Die österreichische MM Gruppe (Mayr-Melnhof Karton AG) ist ein weltweit agierender Produzent von Karton und Faltschachteln - und hat Ende 2020 eine der größten IT-Transformationen angestoßen, die in der Alpenrepublik aktuell vollzogen werden. Durch ein anderes Konzept im IT-Bereich in den Jahren zuvor hatte MM hohen technischen Nachholbedarf angehäuft, auch weil ein Großteil der IT-Services durch ein kompetentes aber begrenztes internes Team erbracht wurde. Dazu kam der Umstand, dass die MM Gruppe in den vergangenen Jahren durch diverse Übernahmeaktivitäten stark gewachsen ist. Die Mitarbeiterzahl stieg von circa 10.000 im Jahr 2019 bis Ende 2022 auf über 15.000.

Die Mission für Jaqueline Wild, Head of Information Management bei der MM Gruppe, und ihr Team lautete folglich, mit einer umfassenden IT-Transformation den Grundstein zu legen für die Unternehmenstransformation respektive die Umsetzung der neuen Gesamtstrategie, die auf langfristigen Erfolg, Wachstum sowie Investitionen in Innovationen und Nachhaltigkeit ausgerichtet ist.

Vielfältige Transformation

In diesem Zuge brachten die Wiener Anfang 2021 auch eine neue IT-Strategie auf den Weg - die gemeinsam mit verschiedenen Transformationsinitiativen gestartet wurde. Die Kernziele:

• Business Partner Excellence: IT-Initiativen werden in enger Kooperation mit den Fachbereichen umgesetzt, abgestimmt und priorisiert.

• Maximum Service Efficiency: Effizienzmaximierung sowie schnelle und flexibel skalierbare Services sollen bei der Serviceerbringung im Fokus stehen.

• Innovation Leadership: Die IT soll zum Innovationstreiber für Digitalisierungsinitiativen im Unternehmen sowie zum verlässlichen Partner werden, wenn skalierbare Technologieplattformen eingeführt werden.

Die erste Phase ihrer IT-Transformation schließt die MM Gruppe gerade ab - im Rahmen der Unternehmenstransformation stehen nun verstärkt Effizienzoptimierungen sowie der Rollout von einheitlichen IT-Systemen in mehr als 70 Produktionsstandorten weltweit an. Das neue Setup der MM IT ermöglicht es dabei, den Wachstumskurs der Unternehmensführung mitzutragen, da in neuen Projekten skalierbare Ressourcen und Prozesse zur Verfügung stehen.

Zudem wurden mit der Reorganisation der IT sowohl auf Business- als auch auf IT-Seite neue Rollen eingeführt:

• Eigene Demand Management-Teams haben im Business-Bereich die Aufgabe, Anforderungen zu konsolidieren und auf Sinnhaftigkeit und Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Sie übernehmen die operative Verantwortung für IT-Projekte und gewährleisten so, dass IT- zu Business-Projekten werden.

• Auf IT-Seite gibt es für jeden Fachbereich "IT Business Partner", die IT-Projekte monitoren und Anforderungen in der IT verteilen. Hinter diesem Begriff verbirgt sich jeweils ein kleines Team, das Fachwissen im jeweiligen Fachbereich sowie den Applikationen mitbringt. Damit das Zusammenspiel zwischen Business und IT reibungslos funktioniert, wurde ein neuer und transparenter Demand-Prozess auf die Beine gestellt.

"Erkennen, wann der Bogen überspannt ist"

"Bei aller Eile und Dringlichkeit sollte man sich doch die Zeit nehmen, Projekte dieser Art so weit wie möglich zu durchdenken, um besser planen zu können", zieht IT-Chefin Wild als zentrales Learning aus der Transformationsinitiative. Trotzdem habe man den Veränderungsprozess dabei stellenweise unterschätzt, wie die Managerin eingesteht: "An manchen Punkten haben wir die Veränderungsresistenz der Organisation unterschätzt - die Sinnhaftigkeit mancher zukunftsweisender Entscheidung musste durch gute Argumente unterlegt werden."

Bei der Überzeugungsarbeit dürfte der Managerin auch ihre langjährige Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Papier- und Verpackungsbranche zugute gekommen sein - sie war bereits als Controllerin, ERP-Beraterin und IT-Projektmanagerin bei der Mondi Group tätig. Auch deswegen ist ihr bewusst, dass ein Transformationsprogramm ein gewaltiges Unterfangen für alle Beteiligten darstellt - und es auch Grenzen gibt: "Man muss erkennen, wann der Bogen überspannt ist und wann man Druck herausnehmen muss, damit die Organisation weiter Höchstleistung bringen kann."

Die Jury vom "CIO des Jahres 2023" sagt

CIO Wild beeindruckte mit ihrer Leistung auch die Jury vom "CIO des Jahres 2023" und ergatterte einen Platz unter den Finalistinnen und Finalisten des Wettbewerbs. Jurorin Christina Raab von Accenture lobt: "Jacqueline Wild hat die MM-Gruppe, ein traditionell eher konservatives österreichisches Familienunternehmen, in eine moderne und zukunftsfähige Organisation umgewandelt." Das ist ihrer Meinung nach eine der umfassendsten und bemerkenswertesten IT-Transformationen in Österreich in den letzten Jahren. Auch Juror Jens Schulze, CIO vom Universitätsklinikum Frankfurt, ist beeindruckt: "Die vielen Hebel, welche die IT bei MM bewegt, zeigen die Leistung der IT-Organisation und verdeutlichen die Relevanz der IT bei einem Unternehmenswandel. Respekt und tolles Ergebnis!" (kf)