Workflows optimieren ist ein Gebot der Stunde. Viele Unternehmen krempeln ihre Geschäftsprozesse radikal um, damit Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Hersteller folgen diesem Trend der Vereinfachung und bieten ihre Produkte immer öfter als Service an.

HP Inc. hat hierzu für den Druckbereich ein Ökosystem entwickelt, mit dem sich Business-Workflows erheblich vereinfachen lassen. "Wir haben die Rolle des Druckers am Arbeitsplatz neu erfunden und bieten jetzt Mitarbeitern intelligente Tools an, mit denen sie ihre Arbeit überall und jederzeit sicherer und effizienter erledigen können", sagte Tuan Tran, Präsident des Imaging- und Druckgeschäfts bei HP, Ende vorigen Jahres bei der Neuvorstellung von HP Workpath und HP Command Center.

Der Drucker ist das A&O

Mit diesen Plattformen können HPs Partner und Kunden Anwendungen erstellen, verwalten und nutzen. Das Wesentliche dabei ist, dass das Multifunktionsgerät zum zentralen Element vieler Prozesse wird. "Die meisten Geschäftsabläufe beginnen immer noch mit Papier und enden auch nach vielen digitalen Schritten wieder mit Papier, somit bleiben Drucker noch für lange Zeit das A&O der Informationsprozesse", sagt Michael Gieseke, Category Business Development Manager bei HP.

Gieseke verweist auf Prozesse, bei denen Nutzer Scans in digitale Datensätze zu integrieren haben. So müssen Pflegekräfte die Laborergebnisse von Patienten scannen, um sie in die elektronische Krankenakte anzufügen; Rechtsanwälte scannen Sachbeweise, um sie in die Fallakten einzufügen und Lehrer müssen Tests scannen, um sie mit den Schülerakten zu verknüpfen. Ähnlich verhält es sich mit Bankmitarbeitern bei Kreditanträgen oder bei HR-Mitarbeitern, wenn neue Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen.

All diese Nutzer führen in der Regel folgende Arbeitsschritte aus: Scannen, E-Mail an PC, Log-in bei der zugehörigen App des Kunden und Absenden des Dokuments. Mit Workpath reduziert sich das auf drei Schritte: Identifizieren, App auswählen, Scan & Send. Dazu wird direkt am Drucker die zugehörige App installiert und anschließend werden die Daten direkt an die Anwendung übergeben, beispielsweise an Microsoft Teams mit direkter Office 365 Integration.

Look-and-Feel wie beim Handy

"Die Transformation von Multifunktionsdruckern- (MFP) in IT-Geräte erweitert deren Nutzung enorm. Wir kommen an einen Punkt, an dem diese Anwendungen am Drucker ähnlich leicht wie mit einer Handy-App gesteuert werden können. Die Technologie wird so für den Anwender einfacher nutzbar", so Gieseke weiter.

Derzeit bietet Workpath mehr als 50 Apps. Das umfasst grundlegende Apps wie "Scan in E-Mail", "Scan in Ordner" und "Scan in FTP" sowie Produktivitäts-Apps wie "Fax über IP", "Cloud Pull-Druck" und zur Dokumentenerfassung.

Hinzu kommen Konnektoren zu gängigen Online-Speicher- und Kollaborationsdiensten wie Box, Google Drive und OneDrive und Apps für die Integration in Back-End und Branchen-Softwareplattformen wie iManage, Clio, Sage Intacct und SAP Concur.

Workpath bietet auch eine direkte Integration des Druckers in die Cloud. Damit können Nutzer direkt vom Drucker aus ihre Dokumente in die relevante Lösung übergeben oder von dort aus drucken, beispielsweise zu Office 365 oder zu unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systemen. Dabei kann es sich auch um Hochsicherheits-Anwendungen handeln, wie sie in Krankenhäusern oder der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen. Auf Verwaltungsseite bietet die Cloud-Anbindung die Möglichkeit, den Drucker remote zu managen, inklusive dem Installieren und Freischalten von Apps.

Plus Sicherheit und Einsparungen

Der Einsatz von Workpath verbessert auch die Sicherheit deutlich. Alle Workpath-Apps sind durch strenge Sicherheitsmaßnahmen geschützt, wie dynamisches Whitelisting, HP Sure Start, Integration von Karten und OpenID und dem HP Connection Inspector.

Zudem lassen sich die Apps ausschließlich durch den Administrator konfigurieren und Workpath bietet eine personenbezogene Authentifizierung an, inklusive einer PIM-Integration für Office 365. Workpath dokumentiert zudem Veränderungen an Hardware oder App.

Prozessautomatisierung und mehr Sicherheit sind schon bedeutende Vorzüge, doch es gibt noch einen dritten: erhebliche Kosteneinsparungen. Bislang waren spezielle Lösungen als Bindeglied zwischen Drucker und den Anwendungen notwendig. Diese entfallen nun. Das reduziert den Bedarf an zusätzlichen Desktop-PCs oder Servern, die sonst für den Dokumenten-Workflow erforderlich wären.