So gut wie jede moderne Kommunikation geschieht in der Cloud, selbst die althergebrachte E-Mail. Doch der Begriff Kommunikation in der Cloud soll an dieser Stelle enger gefasst werden, indem wir das Internet nicht als reines Transportmedium, sondern als Plattform beschreiben: Wie lässt sich das Internet für Zugriffe auf andere Rechner nutzen, beispielsweise für die Fernhilfe? Wie bekommt man von unterwegs Zugriff auf sämtliche eigene Daten und Programme? Wie lassen sich Audio- und Videotelefonie gratis und einfach nutzen?

Unkomplizierte Hilfe über das Internet: Fernwartung

Im professionellen Umfeld ist ein Remote Desktop, wie die Fernwartung auch genannt wird, gar nicht wegzudenken. Den Weg ins Büro des Kollegen kann sich der IT-Mitarbeiter sparen, indem er den fremden Rechner über das Netzwerk „übernimmt“: entweder um ein Problem zu beheben oder um dem Mitarbeiter per Fernsteuerung zu erklären, wie etwas funktioniert.

Mit Windows XP, also seit 2001, sollte der Remote Desktop auch im privaten Umfeld mehr Verwendung finden, doch die Bedienung der Microsoft-Lösung ist vergleichsweise kompliziert. Dass Fernwartung auch ganz einfach funktioniert, zeigt die Software Team Viewer. Sie eignet sich also ideal, um weniger technikaffinen Personen in der Familie oder im Freundeskreis schnell zu helfen.

Team Viewer gibt es in drei Versionen: als Vollversion sowie als Schnellstartvariante, um den eigenen PC fernsteuern zu lassen oder um an einem Online-Meeting teilzunehmen. Beides ist zwar auch mit der Vollversion möglich, allerdings ist es mit den speziellen Varianten „Quick Support“ und „Quick Join“ einfacher, weil diese sich ohne Installation starten lassen.

So geht’s: Derjenige, der die Hilfe benötigt, startet Team Viewer Quick Support. Dort sieht er eine neunstellige ID-Nummer und ein Kennwort. Die ID muss der Helfer einmalig an seinem Rechner in der Vollversion des Programms eintragen. Mit dieser Nummer erhält er grundsätzlich die Erlaubnis, auf den Rechner des anderen zuzugreifen.

Damit der Helfer aber nicht einfach so ständig Zugriff auf den fremden PC hat, ist zusätzlich noch das Kennwort einzugeben – und das wird bei jedem Aufrufen des Quick-Support-Tools neu erzeugt.

Die erste „Übernahme“ des fremden Rechners

Am einfachsten gibt man die Team-Viewer- ID und das Kennwort per Telefon durch. Der Helfer trägt die Nummer im Feld „Partner- ID“ ein, klickt danach auf „Mit Partner verbinden“ und bestätigt dies mit dem angeforderten Kennwort. Anschließend sind die Rechner miteinander verbunden.

Am PC des Helfers blendet Team Viewer den Bildschirminhalt seines Partners ein, den der Helfer nun vollständig aus der Ferne per Maus und Tastatur steuern kann. Der Hilfesuchende sieht den „fremden“ Mauszeiger und kann so genau verfolgen, was der Helfer gerade auf seinem Computer macht. Rechts unten erscheint zudem eine kleine Box, in der man die Fremdübernahme jederzeit mit einem Mausklick unterbrechen kann.

Zu den weiteren Funktionen von Team Viewer zählen die Videoübertragung, eine Telefonkonferenz, ein Chat-Programm für kurze Textmitteilungen sowie die sogenannte Dateibox. Diese Funktion, über die man einzelne Dateien für andere freigeben kann, macht vor allem bei gemeinsamen Online-Konferenzen Sinn.

Zugriff auf die eigenen Dateien und Programme

Speicherplatz in der Cloud ist praktisch, steht allerdings häufig nur in sehr begrenztem Maß kostenlos zur Verfügung. Bei den meisten Diensten ist zwischen 2 GB und 10 GB Schluss und selbst Microsoft hat seine 25 GB im vergangenen Jahr auf 7 GB reduziert – die meisten Anwender müssen also bei den Inhalten, auf die sie per Cloud-Speicher zugreifen möchten, eine Auswahl treffen.

Dieses Dilemma lässt sich umgehen, indem man Team Viewer den unbeaufsichtigten Zugriff auf den Heim-PC erlaubt. Wenn Sie nicht schon bei der Installationsart die Frage „Möchten Sie den Computer, auf dem Sie Team Viewer gerade installieren, später selbst aus der Ferne steuern?“ mit „Ja“ beantwortet haben, können Sie dies über die Funktion „Verbindung ➞ Unbeaufsichtigten Zugriff einrichten“ jederzeit nachholen. Tippen Sie im Einrichtungsassistenten eine aussagekräftige Bezeichnung für den Heimrechner ein sowie darunter zweimal ein geheimes Passwort. Den zweiten Schritt überspringen Sie, denn der unbeaufsichtigte Fernzugriff funktioniert auch ohne Konto beim Dienstleister.

