"Mein Schlüsselerlebnis hatte ich im Rahmen meiner Einarbeitung in unserem Werk im kanadischen Peace River nach vier Wochen im Juli 2019," berichtet Christoph Grewe-Franze, Chief Information Officer von Mercer International. "Dateien von lokalen Sharepoint-Servern zu laden, dauerte viel zu lange, was für eine Zeitverschwendung! Zudem basierte ein Teil des Reportings noch auf Excel", so der Manager. Um das zu ändern, riefen er und sein Team das IT-Großprojekt "Mercer Connected" ins Leben.

Lokal organisierte IT bringt Nachteile

Mercer ist ein nordamerikanisches Unternehmen im Bereich Forstprodukte. Das Geschäft gliedert sich in die zwei Segmente Zellstoff und Holz mit insgesamt vier Produktsparten. Der Konzern umfasst zehn Unternehmen in vier Ländern auf ebenso vielen Kontinenten. Dabei sind die Unternehmen lokal und autark organisiert.

Ebenso war die IT lokal aufgestellt. "Es gab kein IT-Headquarter, keinen CIO, alle Ressourcen waren in den Werken angesiedelt," erinnert sich Grewe-Franze. Vor diesem Hintergrund sollte er die Voraussetzungen für Wachstum, Sicherheit, Innovation, Kostenoptimierung sowie Synergien schaffen. Über all dem stand die Aufgabenstellung, Antworten auf die Frage zu finden: "Was müssen wir heute tun, damit unser Geschäftsmodell ewig funktioniert?" Wichtig für Mercer sind zudem Themen wie nachhaltige Forst­wirtschaft, Reduktion des CO2-Fuß­abdrucks, bessere Rohstoffnutzung sowie eine weitere Reduzierung der Umweltbelastung.

Cloud first, zentral und virtuell

Von Juli bis September 2019 analysierte das Team um Grewe-Franze gemeinsam mit den lokalen IT-Managern die aktuelle Lage. Im Oktober verabschiedeten alle Gremien inklusive des Aufsichtsrates die ­künftige IT-Strategie, die nach Auswertung des Status quo erarbeitet wurde. Daraus entstand ein Vier-Punkte-Plan:

• Statt fast die gesamte IT lokal zu betreiben, wird künftig ein Cloud-first-Ansatz verfolgt.

• Die IT wird so zentral und standardisiert wie möglich aufgestellt.

• Es ist eine virtuelle, zentrale IT aufzubauen, damit jede Person von jedem Standort aus arbeiten kann.

• Verantwortlichkeiten für Applikationen, Infrastruktur, Security, Digital Workplace und ein Projekt-Management-Office werden geschaffen.

Das gesamte Programm erhielt den Namen "Mercer Connected" und wurde in mehrere Teilprojekte und organisatorische Veränderungen untergliedert.

Für das Cybersecurity-Programm hat das Team um Grewe-Franze ein einheitliches, über die Cloud verwaltetes Security Framework mit Managed Services im 24/7-Betrieb aufgebaut. Das Projekt lief von September 2019 bis März 2022.

Kernstück des Frameworks ist ein nach ISO 27001 zertifiziertes Security Operations Center (SOC), ergänzt durch eine cloudbasierte Secure-Access-Service-Edge-Technologie. Darüber hinaus implementierte die Mercer-IT ein Security-Awareness-Programm samt Schulungen und Trainings. Strategische Partnerschaften mit Secu­rity- und Cloud-Anbietern runden die Maßnahmen ab.

Alles in die Google-Cloud

Mit Beginn der Corona-Lockdowns im März 2020 führte Mercer weltweit Google Workplace ein. Dazu gehören etwa Dienste für Mail, Chat und der Cloud-Speicher Drive sowie Videokonferenzen, Google Groups und Mobile Device Management. Für Home-Office-User galt die Devise "Bring your own Device (BYOD)". Lokale Daten migrierte die IT bis Dezember 2021 schrittweise auf die neue Plattform, während die Belegschaft eine neue Kollaborationskultur einübte: von einer mailbasierten hin zu einer dokumentenzentrierten Arbeitsweise.

