Im Auftrag des Softwareherstellers Sage hat TNS Emnid gemeinsam mit dem Institut für Mittelstandsforschung 400 kleinere und mittlere Unternehmen in Deutschland befragt. Diese Frimen im produzierenden Gewerbe, im Handel und im Dienstleistungsegment beschäftigen alle weniger als 500 Mitarbeiter.

Da Sage Software auch in 16 weiteren Ländern diese Umfrage durchgeführt hatte, stellte sich heraus, dass nur in Polen die Belastung durch bürokratische Pflichten als höher empfunden wird als in Deutschland. 92 Prozent der deutschen Mittelständler stufen die Bürokratiebelastung als "hoch" bis "sehr hoch" ein. Nach Ansicht der Geschäftsführer und Entscheider sind die Bereiche Steuern (88 Prozent), Sozialversicherung /-abgaben (80 Prozent) und Arbeitsschutz beziehungsweise Arbeitssicherheit (78 Prozent) am häufigsten mit bürokratischen Belastungen verbunden.

Sinnlose Gesetze

Mehr als zwei Drittel der Befragten sind der Ansicht, diese Belastung sei im vergangenen Jahr gestiegen. Kein Wunder: In der letzten Wahlperiode (2013) wurden 553 deutsche Gesetze beschlossen - und viele Unternehmer verstehen nicht einmal deren Gesetzestexte. Eigentlich sollte der Normenkontrollrat die Zahl der Gesetze und die Bürokratiebelastung abbauen.

Das Gegenteil ist jedoch der Fall, besagt die Studie. "Dies führt dazu, dass Investitionen im Personalbereich zurückgehalten werden", sagt Peter Dewald, CEO von Sage Deutschland. "Die Bürokratie ist ein Jobkiller." So sehen sich etwa bei kleinen Unternehmen mit maximal neun Mitarbeitern vier von zehn Befragten (42 Prozent) bei der Einstellung neuer Mitarbeiter behindert (37 Prozent bei allen Befragten) und jeder dritte Kleinunternehmer (34 Prozent) bei der Tätigung von Investitionen.

Von Bürokratielasten kann Jürgen Henke, Geschäftsführer eines Familienunternehmens zur Verzinkung von Behältern, ein Lied singen. Denn Bürokratie bedeutet nicht nur ständiges Ausfüllen von Formularen für Mindestlohn & Co., sondern auch das Einrichten von entsprechenden Prozessen wie SEPA, damit die Berichte und Anfragen auch korrekt ausgefüllt werden.

Trojanisches Pferd Mindestlohn

Die Berichtslast für den Mindestlohn etwa zwingt zur genauen Arbeitszeiterfassung. Manche Unternehmen haben dafür eine gesonderte Software einführen müssen. "Täglich habe ich mit Bürokratie zu tun", erzählt der Firmenleiter. "Von Kunden und Lieferanten kommen auszufüllende Bestätigungen spontan, und ich muss schnell reagieren. Es lauern überall Stolperfallen." So erfordere allein die Anfrage um Rückerstattung der hohen Energiekosten, die beim Verzinken entstehen, die Mitarbeit externer Experten, die wiederum Kosten und Aufwand erhöhen.

Kein Wunder also, dass manche Unternehmen nur noch Phantasiezahlen liefern, um Arbeit zu sparen, wie Henke berichtet, oder sie nehmen einfach die Zahlen vom letzten Jahr "Schon der erste Mitarbeiter ist eine Hürde, aber wenn die Mitarbeiterzahl 20 erreicht, steigt der Aufwand exponentiell an."

Denn dann müssen Prozesse für Arbeitssicherheit getroffen und ein Betriebsrat gewählt werden. Auch der Lohnfaktor spiele eine Rolle. 30 der 400 befragten Unternehmer und Entscheider beschäftigen laut Studie ihre Ehepartner unentgeltlich. Hier verstecken sich demnach Personalkosten, die normalerweise anfallen würden.

Globalisierung erhöht Bürokratielast

"Mit der Globalisierung erhöht sich die Bürokratielast", berichtet Henke. Auch Mittelständler müssen an europäische Institutionen berichten, und der US-amerikanische Dodd-Frank-Act bringt Anfragen in englischer Sprache, die einen Übersetzer erfordern.

Die Betroffenen reagieren unterschiedlich auf die Belastung. Jeder Siebte (14 Prozent) engagiert sich laut Studie politisch oder in Verbänden gegen Bürokratie, jeder Sechste (16 Prozent) weise die Verwaltungsbehörde auf bürokratiebedingte Missstände hin. Und der Rest? Nahezu zwei von drei Befragten, nämlich 61 Prozent, nimmt die Situation fatalistisch so hin, wie sie ist.

Die Informationstechnik (IT) kann nach Ansicht von Peter Dewald eine Schlüsselrolle zur Behebung des Missstands einnehmen. Er plädiert für eine bessere und vor allem frühere Einbeziehung von Fachleuten aus der Wirtschaft in den gesetzgebenden Prozess. "Beim ELENA-Verfahren hat man ja gesehen, was sonst schiefgehen kann", weist er hin.

Hohe Belastung duch E-Bilanz und SEPA

E-Bilanz und SEPA waren bereits hohe Belastungen, denn stets müssen auch die entsprechenden organisatorischen Prozesse in die IT-Landschaft des jeweiligen Unternehmers eingepflegt werden. Auch die Cloud hilft nur begrenzt. Cloud-basierte Lösungen aktualisieren zwar vertragsmäßig die jeweiligen Kennzahlen in den Prozessen regelmäßig.

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"Aber die Praxis", wendet Dewald ein, "hat gezeigt, dass die Neuerungen des Gesetzgebers just zum Jahresende kommen, und dann hat der Softwarehersteller kaum Chancen, diese vor Mitte Januar in seine Software einzupflegen, zu testen und freizuschalten."

Die beste permanente Hilfeleistung, die Softwarehersteller und IT-Dienstleister geben können, sei die verbesserte, beschleunigte Kommunikation mit den Kunden in Form von Newslettern, Videos, Web-Seminaren, Blogs mit aggregierten Informationsquellen - und Publikationen wie der nun online verfügbaren Studie "Bürokratie im deutschen Mittelstand". (rw)