Durch lange Planungsphasen und umständliche Kommunikationswege zogen sich Projekte bei der Bundesagentur für Arbeit in der Vergangenheit häufig in die Länge und Kundenerwartungen wurden nicht immer erfüllt. Die Behörde verfolgte das Ziel, langandauernde und riskante Projekte zu minimieren und hinterfragte nicht wertschöpfende Tätigkeiten. Im Rahmen der sogenannten Agilen Transition der Bundesagentur für Arbeit wurden Mitarbeiter in agilen Methoden weitergebildet.
Foto: Bundesagentur für Arbeit
Sie erlernten beispielsweise die Methode Design Thinking und Co-Creation zur frühzeitigen und nachhaltigen Beteiligung der Anwender. Teams setzten sich aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Erfahrungshintergründen zusammen. Die Verantwortung für Endprodukte wurde gemeinschaftlich getragen und Menschen aus unterschiedliche Fachbereichen wurden räumlich zusammengebracht.
7: Innerhalb eines Jahres wurde der neue Online-Antrag auf Kindergeld bei Geburt über 124.000 Mal genutzt. Zugleich sank die Zeit, die man zum Ausfüllen des Antrags benötigt, um sieben Minuten: von über neun auf rund zwei Minuten. |
Auf ihrem Agilen Campus erprobt die Bundesagentur für Arbeit neue Raumkonzepte. Derzeit arbeiten dort rund 170 Mitarbeiter in Scrum-Teams auf 3.600 Quadratmetern. In der Produkteinheit Kindergeld beispielsweise wurden alle Projektbeteiligten räumlich zusammengebracht, um gemeinsam am Projekt Kindergeld Online und der zugehörigen Backend-Integration zu arbeiten. Ideen zum Produktprototypen erarbeiteten die Beteiligten durch Design Thinking, bereits in frühen Entwicklungsstadien gaben Kunden Feedback zu Prototypen.
Die Zahlen zeigen die ersten Erfolge der neuen Projekte: Der neue Online-Kindergeldantrag ging nur sieben Monate nach Projektidee live. Innerhalb eines Jahres wurde der neue Online-Antrag über 124.000 Mal genutzt. Zugleich sank die Zeit, die man zum Ausfüllen des Antrags benötigt, von über neun auf rund zwei Minuten. Im Laufe des vergangenen Jahres wurden weitere Services rund um das Kindergeld zur Verfügung gestellt, etwa die Möglichkeit, bei volljährigen Kindern Studienbescheinigungen online einzureichen.
Die Behörde profitiert auch von der internen Multiplikatorenwirkung des Projekts Online-Kindergeldantrag: Über die Kommunikation der erzielten Erfolge wird die anfängliche Skepsis gegenüber den neuen Arbeitsweisen weiter abgebaut und so die Motivation für weitere agil arbeitende Bereiche oder Projekte gesteigert.