Während unter einer Wolke bis vor ein paar Jahren nur ein Wetterphänomen verstanden wurde, hat der Begriff inzwischen einen prägnanten Karrieresprung gemacht. Heute ist "die Cloud" Basis zahlreicher Geschäftsmodelle, Plattform Services und des Mobile Computing und ermöglicht innovative Lösungen innerhalb der Unternehmens-IT. Das Interesse an CRM- und Kommunikationslösungen im Saas-Modell steigt stetig. Die Softwareangebote aus der Datenwolke erobern immer mehr auch den Enterprise Resource Planning-Bereich in den Unternehmen. Forrester Research spricht von einem "dramatisch gewachsenen Interesse" an SaaS-ERP. Laut den Analysten steigen 24 Prozent der Unternehmen komplett um und ersetzen ihre ERP-Systeme gänzlich durch SaaS. 41 Prozent ergänzen ihre ERP-Systeme mit SaaS-Lösungen oder planen dies.

Einfaches Prinzip – einfache Nutzung

Immer mehr Softwareanbieter und Unternehmen setzen inzwischen auf das Cloud-Modell, auch bekannt als Software-as-a-Service oder Software on demand. Das Prinzip ist einfach: Die Softwarelösung wird vom Anbieter zentral vorgehalten und einer bestimmten oder unbegrenzten Anzahl von Kunden über einen Onlinezugang zur Nutzung bereitgestellt. Im Gegensatz zur bisherigen Praxis erwirbt der Kunde die Software nicht mehr per Einmalzahlung und installiert sie inhouse auf seinem lokalen Server oder PC. Vielmehr mietet er die Lösung bei Bedarf für eine bestimmte Zeit gegen eine Nutzungspauschale und spielt in der Regel auf den Server des Anbieters seine Daten auf.

Ob die Basis für den Betrag dafür die Vertragslaufzeit, die tatsächliche Nutzungsdauer, das Datenvolumen oder die aktivierten Accounts ist, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Für diese Nutzungsgebühr kümmert sich der Softwareanbieter um die Weiterentwicklung der Lösung, um Wartung, das Bereitstellen von Updates und um seine Server-Umgebung inklusive Fragen rund um Zugang und Datensicherheit.

Software as a Service – das große Umdenken bei den KMU

Für die Softwareanbieter brachte das auf dem Cloud-Modell basierende Konzept neue Distributions- und Geschäftsmodelle hervor; für die Anwenderunternehmen wiederum ein Umdenken hinsichtlich der Art und Weise, wie Software effektiv genutzt, einfach gewartet und mit überschaubaren Kosten auf dem neuesten Stand gehalten werden kann. Vor allem versetzt der SaaS-Ansatz kleine und mittelständische Unternehmen plötzlich in die Lage, ihre IT-Kosten kalkulieren und nach dem tatsächlichen Bedarf skalieren zu können. Statt teurer IT-Spezialisten genügen jetzt ein Browser und ein gültiges Anwenderkonto – schon kann es losgehen. Selbst eine komplexe SaaS-Lösung ist heute eine Frage von Tagen.

Cloud-ERP – zögerlicher Anlauf und allmähliche Akzeptanz

Da der Kunde einer Wolkenlösung seine erfolgskritischen Unternehmensdaten einem fremden Dienstleister anvertraut, waren vor allem Sicherheitsbedenken der Grund, warum zuerst eher weiche Anwendungsbereiche von der Wolke profitieren. CRM-Systeme, Team- und Kollaborationswerkzeuge oder Webconferencing-Lösungen waren gewissermaßen Pioniere und Wegbereiter, mit denen Unternehmen Erfahrungen sammeln konnten. Das ist mit der Grund, warum der Markt für ERP-Cloud sich zunächst langsamer als erwartet entwickelte, um aber dann immer mehr an Fahrt zu gewinnen. Heute ist Sicherheit kein Killerargument mehr - vorausgesetzt, der Anbieter kann die Unternehmen mit modernen und stabilen Sicherheitsarchitekturen überzeugen und ihr Vertrauen gewinnen. Die spezialisierten externen Cloud-Dienstleister bieten den Unternehmen Maßnahmen zur IT-Sicherheit, die sie selbst nur mit hohem Aufwand sowie hohen Kosten erzielen könnten.

Auswahlkriterien und Anforderungsprofil

Wie bei jeder Softwareanschaffung oder Investition auch, muss das Unternehmen sich die Frage stellen, welche Geschäftsprozesse es hat und welche Funktionen und Kennzahlen von der Softwarelösung unbedingt abgedeckt werden müssen. Passt der Anbieter zu mir und spricht er meine Sprache? Ist die Software so skalierbar, dass sie nicht nur meine aktuellen, sondern auch meine künftigen Anforderungen abdeckt? Doch ist die Entscheidung für eine SaaS-ERP-Lösung einmal gefallen, bietet sie dem Anwender zahlreiche Vorteile.

