Nicht nur für IT-Fachleute war und ist das Home Office eine gute Idee. Keine langen Arbeitswege, keine verstopften Straßen oder überfüllte öffentliche Verkehrsmittel mehr. Stattdessen effektiv dort arbeiten, wo man sich wohlfühlt. Zwischendurch die Kinder aus der Schule holen oder eine Fitnesspause einlegen.
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Alles kein Problem- solange die Arbeit gewissenhaft erledigt wird. Und es lassen sich ja Richtlinien festlegen und Zeiten vereinbaren, in denen man für sowohl für Kunden als auch Kollegen und Vorgesetzte erreichbar ist. Eine Sache allerdings bleibt auf der Strecke: Die alltägliche Kommunikation im Büro.
Back to the roots
Zum Büroalltag gehört ein reger Gedankenaustausch - sowohl fachlich als auch darüber hinaus. Das inspirierende Miteinander trägt maßgeblich zur Kreativität bei. Wer alleine für sich in seinem Home Office vor sich hin arbeitet, muss darauf wohl oder übel verzichten. Selbst das tägliche Telefongespräch mit dem Vorgesetzten oder die Skype-Konferenz machen das nicht wett. Wir Menschen brauchen soziale Kontakte, eine merkliche Anerkennung und Wertschätzung sowie eine gewisse Verbundenheit zum Unternehmen.
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Teamwork auf dem Vormarsch
Ein Grund, warum Führungskräfte ihre Mitarbeiter gerne näher bei sich haben möchten, liegt darin, dass sie schnell mal den Überblick verlieren, was die denn zu Hause eigentlich so machen. Hier käme das Vertrauen ins Spiel. Sie halten Kontrolle für die bessere Option … Auch der unausweichliche Trend der Agilität trägt dazu bei, dass viele Firmen ihre Angestellten wieder im Büro präsent sehen wollen. Agiles Arbeiten gewinnt immer mehr an Zuspruch und steht mittlerweile gleichbedeutend für einen teambasierten Ansatz. Weg von den Einzelkämpfern in ihren Einzelbüros, hin zu Kollaboration und Teamwork.
Andere einbeziehen
Dass der Mensch im Mittelpunkt steht, ist vielerorts eine wahnsinnig schöne Phrase. Im agilen Management wird aus ebendieser Phrase eine Notwendigkeit. Denn agil bedeutet in erster Linie, Kunden und Mitarbeiter in die Produktentwicklung einzubeziehen, einen ständigen Austausch von Feedback und sofortigen Lerntransfer zu erzeugen. Beim Thema Agilität geht es also in erster Linie um Menschen und die Zusammenarbeit mit ihnen. Hierarchisch geprägte Organisationen waren gestern. Heute sind Vertrauen, Selbstverantwortung, Transparenz und eine offene Fehlerkultur angesagt. Und, weil sie unseren Berufsalltag dahingehend prägt, vor allem eine gelungene Kommunikation.
Agile Alltagskommunikation
Durch die räumliche Nähe wird das cross-funktionale und fachübergreifende Zusammenarbeiten agiler Teams unterstützt. Entscheidungen werden schneller gefällt, es herrscht Transparenz und Wissensteilung. Ständige Feedbacks verbessern die Arbeit stetig.
Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang: Die schnelle und direkte Kommunikation. Je nachdem, mit wem wir im Dialog stehen und in welcher Rolle wir uns befinden, variiert auch unsere Sprache. Oft ist die Rolleneinteilung eindeutig, wie zum Beispiel im Gespräch mit dem Chef. In manchen Fällen müssen die Rollenmuster aber erst entwickelt und die Kommunikation dementsprechend angepasst werden. Im "klassischen" persönlichen Gespräch geht dies schneller und einfacher, weil wir emotionaler, spontaner und lockerer sind.
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Mehr Einfühlungsvermögen
Wenn wir davon ausgehen, dass die Wort-Kommunikation einst erschaffen wurde, um ein Bedürfnis, einen Wunsch oder ein Befinden auszudrücken, kann das genau das Wort alleine nicht. Es braucht die entsprechende Haltung, die Betonung dazu. Im persönlichen Gespräch sind wir präsenter, wir konzentrieren uns auf den Moment, nehmen den Gesprächspartner ernst und interessieren uns wirklich für die Probleme des anderen. Das klappt nun mal am besten von Angesicht zu Angesicht. Keine E-Mail und kein Telefonat ersetzen das persönliche Gespräch. Denn wir sehen unser Gegenüber ohne digitalen Helfer, schauen ihm in die Augen und erfahren anhand seiner Körpersprache, ob wir ihm vertrauen können.
- 1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. - 2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian. - 3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab. - 4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen. - 5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen. - 6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. - 7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen. - 8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat. - 9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen. - 10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen! - 11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have. - 12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen. - 13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht. - 14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Die Mischung machts
Bedeutet das nun gleich das Ende des Home Office? Natürlich gibt es in dieser Debatte nicht nur schwarz und weiß. Nicht nur Home Office oder nur Büroarbeit. Denn ein paar Tage Home Office können durchaus förderlich für die Arbeit sein, um dann wiederum ein paar Tage im Büro mit den Kollegen zu verbringen und effektiv im Team zu arbeiten. Diese Abwechslung von Bürokommunikation und stillem Einzelarbeiten im Wohlfühl-Umfeld könnte für Viele der perfekte Kompromiss sein.
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Selbstverantwortung ist gefragt
Für Vorgesetzte ist es in diesem Kontext also an der Zeit, sich vermehrt mit dem Thema Kommunikation auseinanderzusetzen. Wer nicht nur das technische Know-how, sondern das einfache Einmaleins der verbalen und nonverbalen Verständigung beherrscht, hat den Schlüssel in der Hand, Unternehmen und Mitarbeiter durch bewegte, digitale und schnelle Zeiten zu lotsen. Gerade bei agilen Teams fördert eine gute direkte Kommunikation die Selbstverantwortung. Deshalb sollten die Mitarbeiter ruhig selbst entscheiden können, wann Teamarbeit und wann Arbeit im Home Office Sinn machen. Eine Win-Win Situation - für IT-Unternehmen und Mitarbeiter.