Dazu ist es aber wichtig, sich neben dem Kennwort die ID des eigenen Rechners zu merken oder abzuspeichern. Für den Fernzugriff gibt man in Team Viewer ID und Kennwort des Heimcomputers ein, und schon hat man Zugriff auf alle Daten und Programme. Wer eine Fritzbox besitzt, kann auch die Funktion „MyFritz“ nutzen. Diese bietet den Vorteil, dass der PC zu Hause nicht die ganze Zeit laufen muss, nur damit man eventuell darauf zugreifen kann. Dieser Dienst erlaubt es unter anderem, auf USB- und NAS-Festplatten am AVM-Router zuzugreifen.

Die Einrichtung von My Fritz ist einfach, das Einloggen über das Zugriffsportal ist mit doppelter beziehungsweise dreifacher Anmeldung allerdings nicht sonderlich komfortabel. Wer den Fernzugriff jedoch nur sporadisch benötigt, erhält mit My Fritz eine kostenlose Alternative.

Inhalte in Dropbox, Google Drive und Skydrive freigeben

Speicherplatz im Web ist nicht nur praktisch, um selbst auf diese Daten zuzugreifen. Dropbox, Google Drive, Microsoft Skydrive und Co. ermöglichen auch die unkomplizierte Weitergabe von sehr großen Datenmengen, die bei der E-Mail passen muss. Wir zeigen bei den drei genannten Diensten, wie die Dateifreigabe mittels Link funktioniert. Die Desktop- Software zum Synchronisieren der Dropbox- und Skydrive-Inhalte sollten Sie zunächst herunterladen, installieren und sich anschließend mit einem (neuen) Benutzerkonto einloggen.

• Dropbox: Öffnen Sie den Dropbox-Ordner, klicken Sie zum Freigeben eine Datei oder einen Ordner per rechter Maustas te an und wählen Sie dann im Kontextmenü „Dropbox ➞ Link freigeben“. Daraufhin öffnet sich der eigene Account im Browser, wo Sie eine oder mehrere Mailadressen eintippen oder den speziellen Link aus der Adresszeile übernehmen und ihn in Ihr Mailprogramm übernehmen. Sobald der Empfänger auf den Link klickt, kann er die Daten auch ohne Dropbox-Konto über den Button „Herunterladen“ speichern.
  

• Google Drive: Bei Google erfolgt die Freigabe über das Internet. Nach dem Einloggen bei Google sieht man in „Drive“ seine Inhalte. Nach einem Klick mit der rechten Maustaste lässt sich eine Datei oder ein Verzeichnis über „Freigeben ➞ Freigeben“ für andere zur Bearbeitung freischalten. Durch das Eingeben der Mailadressen der Mitbenutzer im Feld „Personen hinzufügen“ erhalten diese nach einem Klick auf „Freigeben & speichern“ eine Nachricht mit dem speziellen Link.
  

• Skydrive: Bei dem Microsoft-Dienst lässt sich die Freigabe zwar aus dem Skydrive- Ordner im Windows-Explorer über das Kontextmenü („SkyDrive ➞ Teilen“) anstoßen, die eigentliche Freigabe erfolgt nach dem Einloggen aber doch wieder im Web. Durch das Eingeben der E-Mail- Adresse(n) und das Drücken der Schaltfläche „Teilen ➞ Fertig“ können die Adressaten auf die Inhalte zugreifen.

Audio- und Videotelefonie mit Konferenzen

Audio- und Videotelefonie ist auch mit Team Viewer möglich: Wer während einer Fernsitzung mit seinem Partner kommunizieren möchte, der kann dazu die programminternen Funktionen nutzen. Gewöhnliches Telefonieren startet man, sofern ein Headset oder ein Rechner mit integriertem Mikrofon und Lautsprecher zur Verfügung steht, über die Schaltfläche „Voice over IP“.

Ohne die Audio-Hardware kann man die „Telefonkonferenz“ nutzen. Dabei ruft man die im Programm eingeblendete 01805-Nummer an, die aus dem deutschen Festnetz einheitlich 14 Cent pro Minute kostet, und gibt die sechsstellige Konferenz-PIN ein, um mit den anderen Teilnehmern sprechen zu können. Günstiger ist da aber in aller Regel ein normales Telefonat, auch hier ist meist eine Dreierkonferenz möglich. Mit einer Webcam – im Notebook ist sie oft oben im Monitorrahmen integriert – lässt sich über die „Video“- Funktion zusätzlich das eigene Live-Bild zum Gesprächspartner streamen.

Internettelefonie ist fast gleichbedeutend mit Skype, als Verb steht es sogar im Duden. Richten Sie gegebenenfalls über „Erstellen Sie ein Konto“ einen Skype-Account ein.

