Vom Smartphone über den Messenger, vom Collaboration-Tool bis Social Media reicht die Palette an Kommunikationskanälen, mit denen Unternehmen Kunden und Lieferanten bedienen. Der interne Austausch kommt noch hinzu. Warum IT-Chefs auf eine Kommunikationsplattform aus der Cloud setzen sollten, erklärt ein Webcast der Computerwoche.

Thomas Hafen von der Computerwoche moderiert. Er will von Helmut Hinz, Chief Technologist Unified Communication bei Logicalis, zunächst einmal wissen, ob man Kommunikation und Collaboration messen kann. "Eigentlich nicht", schmunzelt Hinz, "es muss immer funktionieren. Man merkt erst, wenn es nicht verfügbar ist!"

Einstieg in sechs Punkten

Den Einstieg in Collaboration aus der Cloud umreißt der Logicalis-Manager in sechs Punkten: Herausforderung/Chance, Pain Points, Use Case, Optionen, Sicherheit und Einstiegsszenarien. Im Einzelnen:

1. Die Frage Herausforderung oder Chance klärt sich an folgenden Punkten: Bringen die Dienste Mehrwerte für das Unternehmen? Entlasten sie die IT? "Bei Collaboration sollte man grundsätzlich Cloud-Lösungen erwägen", so Hinz.

2. Die Pain Points liegen in veralteten oder unterschiedlichen Telefonanlagen. Unternehmen müssen ihre Erreichbarkeit für Kunden und Partner verbessern, sie wollen Effektivität und Produktivität der Mitarbeiter steigern. Weitere Punkte sind das Verhindern von Schatten-IT und Insellösungen sowie das Senken von Betriebskosten. Und natürlich geht es immer um das Gewährleisten von Datensicherheit und Datenschutz.

3. Hinz schildert den Use Cases eines Logistikunternehmens, dass einen Standard über alle Firmenstandorte hinweg etablieren wollte. Die Kommunikation sollte einfacher laufen, Mobilität sollte möglich sein. Und nicht zuletzt wollte der Logistiker auch Kosten senken. Als Lösung implementierte die Firma ein Cloud PBX-System. Zusammenarbeits-Tools, Konferenzsysteme mit und ohne Whiteboard-Funktion und Software-Clients sowie Telefone wurden auf den Stand gebracht. Im Ergebnis verfügt das Unternehmen nun nicht nur über eine einheitliche zentralisierte Collaborations-Lösung, sondern kann auch seine Service-Kosten besser planen und mobile Mitarbeiter nahtlos integrieren. Die Mitarbeiter reisen weniger, was Zeit und Kosten spart.

Der Cloud-Anbieter sollte auf jeden Fall über geo-redundante Rechenzentren verfügen

4. Zu den Optionen: Grundsätzlich laufen Cloud-Lösungen als Software-as-a-Service. Konkret geht es um die Bereitstellung von Webkonferenzen, Collaboration Tools und Cloud-PBX. Die Dienste werden komplett durch den Anbieter bereitgestellt und betrieben.

5. Stichwort Sicherheit: "Der Cloud-Anbieter sollte auf jeden Fall über geo-redundante Rechenzentren verfügen", betont Hinz. Außerdem muss er Länder- und Organisations-spezifische Datenschutzverordnungen einhalten und sollte einen 24/7-Support anbieten. Doch Hinz sieht auch den Kunden in der Pflicht: Anwender sollten redundante und performante (Bandbreite!) Internetzugänge aufweisen. "Im Idealfall haben sie auch eine Strategie zum Thema Cloud-Collaboration entwickelt", sagt er.

6. Mögliche Einstiegsszenarien sind der Austausch veralteter Telefonsysteme, das Vermeiden von Schatten-IT beziehungsweise dem Hereinholen Consumer-Tools wie WhatsApp, die aus Sicht eines Unternehmens und seiner AGBs zweifelhaft sind. Ein weiterer Einstieg kann das Vermeiden von unnötigen Reisezeiten und -kosten sein.

Fast acht von zehn nutzen Conferencing-Lösungen

Moderator Hafen lässt auch die Webcast-Nutzer zu Wort kommen. Eine spontane Umfrage zeigt: eine große Mehrheit von 78 Prozent setzt Conferencing-Lösungen ein, 70 Prozent Instant Messaging und 52 Prozent Filesharing. Weitere Anwendungen bleiben unter der 50-Prozent-Marke: 43 Prozent nutzen Social Intranet und 35 Prozent Wikis.

Doch wo sehen die Zuschauer die größten Herausforderungen? Die Antworten sind eindeutig: 75 Prozent nennen Sicherheit, 65 Prozent zusätzlich Datenschutz. Hinz kommentiert: "Das überrascht mich nicht! Dieses Bild zeigt sich auch in der Praxis."

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