Wer kennt sie nicht, die fortlaufende, immer größer werdende Excel-Planungsdatei. Diese Art des Reportings wurde bisher auch bei einem österreichischen Holdingkonzern mit Sitz in Wien eingesetzt - bis man zum Schluss kam, dass diese Art von Planung und Reporting nicht mehr zeitgemäß ist und auch der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens im Wege steht.

Um eine leistungsfähige und gleichzeitig skalierbare Lösung für die Zukunft zu bekommen, entschied man sich beim Kunden für die Cloud-Lösung "Danuvius Smartreporting" des IT-Beratungshauses Danuvius Consulting GmbH aus Wiener Neustadt. Mit dem Rollout dieses SaaS-Standardberichtswesen, das Anwendern zentralen Zugriff auf die steuerungsrelevanten monetären und nicht monetären Unternehmensdaten bietet, hat sich Danuvius um einen Best-in-Cloud-Award 2015 beworben.

Projekt-Steckbrief

• Finalist: Danuvius Consulting GmbH, Strelzhofgasse 3 2700 Wiener Neustadt

• Referenzkunde: Österreichisches Unternhemen mit Sitz Wien

• Kategorie: Software as a Service (SaaS), Private-Cloud-Projekt

• Projekttitel:danuvius smartreporting - Reporting und Planung

• Eingesetzte Produkte: cubus outperform

• Zeitraum des Projekts: Mai 2014 - September 2014

• Projekt-Phase: Run

• Größe des Projektteams: 5 Personen

• Zusammenfassung: Auch Danuvius setzt bei seinem Wettbewerbsbeitrag auf einen klassischen Ansatz, schafft damit bei seinem Kunden aber einen signifikanten Fortschritt: Statt eines wie bisher auf Excel-Listen und -Dokumenten basierenden Berichtswesens kann der Kunde durch den Einsatz der SaaS-Lösung smartreporting eine skalierbare, schnell implementierbare und zukunftssichere Lösung bereitstellen. Der Kunde verbessert so seine Prozesse und spart bei Abschlüssen oder betriebsinternen Buchungen viel Zeit - und damit Geld!

Das Einsatzszenario

Weg von Excel als alleiniges Tool für Planung und Reporting. So lässt sich die Ausgangssituation für das Projekt "danuvius smartreporting - Reporting und Planung" wohl am prägnantesten umschreiben. Um diese Neuausrichtung zu meistern, entschied sich die Geschäftsführung des Kunden für ein SaaS-Angebot der Danuvius (mit der man bereits im Vorfeld zusammengearbeitet hatte). Durch die kurze Time to Market und den geringen Aufwand hinsichtlich der Anpassung an die bestehende IT-Struktur beim Kunden war wenig grundsätzliche Überzeugungsarbeit zu leisten.

Die zunächst für den internen Gebrauch bei Danuvius entwickelte Cloud-Lösung wurde so beim Kunden erstmals extern im SaaS-Modell ausgerollt. Für den Anbieter gab es vor dem Start von smartreporting als Lizenzprodukt lediglich einen schwierigen Aspekt zu meistern: die Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich der Lizenzierung von Drittanbietersoftware im Rahmen eines Cloud-Projekts. Auf den Rollout beim Kunden hatte dieser Umstand allerdings keine Auswirkungen.

Die Cloud-Lösung

Das SaaS-Berichtswesen, das die Danuvius Consulting GmbH bei ihrem Wiener Kunden ausgerollt hat, bildet alle steuerungsrelevanten monetären und nicht monetären Unternehmensdaten ab und erlaubt seinen Nutzern einen zentralen Zugriff auf das Datenwerk - entweder in Form von standardisierten Berichten, oder über freie Analysen in einer Selfservice-Umgebung. So können im Finanz- und Controlling-Bereich erstmals die finanziellen Zusammenänge im Unternehmen innerhalb von selbstwartenden Strukturen abgebildet werden. Durch die in smartreporting zentral gehaltene Berechnungslogik entstand ein Datenwerk nach dem "Single Point of Truth"-Ansatz, durch das für den Kunden eine deutliche Verbesserung der Datenqualität und auch deren Aussagekraft erreicht werden konnte.

Durch den hohen Automatisierungsgrad wurden zudem der zeitliche Aufwand für wiederkehrende unterjährige Prozesse wie Monats- oder Quartalsabschlüsse deutlich reduziert. Die Umsetzung des Projekts beim Kunden verlief zeitlich innerhalb von knapp 4 Monaten. Aufgrund der Struktur des Kunden und der sich daraus ergebenden Anforderungen konnte allerdings nicht das Standardmodell von smartreporting verwendet werden. Es mussten Anpassungen in den Bereichen Währungsumrechnung, Verrechnung der konzerninternen Leistungen und Darstellung der unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards vorgenommen werden.

Technisch setzt danuvius smartreporting auf die EPM-, Analyse- und Planungssoftware cubus outperform in Kombination mit relationen Daten (Oracle-Datenbanken / Microsoft SQL Server) und mehrdimensionale Daten (Oracle Essbase). Folgende Technologien kommen im Rahmen des Projekts konkret zum Einsatz:

• Microsoft SQL Server

• cubus outperform

• cubus outperform EV Analytics

• Oracle Essbase

Der Business-Nutzen

Im Kern ging es den Verantwortlichen auf Kundenseite darum, die bestehende Excel-Lösung durch ein zukunftssicheres und skalierbares System zu ersetzen - auch um zukünftigem Wachstum nicht im Wege zu stehen. Dieses Ziel konnte mit der Durchführung des Projekts "danuvius smartreporting - Reporting und Planung" schnell erreicht werden. Für das SaaS-Berichtswesen sprechen vor allem die schnelle Verfügbarkeit, die Arbeitserleichterungen für die Mitarbeiter, transparentere Prozesse, die Verbesserung der Datenqualität im Sinne eines "Single Point of Truth" sowie eine enorme Beschleunigung von Monatsabschlüssen (Verkürzung um mehrere Tage). Auch das "Drumherum" konnte verbessert werden: Der Zeitaufwand für Budgetierung und Forecasts wurde reduziert, Buchungsvorgänge innerhalb des Unternehmens erleichtert und auch die Integration weiterer Gesellschaften erleichtert.