Wer an Coworking Spaces denkt, hat spontan eher die Küchenausstattung mit Espressomaschine und Bierzapfanlage vor Augen als die IT-Infrastruktur. Aber wie unterscheiden sich die IT-Anforderungen von Coworking Spaces von denen klassischer Unternehmen, und sollten Coworking-Space-Betreiber über IT-Personal nachdenken?

Natürlich unterscheiden sich die IT-Anforderungen eines Coworking Spaces durchaus deutlich von Unternehmen. Sie sind aber dadurch nicht weniger herausfordernd. Ein Coworking Space ist am ehesten mit einem Unternehmen zu vergleichen, das eine 100-prozentige BYOD-Strategie verfolgt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Anwender häufig wechseln und das Durchsetzen von Richtlinien nahezu unmöglich ist. Doch damit nicht genug: Während Unternehmen sich vielleicht noch um die Zeiterfassung kümmern, regelt die IT eines Coworking Spaces den Zugriff auf nahezu jede Ressource, und sei es der Zugang oder die Nutzung eines Meeting-Raums.

Coworking Systeme

Dennoch ist in den wenigsten Coworking Spaces IT Personal zu finden. Einer der Gründe dafür kann sein, dass es mittlerweile ein breites Angebot an Cloud-Diensten gibt, die nahezu alle Aspekte eines Coworking Spaces abdecken.

Auf der diesjährigen Coworking Europe in Amsterdam trafen sich vom 14. bis 16. November etwa 500 Teilnehmer, darunter viele Betreiber von Coworking Spaces, um sich auszutauschen und nach neuen Lösungen zu suchen. Im Rahmen einer Podiumsdiskussion ging es um “Best ways to use technology to automate your space management, and focus on the hospitality and community”.

Teilnehmer der Diskussion waren neben der Moderatorin Katy Zühlke von St. Oberholz, Rick Voogt (Clay), Gilbert Hödl (Tapkey), Stefan Scheuerle (Sensorberg), Saurabh Mohal (Néxudus), Jacob Dalhoff (MatchOffice) und Christoph Hammer (ezeep). Die Teilnehmer der Panel-Diskussion zeigten dann auch durchaus einen guten Ausschnitt des Angebotes. Während Sensorberg, Tapkey und Clay sich auf die Zugriffstechnik fokussiert und so Coworking-Mitgliedern den Zugang zum Space, zu ihrem Büro und zum jeweils gebuchten Meeting ermöglicht, vertrat Néxudus die Gruppe der Space Management Anbieter. Space Management Anbieter bieten quasi das Betriebssystem eines Coworking Spaces, das alle Anforderungen an die Verwaltung abbildet.

Cloud statt IT

So war es dann auch Konsens im Panel, dass Coworking Spaces keine eigene IT benötigen, sondern einfach maßgeschneiderte Angebote aus der Cloud nutzen können. Die Coworking Spaces erhalten quasi automatisch das jeweilige Spezial-Know-how der einzelnen Anbieter.

Natürlich sind diese Angebote nicht kostenlos und müssen in die Kalkulation ebenso mit einfließen wie Wasser, Miete und Strom. Doch ist eine gut funktionierende Infrastruktur auch eines der besten Differenzierungsmerkmale eines Coworking Spaces. Néxudus und ezeep zeigen beispielsweise den nächsten Schritt der Vereinfachung: die Integration der verschiedenen Dienste in eine Plattform. So wird Mitgliedern die bei Néxudus angelegt werden, automatisch der Zugang zum Drucker ermöglicht und verbrauchte Seiten erscheinen automatisch auf der Abrechung. Vergleichbar sind auch die Integrationen von Zugangssystemen wie Tapkey, Clay und Sensorberg. Unterdem Strich wählt der Nutzer eines Coworking Spaces nur noch den passenden Plan und seine IT Umgebung konfiguriert sich quasi von selbst.

Coworking und Datenschutz

Auch an dem Thema Datenschutz kam das Panel nicht vorbei, verwaltet doch der Coworking Space eine Menge persönlicher Daten. Coworking-Space-Betreiber sollten deshalb ihr Personal in Hinblick auf den datenschutzkonformen Umgang mit den Daten ihrer Mitglieder schulen. Auch ein Workshop für die Mitglieder wird sicherlich nicht nur positiv angenommen, sondern hilft für ein besseres Verständnis zu den eigenen Datenschutzmaßnahmen.
Aufmerksamkeit für den Datenschutz ist auch bei der Auswahl der Management Services geboten. Mit den jeweiligen Anbietern müssen Verträge zur Auftragsdatenvereinbarung abgeschlossen werden.

Coworking Space IT – Technologien für Unternehmen?

Können Unternehmen von Coworking Technologien profitieren? Ja, denn in Coworking Spaces wird quasi der Arbeitsplatz der Zukunft täglich erprobt. Dynamischere Raumnutzung, teamübergreifende Kommunikation und das Arbeiten in projektbezogenen Gruppen ist das, was heute viele Unternehmen anstreben. Die Leichtigkeit, mit der sich IT-Infrastruktur in Coworking Spaces nutzen lässt, hat eine durchaus motivierende Wirkung. Auch das Öffnen der Infrastruktur - zum Beispiel für Mitarbeiter, die teilweise im Home Office arbeiten - kann die Produktivität erhöhen. Schon heute verlagern Unternehmen ganze Abteilungen in Coworking Spaces. Der nächste Schritt wird es sein, diese Erfahrungen zu nutzen und in den eigenen Räumlichkeiten umzusetzen.