"Wir müssen erst die Prozesse klären, bevor wir mit ERP anfangen", gab Frank Nittka, Leiter der Bereiche IT und Organisationsberatung bei der Brita GmbH, als Leitlinie für die geplante Umstellung auf SAP vor. In vielen Unternehmen komme das Thema Geschäftsprozesse zu kurz, berichtete der Manager aus seiner Erfahrung. Bei Brita war die Geschäftsleitung allerdings schnell von der Bedeutung überzeugt und unterstützte das Vorhaben uneingeschränkt.

Nittkas erste Aufgabe bei Brita war es, ein Bewusstsein zu schaffen, dass ERP im Grunde ein Business-Projekt sei. Die Frage aus den Fachbereichen, wann denn die IT ein neues ERP-System einführe, beantwortete er: "Das macht ihr." Dazu gründete der IT-Leiter die Abteilung Organisationsberatung, die die Fachbereiche dabei beraten sollte, wie sie ihre Prozesse dokumentieren, strukturieren und optimieren. Um dieses Prozessdenken in der Organisation zu verankern, etablierte Nittka Process Owner, die für ganze Prozessketten Verantwortung übernehmen sollten.

Dabei war das Fingerspitzengefühl von Nittka und seinen Mitarbeitern gefragt, da die Verantwortung der Process Owner über Abteilungsgrenzen hinwegreichte. Es galt Widerstände und Ängste, den Mitarbeitern werde etwas weggenommen, zu überwinden. "Wir mussten unsere Leute überzeugen und Vertrauen schaffen", erzählt der Manager, "das kann man nicht befehlen."

Ohne Schnittstellen geht nichts

Eine weitere wichtige Rolle übernahmen die Business Process Experts, berichtet Nittka. Diese fungierten als Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT und überprüften beispielsweise fachliche Anforderungen darauf, ob sie sinnvoll beziehungsweise in der IT umsetzbar seien und ob integrative Aspekte hinreichend beachtet werden. Mit dieser Schnittstelle und strikten Regeln zur Genehmigung von Modifikationen am SAP-System sei es gelungen, sehr nah am Standard zu bleiben. "Heute denken unsere Leute bereits im Standard."