Einzelanrufe und Videoanrufe an eine Person starten Sie mit den gleichnamigen Schaltflächen, nachdem Sie zuvor einen Kontakt ausgewählt haben. Wollen Sie eine Konferenz starten, klicken Sie links oben auf das Gruppensymbol und ziehen Sie die Kontakte, mit denen Sie konferieren möchten, per Drag & Drop nach rechts in das Gruppenfeld. Die Bezeichnung der beiden zur Verfügung stehenden Funktionen – „Videoanruf“ sowie „Gruppe anrufen“ – ist etwas irreführend, da sich hinter beidem die Konferenzfunktion verbirgt. Allerdings ist der Gruppenanruf immer möglich, die Videokonferenz dagegen le - diglich mit einem Premium-Konto, das 6,99 Euro pro Monat kostet. Bei Abschluss eines Jahresabos zahlt man monatlich 3,49 Euro.

In der Konferenz steht neben der Übertragung von Ton (und gegebenenfalls von Video) eine Chat-Funktion zur Verfügung, über das Zeichen „+“ können Sie den Konferenz- teilnehmern Dateien zuschicken sowie weitere Personen zu dem Gespräch hinzuholen. Weniger verbreitet, aber vor allem wegen der kostenlosen Videokonferenz für bis zu neun Personen empfehlenswert, ist die Videokonferenzlösung von Google: Google Hangout setzt ein Konto im sozialen Netzwerk Google+ voraus, Facebook bietet mit Videocalling eine ähnliche Funktion. Installation und Einrichtung des Video-Plugins für Facebook sind schnell erledigt, im Chat („Nachricht senden“) steht über das Kamerasymbol oben der Videoanruf zur Verfügung. Sobald Sie darauf klicken, erhält Ihr Gegenüber das Anrufsignal, um die Videoverbindung aufzubauen. Konferenzen sind nicht möglich.

Erweiterte Funktionen in Online-Meetings

Der Übergang von privater Videotelefonie mit Freunden oder Familie und Online-Meetings ist fließend. So bietet Skype neben der Dateiübertragung die Möglichkeit, den gesamten Bildschirm oder auch nur eines der geöffneten Fenster zu übertragen.

Bei der MeetingForm „Webinar“, bei der man seinen Bildschirm auf die Rechner der übrigen MeetingTeilnehmer streamt, können alle Konferenzteilnehmer weiterhin miteinander sprechen und den TextChat verwenden. Bei rein linearen Webcasts existiert dagegen keinerlei Interaktionsmöglichkeit. Bei Skype ist die Bildschirmübertragung in der Gruppe den Premium-Konten vorbehalten, wie das schon bei den Videokonferenzen der Fall ist.

Dateitransfer, Videound Audiotelefonie, Chat, der Präsentationsmodus mit Auswahl des gesamten Bildschirms oder eines Fensters sowie das Aufzeichnen von Screencasts gelingen auch mit Team Viewer. Die aufgezeichneten Screencasts lassen sich nachträglich über „Konvertieren“ in andere Videoformate umwandeln. Ferner gestattet die Software, über „Aktionen ➞ Richtungswechsel“ die Rolle aktivpassiv per Mausklick zu wechseln.

Neben diesen Funktionen im Fernwartungsmodul besitzt Team Viewer eine Meeting-Komponente, die bis zu 25 Personen online zusammenbringt. Der Organisator klickt im Register „Meeting“ auf die Funktion „Spontanes Meeting starten“ und generiert damit eine MeetingID. Andere Teilnehmer bittet er über den Button „Einladen ➞ Als E-Mail öffnen“ dazu. Der oder die Empfänger brauchen dann nur noch auf den speziellen Link in der Nachricht zu klicken, schon sind sie bei der Konferenz dabei. Neben den aufgezählten Features steckt im MeetingModus eine Whiteboard-Funktion, in der alle Teilnehmer mit der Maus auf dem Bildschirm malen oder schreiben können. Ein ausführliches Handbuch mit allen Meeting-Funktionen stellen wir Ihnen als PDF unter hier zur Verfügung.

Team Viewer ist nur für den privaten Gebrauch kostenlos, die Business-Version kostet knapp 500 Euro. Die meisten kommerziellen Webkonferenz-Tools dagegen werden auf monatlicher Mietbasis abgerechnet. Unsere Schwesterzeitschrift „Computerwoche“ hat solche Business-Programme getestet und stellt die Ergebnisse auch online zur Verfügung.

Online-Office Dokumente gemeinsam bearbeiten

Bei Online-Office verhält es sich wie beim Online-Speicherplatz: Man kann selbst von überall aus an Texten, Rechenblättern und Präsentationen arbeiten. Diese Dokumente lassen sich aber eben auch zum Bearbeiten für andere freigeben. Das ist sehr praktisch, weil das manuelle Speichern und Versionieren entfällt. Es funktioniert immer sofort und automatisch, und es existiert deshalb von jeder Datei lediglich eine (!) Version, selbst wenn mehrere Anwender gleichzeitig darauf zugreifen. Die beiden populärsten Dienste für Office in der Cloud sind Google Docs und Office Web Apps von Microsoft. Die Bearbeitungsoption durch andere erfolgt über die Freigabefunktion wie bei Google Drive und Skydrive.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (mhr)