Agilität ist ein Begriff, der selten mit Behörden in Verbindung gebracht wird. Die Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR) beweist jedoch, dass Innovation auch im öffentlichen Raum möglich ist. Das Team um CIO Wolfram Nötzel hat innerhalb von 18 Monaten eine Plattform auf Basis von Microservices entwickelt, um die vom Gesetzgeber geforderten Abläufe transparent und ohne Medienbrüche abzubilden. Mit diesem Projekt bewarb sich die ZSVR für den DIGITAL LEADER AWARD 2020 und schaffte es unter die Finalisten der Kategorie "CULTURE"
Foto: ZSVR
Die Stiftung wurde im Juli 2017 gegründet und hat den Auftrag zu überwachen, ob das seit Januar 2019 geltende Verpackungsgesetz eingehalten wird. Sie kontrolliert, ob Verpackungen von Privathaushalten einheitlich entsorgt und recycelt werden. Zudem überprüft sie die Recycling-Quoten der Hersteller. Ferner soll sie den Wettbewerb bei der Entsorgung transparent gestalten und dafür sorgen, dass die Kosten im Markt gerecht verteilt werden.
Das Verpackungsregister LUCID mach das alles möglich. Darin müssen sich Hersteller und Vertreiber von Verpackungen selbst registrieren und Abgaben zahlen, je nachdem wie wiederverwertbar ihre Produkte sind. Je nachhaltiger das Material ist, desto niedriger sind die Kosten. Um zu überprüfen, ob die Beteiligten ihren Verpflichtungen nachkommen, sind die Daten öffentlich einsehbar.
Cloud und Microservices
Als technischer Unterbau von LUCID dient eine selbst entwickelte Private Cloud, in der 35 Microservices laufen. An die Architektur sind zudem weitere Komponenten angebunden, darunter ein elektronisches Aktensystem und eine Lösung für qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Der Container-Cluster ist über zwei Rechenzentren gespannt, so dass für eine optimale Auslastung und Ausfallsicherheit gesorgt wird. Fällt ein Dienst oder Container aus, wird automatisch eine andere oder neue Instanz des Dienstes benutzt.
Um LUCID weiterzuentwickeln, nutzt die IT einen DevSecOps-Prozess, der agil nach Scrum-Methoden aufgebaut und verwaltet wird. Nach einem Continuous-Integration- und Continuous-Delivery-Ansatz (CI/CD) soll die Lösung zu einem Always-Online-Service ausgebaut werden.
Effizient und nachvollziehbar
Gehen Informationen in LUCID ein, werden sie über mehrere Daten-Cluster, unter anderem einen Hadoop Data Lake, automatisiert verarbeitet, abgeglichen und in eine E-Akte geschrieben. So kann festgestellt werden, ob die Verpackungshersteller alles korrekt abrechnen.
In der Stiftung gibt es keine papierbasierten Prozesse mehr. Eingehende E-Mails werden automatisiert in Tickets umgewandelt und an die Mitarbeiter verteilt. Alle Prozesse können in einem Dashboard nachvollzogen und belegt werden. So bearbeiten 45 Mitarbeiter die Meldedaten von mehr als 180.000 Unternehmen und 2.700 Berichte von Prüfern.
Nutzerfokus und Change
Beim Umsetzen des Projekts legte Nötzel großen Wert auf die "User Centricity". Er hat von Anfang an die Fachbereiche in die Entwicklung einbezogen und IT-affine Mitarbeiter aus den Ressorts zu Product Ownern gemacht. Die Belegschaft wird laufend geschult und das Wissen parallel in Atlassian Confluence als Anwendungsdokumentation hinterlegt. So kann jeder Anwender auf die aktuellsten Beschreibungen samt Workarounds zugreifen. Dadurch reduzieren sich auch die Support Tickets. Zudem richtete die ZSVR ein internes Call-Center ein, das den Nutzern inhaltliche und fachliche Fragen beantwortet.
In den Teams wurden neue Rollen und Schwerpunkte vergeben, um eine agile Arbeitsweise zu ermöglichen. Dazu erarbeitete der CIO organisationsbezogene Richtlinien für Release Management, IT Security Management und IT-Portfoliomanagement im Unternehmen. Sämtliche Fachbereiche arbeiten mittlerweile agil und nutzen Jira-Boards, um Aufgaben zu planen. Jira ist eine Projekt-Management-Software von Atlassian.
In dem Veränderungsprozess sieht sich der CIO als Moderator und Mentor der Mitarbeiter. Gelebte Fehlerkultur und ständiges Lernen gehören für ihn ebenso zur Transformation wie genügend Zeit, um die Werte und Prinzipien agiler Arbeitsmodelle zu verinnerlichen.