Die Anbieter moderner Cloud-ERP entwickeln ihre Lösungen stetig weiter, so dass gleichsam on the fly die neuesten Technologien implementiert werden. Updates werden regelmäßig aufgespielt, so dass der Anwender von der Weiterentwicklung sofort und vor allem kostenneutral profitiert. Wichtig: Dies geschieht in allen Nutzeraccounts gleichzeitig, ohne dass aufwändige und vor allem kostspielige Rollouts oder Updateaktionen durchgeführt werden müssen.

Ein ausgereiftes Cloud-ERP-System ist in der Regel einfach und intuitiv zu bedienen, im Gegensatz zu Standard-ERP-Lösungen, die von Anwendern nicht selten als komplex empfunden werden. Auch die Cloud-ERP-Anbieter stehen untereinander im Wettbewerb. Da Einfachheit und ein intuitiv erfassbares User Interface zu den wichtigen Unterscheidungsmerkmalen zählen, achten die SaaS-Anbieter darauf, diesen Vorteil mit jedem Update noch weiter auszubauen.

Finanzielle Vorteile durch Cloud-ERP

Die Kostenersparnis durch den Einsatz einer ERP-Lösung aus der Cloud kann sehr deutlich sein. Nicht nur, dass durch das Mietmodell die Kapitalbindung für teure Softwarelizenzen entfällt – vor allem die Kosten für die unternehmenseigene IT-Infrastruktur wie Server, Rechenzentren und Sicherheitsarchitekturen fallen zumindest teilweise weg. Das Unternehmen kommt zudem mit weniger IT-Personal aus, wodurch die Gesamtkosten der Unternehmens-IT noch weiter reduziert werden können. Auch die schnelle Einführung und ein ebenso rasches Go-Live der ERP-Lösung senken die Kosten, indem sie die Betriebsabläufe nicht stören und sich nahtlos in den laufenden Betrieb integrieren. Das gilt auch für die aufwändigen und bei den Mitarbeitern gefürchteten Update-Runden.

Die kostensparende Skalierbarkeit bezieht sich auch auf die jeweilige Unternehmenssituation. Das ERP-System in der Cloud wächst mit dem Unternehmen – oder schrumpft mit ihm, falls das Unternehmen doch einmal auf Krisen reagieren und sich verkleinern muss.

Wettbewerbsfähigkeit steigern

Durch ein Cloud-basierendes ERP-System kann die Unternehmensentwicklung positiv beeinflusst werden. Technisch gesehen ziehen die kleinen Unternehmen mit den großen gleich, was – je nach Branche und Markt - einen großen Einfluss auf die eigene Wettbewerbsfähigkeit haben kann. Vor allem dann, wenn der Zugang zur neuesten Technologie der Engpass ist, der über den Unternehmenserfolg entscheidet.

Die Integration aller Unternehmensprozesse innerhalb einer Software ist – verbunden mit der intuitiven und einfachen Bedienbarkeit – die Voraussetzung für fundierte Unternehmensentscheidungen. Hier spielt die Flexibilität der Software eine große Rolle, sollten die Anforderungen an sie einmal steigen, so etwa durch die Anbindung an moderne Business Intelligence-Lösungen oder Big Data-Anwendungen. Und auch wenn viele noch das Gegenteil denken: Mit einer Cloud-Lösung erwirbt der Anwender auch ein hohes Maß an IT-Sicherheit, sowohl beim Hosting als auch bei der Übertragung der Daten während der Arbeiten.

Standortunabhängig produktiv

Ein wichtiger Aspekt von ERP aus der Cloud ist die nahtlose Anbindung an das Mobile Computing durch mobile Apps. Damit ist das Management bezüglich der entscheidungsrelevanten Kennzahlen stets up to date, jederzeit und überall.

Für wen ist Cloud-ERP besonders geeignet – und für wen weniger?

ERP-Lösungen empfehlen sich heute vor allem für Unternehmen, die entweder am Anfang stehen oder besonders schnell auf veränderte Parameter reagieren müssen. Dazu zählen vor allem Startups oder Firmen, deren Standorte weit verzweigt sind – und die dennoch auf eine einheitliche und für alle Accounts aktuelle Softwareumgebung zurückgreifen wollen. Da heute viele KMU die Vorteile der Globalisierung für sich erkannt und sich international aufgestellt haben, bieten sich flexible, in Kosten, Anwendungszeitraum und Funktionsumfang beliebig skalierbare Softwarelösungen als Mittel der Wahl an.

Von Cloud-ERP profitieren insbesondere Unternehmen, die damit überwiegend Standardfunktionen abdecken wollen – obwohl dieser Begriff selbst sehr auslegungsbedürftig und dehnbar ist. Weniger geeignet ist ERP aus der Cloud für Firmen, die hochspezialisiert sind und deren ERP-Software sehr spezifische Anforderungen abdecken muss, zum Beispiel in der Produktion oder in der Logistik. Obwohl ERP aus der Cloud die meisten betriebswirtschaftlichen Prozesse abbilden kann, gibt es ein bestimmtes Maß an Komplexität, für das sich maßgeschneiderte Individuallösungen eher anbieten. (wh)