Die Sammlung und Nutzung von Daten hat heute ein nie dagewesenes Niveau erreicht und ein Ende des Wachstums ist nicht in Sicht. Bis 2025 sollen die jährlich erzeugten Datenmengen auf 163 Zettabyte, was 163 Billiarden Gigabyte entspricht, anwachsen. Während früher noch ziemlich engmaschig selektiert wurde, welche Daten würdig sind, gespeichert zu werden, geschieht dies heute aufgrund der fast schon vernachlässigbar niedrigen Kosten für Speicherplatz und der wesentlich gestiegenen Rechenleistung vielfach auf Verdacht.
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In diesen eher zufällig entstandenen Daten-Pools schlummert ein großes Potential, etwa für Vorhersagen. Die Genauigkeit von Prognosen wächst schließlich mit der zugrunde liegenden Datenbasis. Doch ganz so einfach funktioniert das ganze nicht. Zwar sind die Speicherkapazitäten stark angestiegen, aber die Systeme zur Datenverwaltung sind oft veraltet, so dass nicht alle Informationen auf die bestmögliche Weise genutzt werden können. Stattdessen verbleiben sie oft in Silos.
Werden die Möglichkeiten der Datenaufbereitung und Analyse nicht ausgeschöpft, verliert das Controlling wertvolle Informationen. Möglichst viele fundierte Informationen zu liefern, gehört aber zur neuen Rolle, in der sich CFOs und ihre Mitarbeiter inzwischen wiederfinden. CEOs erwarten heutzutage konstruktive Beiträge zur Entscheidungsfindung und Handlungsempfehlungen aus der Finanzabteilung. Das lässt sich nur durch intensive Datenanalyse bewerkstelligen.
Neue Strukturen in der IT
In vielen Bestandssystemen liegen Informationen nur in Form von aggregierten Daten vor, da die Infrastrukturen oft nur für einen bestimmten Datentyp ausgelegt sind. Durch diese Zusammenfassung von Daten gehen aber einige Aspekte verloren. Liegen Daten in verschiedensten Formaten verstreut ab, lassen sich selbst einfache Informationen, etwa wie viel Umsatz das eigene Unternehmen mit einem bestimmten Kunden generiert, nicht ohne weiteres automatisch abfragen. Sie müssten erst manuell zusammengesucht werden.
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Um einen echten Mehrwert zu schaffen, brauchen Unternehmen ein integriertes, einheitliches System, das sowohl Transaktionen als auch Analysen abdeckt sowie mit verschiedenen Datentypen umgehen kann und alle ihre Details erfasst. So ergibt sich eine viel feinkörnigere Auflösung, als wenn man nur mit aggregierten Daten arbeitet. Trotz der Komplexität müssen solche Systeme ihre Datenbasis in verständliche Informationen umsetzen, anhand derer Manager konkrete Probleme identifizieren und lösen können. Darüber hinaus können intelligente Algorithmen mittlerweile sogar zusätzliche Informationen, etwa aus dem Internet, mit einbinden.
Früher wurde nach einer Art Werkzeugkasten-Prinzip verfahren: Für jedes Problem stand es ein eigenes Werkzeug zur Verfügung. So gab es spezielle Software für die Buchhaltung, das Rechnungswesen, etc. Genau das führte aber zur Silobildung. Modernes Finanzmanagement sieht anders aus: Heute ist es mithilfe der Cloud möglich, auf relativ einfache Weise eine einheitliche Lösung zu realisieren, die global funktioniert und alle "Silo-Lösungen" in einem System abbildet. Damit lassen sich Rechnungswesen, Reporting und Governance vereinen, die Prozesse bleiben aber dennoch flexibel.
Wenn Unternehmen den Schritt in die Cloud erwägen, müssen sie bei der Planung beachten, wie ihre Daten bisher gespeichert sind. Cloud-Strategien unterscheiden sich je nachdem, ob es ein zentrales Rechenzentrum gibt, oder ob die Daten verteilt sind. Außerdem ergeben sich natürlich Unterschiede zwischen multinationalen Konzernen und mittelständischen Familienunternehmen.
Wandel in der Mentalität
Immer mehr kommt dem CFO und dem Controlling nun eine strategisch-gestaltende Rolle zu, anstelle klassischer Verwaltertätigkeiten. Daher sollten sie wichtige Einblicke in die eigene Abteilung immer für die Geschäftsführung parat haben. Außerdem sollte die Finanzabteilung auch einen Blick über den Tellerrand wagen und sich nicht nur mit selbst generierten Daten befassen. Diese müssen dafür nicht einmal einen Finanzbezug haben. Unternehmen bestehen nicht aus in sich abgeschlossenen autonomen Einheiten, sie gleichen eher einem Organismus, dessen Teile alle zusammenarbeiten müssen, damit er lebensfähig ist. Für eine nachhaltige Finanzplanung muss man daher verschiedenste Parameter im Auge behalten, die auch auf unterschiedlichen "Fremddaten" beruhen.
Letztere können von sehr heterogener Herkunft sein, von Kunden und Zulieferern oder aus vernetzten Maschinen stammen. Diese Vielfalt macht wiederum ein globales Datenmanagement-System notwendig. Finanzabteilungen in Unternehmen wird oft eine eher konservativ-vorsichtige Linie nachgesagt. In einem sich rasant wandelndem Umfeld muss aber auch der CFO bereit sein, Risiken einzugehen, um Transformationsprozesse voranzutreiben und seinem Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Damit daraus kein unkalkulierbares Wagnis entsteht, sind fundierte Prognosen äußerst wichtig.
Blick in die Zukunft
Um effizient zu handeln und schnell zu entscheiden, brauchen Unternehmen eine verlässliche Datengrundlage. Der Blick in die Vergangenheit reicht dafür längst nicht mehr aus – neue Technologien entwerfen stattdessen aussagekräftige Zukunftsszenarien. Informationen können heute in Echtzeit bereitgestellt werden. Mit solchen umfassenden Einblicken können CFOs viel strategischer planen und es ergeben sich Synergien mit anderen Abteilungen. Wenn es ihnen gelingt, zuverlässige Vorhersagen zu liefern, können sich CFOs zum Partner der Geschäftsführung machen und Wachstum generieren, was letztlich auch ihre eigene Position im Unternehmen stärkt.
Da bei allen Formen des Wachstums Geld eine entscheidende Rolle spielt, hat die Finanzabteilung hier natürlich eine zentrale Position inne. Entscheidungen, die heute noch allzu oft nur nach Erfahrungswerten getroffen werden, können in Zukunft mit Prognosemethoden wie Predictive Analytics abgesichert oder sogar vollständig automatisiert werden. Nicht zuletzt dadurch verändert sich die Rolle des CFO, der immer mehr zum Entscheider in Strategiefragen wird.