Auch für Reporting, Analytics und Predictive Main­tenance im Kontext von Smart Factory setzt das Unternehmen auf die Dienste der Kalifornier. Auf der Google Cloud Platform (GCP) wurde ein BigQuery-Data-Ware­house samt Connected Sheets entwickelt, um Informa­tionen aus allen Tabellen und Systemen zu verarbeiten. Daten aus SAP-Systemen wurden extrahiert. In Pilot­projekten erstellte das Team Dashboards und Reports mittels Google Data Studio für den kompletten Rohstoff­einkauf und den Zellstoffvertrieb.

Alle Firmenergebnisse sind nun in einem zentralen System konsolidiert. Geplant ist ein globales Reporting- und Analyse-Framework in Zusammenarbeit mit GCP. "Das ist die Voraussetzung für die Abschaffung des bisherigen Excel-basierten CFO-Dashboards," erklärt der CIO. Seit Mai 2022 läuft dafür die Analysephase.

Lokale Applikationen, wie etwa die "Health&Safety"-App für Werksarbeiter am Standort Kanada, portierte die IT ebenfalls auf die Cloud-Plattform. So werden bisher vier lokale Applikationen für Betriebssicherheit durch eine globale Lösung ersetzt. Monats- und Quartalsreports sind passé, da die Informationen stets online verfügbar sind. Zudem haben die Mitarbeitenden von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf die Anwendung.

Globale Steuerung der Werksanlagen

Auch in den Fabriken setzt Mercer auf Globalisierung. Bisher betreibt das Unternehmen drei verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Automatisierungsgraden. So nutzt die kanadische Dependance eine Lösung mit 25.000 Messpunkten, während in Deutschland das Dreifache an Informationen verarbeitet wird. Statt ein neues System in Kanada einzuführen, entschied sich Mercer, dort die deutsche Lösung einzusetzen.

Seit Januar 2022 läuft die Implementierung, im August folgte der Go-live auf der ersten Anlage. Der weitere Rollout ist für die nächsten fünf bis sechs Jahre geplant. "Das ist die Voraussetzung für einen globalen virtuellen Kontrollraum, mit dem Ziel, selbststeuernde, autonom arbeitende smarte Fabriken zu schaffen," erläutert der CIO. Dabei nutze man Machine Learning und künstliche Intelligenz. Dies sei die wichtigste strategische Entscheidung für die nächsten rund zwanzig Jahre gewesen.

Weil ohne die passende Unternehmenskultur die beste Strategie scheitert, kümmerte sich Grewe-Franze mit seinem Team auch intensiv um das Changemanagement bei Mercer. Lokal organisierte Silos wollte er aufbrechen und zu einem globalen kollaborativen Ganzen formen. Dazu wurde eine weltweite Key-User-Organisation für alle Prozesse gegründet, die als Inkubator und Talentpool dient. Für alle Geschäftsprozesse gibt es nun lokale und globale Business-Prozess-Verantwortliche.

Eingebettet sind diese Maßnahmen auch in interkulturellen Trainings. Kanadier und Deutsche haben laut dem CIO unterschiedliche Denk- und Handlungsweisen. Das galt es aufzulösen. Die Maßnahmen kommen bei der Belegschaft offenbar gut an. Laut Grewe-Franze liegt die Mitarbeiterfluktuation praktisch bei null.

1. Platz beim CIO des Jahres 2022

Mit diesem Projekt schaffte es Grewe-Franze ganz nach vorn im IT-Wettbewerb CIO des Jahres von CIO-Magazin und COMPUTERWOCHE: Er kam auf Platz eins in der Kategorie Mittelstand. Die Jury sagt: "Hier zeigt sich, dass durch gut durchdachte Lösungen und die Zusammenführung von Teams nicht nur Strukturen sicherer und effizienter werden. IT- und Digitalisierungsvorhaben schaffen auch Möglichkeiten für nachhaltiges Wirtschaften."