Bewerber sind anspruchsvoll geworden. Sie erwarten eine persönliche Ansprache und schnelle Reaktionszeiten. Wenn ein Unternehmen sich wochenlang nicht auf eine Bewerbung meldet, haben gute Leute oft schon ein anderes Angebot angenommen. Wer im Wettbewerb um die besten Köpfe die Nase vorn haben will, muss deshalb für eine positive Candidate Experience und schnelle Prozesse sorgen.

Dazu gehören zum Beispiel personalisierte Eingangsbestätigungen und zeitnahe Einladungen zum Vorstellungsgespräch. Um dies zu gewährleisten, muss der Bewerber-Prozess transparent sein und medienbruchfrei ablaufen. Unterlagen auszudrucken und per Hauspost an die Fachabteilungen zu schicken, dauert viel zu lange und ist nicht mehr zeitgemäß. Mit einem Bewerbermanagement-System können Unternehmen dagegen alle eingehenden Unterlagen zentral speichern.

Autorisierte Nutzer haben dadurch jederzeit Zugriff auf die Bewerbungen und sehen den aktuellen Status. Das System leitet durch den kompletten Bewerberprozess und bietet beispielsweise abänderbare Mail-/Briefvorlagen, welche unter anderem auch für Serienbriefe geeignet sind. So lassen sich die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen. Außerdem berücksichtigt es gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von verschiedenen Lösungen auf dem Markt. Worauf man bei der Auswahl und Einführung achten sollte, zeigen die folgenden Tipps:

Tipp 1: Interne Anforderungen definieren

Zunächst ist es wichtig, den Ist-Zustand zu analysieren und sich über die aktuellen Schwachstellen im Bewerberprozess klar zu werden. Wo sind Engpässe und was führt zu Verzögerungen? Wo besteht Verbesserungsbedarf? Aus dieser Bestandsaufnahme ergibt sich die Aufgabenstellung, die die Software lösen soll. Gleichzeitig müssen die Rahmenbedingungen geklärt werden.

Dazu gehört zum Beispiel, mit welchen Systemen man sonst arbeitet sowie ob - und wenn ja welche - Schnittstellen für automatisierte Prozesse erforderlich sind. Viele Unternehmen benötigen zum Beispiel eine SAP-Anbindung. In welcher Form möchte man Bewerbungen künftig annehmen - über ein Online-Portal, per E-Mail oder auch per Post? Entsprechend muss auch die Software Möglichkeiten bieten, die Unterlagen zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Bei der Definition der Anforderungen sollten HR- und IT-Abteilung eng zusammenarbeiten.

Tipp 2: Prozesse analysieren

Ein gutes Bewerbermanagement-System sollte sich individuell an die Prozesse im Unternehmen anpassen lassen. Dafür ist es erforderlich, den kompletten Ablauf vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung zu analysieren, zu überdenken und klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Welche Aufgaben übernimmt die HR-Abteilung und welche die Fachabteilung?

Sollen Unterlagen zum Beispiel direkt in die Fachabteilung geleitet oder erst von den Personalern überprüft werden? Sind die einzelnen Stationen genau definiert, lässt sich dies in der Software abbilden. Ein guter Anbieter ermöglicht es, auch während der Einführung des Systems noch Anpassungen vorzunehmen. Je klarer der Prozess jedoch schon zu Beginn definiert ist, umso schneller ist die neue Lösung einsatzbereit.

Tipp 3: Den passenden Funktionsumfang festlegen

Bei der Wahl der Software sollten Unternehmen überlegen, welche Funktionen sie unbedingt benötigen und welche zusätzlich wünschenswert sind. Dabei lohnt es sich, schon einmal an die Zukunft zu denken und ein System zu wählen, das kontinuierlich weiterentwickelt wird und ergänzende Bausteine bietet. Empfehlenswert ist zum Beispiel eine Multiposting-Funktion, die es ermöglicht, Ausschreibungen in vielen verschiedenen Stellenbörsen gleichzeitig zu veröffentlichen.

Gute Systeme schlagen automatisch passende Jobportale vor. Auch ein Talentpool ist eine sinnvolle Ergänzung. In ihm können Recruiter Unterlagen von interessanten Bewerbern speichern, sofern diese ihr Einverständnis gegeben haben. Ist künftig eine Stelle zu besetzen, bietet der Talentpool schon einmal einen Fundus an möglichen Kandidaten. Zudem empfiehlt sich eine Analytics-Funktion. Mit ihrer Hilfe können Personalverantwortliche schnell und einfach HR-Kennzahlen ermitteln. Solche Auswertungen zeigen zum Beispiel, wie lange es gedauert hat, eine Stelle zu besetzen oder welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen besonders erfolgreich waren.

Tipp 4: Das geeignete Betreiberkonzept finden

Wichtig bei einem Bewerbermanagement-System ist, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten und Endgeräten darauf zugreifen können. Gerade für Unternehmen, bei denen verschiedene Filialen oder auch der Außendienst Bewerbungsunterlagen bearbeiten müssen, ist eine flexible Lösung empfehlenswert. Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob man das Bewerbermanagement-System im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte oder eine extern gehostete Cloud-Lösung wählt.

Wer ein Bewerbermanagement-System lieber im eigenen Rechenzentrum installiert, behält zwar die Kontrolle über seine Daten, muss jedoch mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand für die interne IT-Abteilung rechnen. Eine Cloud-Lösung hingegen bietet kürzere Reaktionszeiten und die hauseigene IT-Abteilung wird entlastet. Allerdings enthalten Bewerbungen sensible, personenbezogene Daten. Deshalb sollte man darauf achten, dass der Anbieter ein Rechenzentrum in Deutschland betreibt und hohe Datenschutzrichtlinien garantiert.

Tipp 5: Den richtigen Anbieter wählen

Ein guter Bewerbermanagement-Anbieter verfügt über nachweisbare Expertise auf seinem Gebiet, die sich zum Beispiel durch Erfahrungsberichte von Kunden überprüfen lässt. Er unterstützt seine Kunden vor Ort bei der Einführung des neuen Systems und geht auf deren Bedürfnisse ein. Im Idealfall passt er die Software individuell an die Prozesse des Unternehmens an und steht auch nach der Einführung noch für Änderungen und Beratung zur Verfügung.

Bei einer Cloud-Lösung sollte der Anbieter zudem über ein Rechenzentrum in Deutschland verfügen. So ist gewährleistet, dass die Daten gemäß den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien geschützt sind. Ab Mai 2018 muss zudem die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung umgesetzt werden, die nochmals höhere Anforderungen an den Schutz persönlicher Daten stellt.

Tipp 6: Mitarbeiter rechtzeitig informieren und schulen

Ein neues Bewerbermanagement-System kann nur dann erfolgreich sein, wenn Mitarbeiter es auch gerne nutzen. Deshalb sollte das Projektteam alle Betroffenen frühzeitig über die Umstellung informieren und die Vorteile der Veränderung klar kommunizieren. Eine gute Software ist einfach und intuitiv zu bedienen, sodass die Einstiegshürde niedrig ist und keine zeitintensiven Schulungen nötig sind. Trotzdem empfiehlt es sich, den Mitarbeitern zusätzlich optional Schulungen anzubieten, sodass sie schnell vom neuen System profitieren können und ihm positiv gegenüber stehen.