und Chemieparks auch die Versorger. Diese stellen die komplexen Infrastrukturen und Services wie Telekommunikation, öffentlicher Nahverkehr, Energie- und Wasserversorgung sowie Abwasserentsorgung zum Leben in der modernen Gesellschaft bereit. Um ihre Aufgaben bedarfs- und zeitgerecht erfüllen zu können, kaufen die meisten Versorger einen Großteil der dafür benötigten Dienstleistungen bei spezialisierten Fremdfirmen ein.

Sie stehen damit vor weitaus schwierigeren Aufgaben als bei der Beschaffung von physischen Gütern: Vielschichtige Leistungsbündel, wenig Markt- und Ausgabentransparenz sowie ein geringer Standardisierungsgrad machen den Dienstleistungseinkauf zu einer Königsdisziplin, die ein systematisches Lieferanten- und Kontraktmanagement erfordert.

Komplexe Leistungsverzeichnisse in der Praxis

Deutlich wird dies am Beispiel eines kommunalen Stadtwerks, das in einem Neubaugebiet Netzanschlüsse für Energie, Wasser und Telekommunikation herstellen soll. Dafür werden Dienstleister gesucht, die über die notwendigen Fachkenntnisse, Leistungsnachweise und Zertifikate verfügen.

Im ersten Schritt muss das Stadtwerk die Bedarfe für die einzelnen Gewerke in einem speziellen IT-Werkzeug planen und in mehrstufigen Leistungsumfängen für die benötigten Tief- und Rohrleitungsbauarbeiten zusammenfassen. Dazu nutzen die Planer die Leistungs- und Materialstämme im vorhandenen ERP. Um interessierte Dienstleister zur Angebotsabgabe aufzufordern, hat das Stadtwerk nun die Möglichkeit, die Dienstleistungen entweder öffentlich oder gezielt unter denjenigen Lieferanten auszuschreiben, mit denen Rahmenverträge bestehen. Ist diese erfolgt und haben bestimmte Anbieter den Zuschlag erhalten, generiert das ERP-System Bestellungen, die von den Anbietern in Form von Auftragsbestätigungen zurückgemeldet - oder gegebenenfalls korrigiert werden müssen.

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Ähnlich komplex gestalten sich die Prozesse für die Erfassung und Abnahme der Services, die für die Herstellung der Netzanschlüsse erforderlich sind. Da sich die Arbeiten der einzelnen Gewerke meist über mehrere Monate erstrecken, wird oft vereinbart, dass ein Auftragnehmer gemäß seinen Leistungen monatlich bezahlt wird, Stichwort: Teilaufmaße. Die monatliche Leistungsrückmeldung kann dabei als Basis für Gutschriftverfahren oder die elektronische Rechnungsstellung dienen.

Damit diese Leistungen vom Einkäufer genehmigt werden können, muss der Lieferant den Fortschritt seiner Tätigkeiten genau dokumentieren. Dasselbe gilt für ungeplante Leistungen während der laufenden Netzanschluss-Arbeiten, die zu einem erhöhten Aufwand führen, etwa wenn sich die Grabungsarbeiten schwieriger gestalten als ursprünglich gedacht. Nur wenn der Lieferant seine zusätzlichen Leistungen für den Anforderer dokumentiert und nachvollziehbar macht, können diese auch entsprechend vergütet werden.

Kaum EDI bei kleineren Lieferanten

Das Beispiel der Netzanschlüsse zeigt: Die Dienstleistungsbeschaffung und Baudienstleistungsabwicklung sind hochkomplexe Prozesse, die eine enge Integration von Auftraggebern und Lieferanten erfordern. Dies gilt selbstverständlich auch für SAP ERP-Systemumgebungen, die weit über die Versorgungsbranche hinaus das digitale Rückgrat vieler Unternehmen bilden.

Gleichwohl reicht der SAP-Standard nicht aus, um die operativen Einkaufsprozesse konsequent zu vernetzen. Um sich mit den SAP ERP-Systemen ihrer Auftraggeber nahtlos zu verbinden, müssen die Lieferanten zusätzlich EDI (Electronic Data Interchange)-Software implementieren, die den Austausch von elektronischen Dokumenten in einem Standardformat ermöglicht.
Bei den meisten größeren Dienstleistern mag dies der Fall sein; von den kleinen Anbietern hingegen, die nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, verfügen die wenigsten über EDI. Mit gravierenden Folgen: Sämtliche Dokumente, wie Leistungsverzeichnisse, Angebote, Aufträge oder Lieferscheine müssen per E-Mail verschickt und in den Geschäftsanwendungen manuell erfasst und bearbeitet werden. Dies verursacht einen enormen Zeitaufwand, während die Datenqualität schlechter werden kann und die Fehlerquote steigt.

Ein weiteres Defizit des SAP-Standards bei der Zusammenarbeit mit Bau- und Dienstleistern ist die fehlende Unterstützung nationaler Standards. Davon betroffen ist zum Beispiel auch das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), das in Deutschland dazu dient, den Austausch von Bauinformationen zu vereinheitlichen.

Kollaborations-Plattformen bieten Ansatz

Doch wie schaffen es SAP-Anwenderunternehmen, auch kleinere Lieferanten in die Dienstleistungsabwicklung einzubeziehen? Einen Lösungsansatz bieten webbasierte Kollaborations-Plattformen, die für durchgängig digitalisierte Beschaffungsprozesse sorgen. Für die Lieferanten genügt es dabei, sich auf den Kollaborations-Plattformen ihrer Auftraggeber zu registrieren, um mit diesen automatisch kommunizieren zu können - von der Anfrage über das Angebot inklusive erforderlicher Qualifizierungsnachweise bis hin zur Auftragsbestätigung und Leistungserfassung.

Durch die Integration von GAEB-Schnittstellen stellen die Kollaborations-Lösungen zudem sicher, dass jede beteiligte Geschäftsanwendung die übermittelten Daten korrekt übernehmen und verarbeiten kann. Dies spart Zeit und Kosten, schafft Transparenz, vermeidet Fehler und hilft den leistungsbeziehenden Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften - etwa wenn es gilt, die erbrachten Lieferantenleistungen in jeder Projektphase zuverlässig zu kontrollieren.

Webbasierte Kollaborations-Plattformen werden als Add-on in die vorhandene SAP-Umgebung integriert und bieten den Einkäufern und Anforderern damit einen direkten Zugriff auf sämtliche Leistungs- und Materialstämme - ohne dass sensible Einkaufsinformationen in der Cloud repliziert werden müssten. Für die Lieferanten bieten die Lösungen den Vorteil, dass sie einfach und intuitiv anzuwenden sind und Zugang zu den neuen Möglichkeiten verschaffen, die sich im Rahmen der Digitalisierung ergeben.

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Ein Beispiel ist die Nutzung mobiler Endgeräte zur Leistungserfassung. So kann ein Handwerker, der an der Verlegung der Netzanschlüsse für das kommunale Stadtwerk beteiligt ist, direkt vor Ort seine Leistungsfortschritte dokumentieren - bei Bedarf mit Fotos vom Bauabschnitt unterlegt. Durch Nutzung von GPS-Koordinaten kann er zusätzlich anhand von Serialnummern belegen, welche Materialien in diesem Projekt wann und wo verbaut worden sind - für mögliche Rückrufaktionen ein unschätzbarer Vorteil.