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Die Baubranche in Deutschland sieht sich großen Herausforderungen gegenüber - laut einer aktuellen PwC-Studie sind über 50 Prozent aller Bauunternehmen vom Wegfall von Projekten und Umsatzeinbrüchen betroffen. Die deutsche Niederlassung des Baustoffhändlers Stark nutzt diese Zeit des Umbruchs für eine eigene Neuausrichtung: Das Unternehmen tätigt Zukäufe kleinerer Unternehmen und bündelt sie unter dem Dach der Stark Deutschland GmbH. Bei einem Vorgang dieser Größenordnung sind verständlicherweise unterschiedlichste interne Systeme zusammenzuführen.
Ein Standard für zehn Marken und mehr als 280 Standorte
Die Entscheidung im HR-Bereich auf Workday zu setzen, war dabei eine logische Fortführung der im Jahr 2019 begonnenen Reise. Nach einem ersten Test von Workdays HCM-Lösungen bei Stark in Dänemark zeigte man sich sehr zufrieden in puncto Datenqualität, Geschwindigkeit der Prozesse und transparenter Nachverfolgung. In der Vergangenheit musste das Unternehmen unterschiedliche Systeme pflegen, Datensilos waren an der Tagesordnung und in der Folge kam es zu enormen Mehrbelastungen. Daher wollte Stark die Personalarbeit für die rund 6.800 Mitarbeitenden in mehr als 280 Niederlassungen deutschlandweit so einheitlich und digital wie möglich gestalten.
Es brauchte nur wenige Tickets
Die deutsche Niederlassung gestaltete die Prozesse unter Berücksichtigung der betrieblichen Mitbestimmung der Betriebsräte, und die Testphase mit 70 Mitarbeitenden verlief reibungslos: Vom Projektstart bis jetzt hat das Support-Team nur rund 650 Tickets bekommen und das bei Tausenden von Mitarbeitenden - eine indirekte Bestätigung der guten Projektarbeit und der Simplizität, mit der die Anwendung launchen konnte.
Um weiterhin eine problemlose Arbeit mit dem neuen System sicherzustellen, hat Stark schon während der Testphase intern zwei Mitarbeitende zu Spezialisten ausgebildet. Diese sind nun dauerhafter Bestandteil des HR-Teams und unterstützen bei allen laufenden und zukünftigen Workday-bezogenen Projekten.
Lesson Learned aus der Transformation
Gut vorbereitet ist halb ausgeführt - dennoch sind beim Unternehmen einige Learnings und Erfolgsfaktoren gut im Gedächtnis geblieben.
1. Datenpflege und Design der Prozesse sorgfältig organisieren
Eine HCM-Lösung ist nur so gut wie die dort abgebildeten Prozesse (Prozess-Design), sowie die Qualität und Integrität der Daten, die sie verarbeitet. Daher ist es wichtig, im Vorfeld sicherzustellen, dass sämtliche Daten, die in das System einfließen, korrekt, standardisiert und aktuell sind.
Eine genaue Analyse und Bereinigung der Daten, im Zweifel einmal händisch, ist hier von entscheidender Bedeutung, damit alles reibungslos funktioniert und genaue Ergebnisse geliefert werden. Eine mögliche Erweiterung durch automatisierte, intelligente Vorgänge ist durchaus denkbar. So könnte noch mehr brachliegendes Potenzial aus den Daten gezogen werden, die zum Wohle der Mitarbeitenden eingesetzt werden können.
2. Gutes Projektteam zusammenstellen
Ein gutes Team ist ebenfalls entscheidend. Es sollte aus erfahrenen Fachleuten bestehen, die die Bedürfnisse des Unternehmens sowie der Belegschaft verstehen und auch in der Lage sind, Entscheidungen zu treffen. Deswegen ist es empfehlenswert, einen der Geschäftsführer als Projekt-Eigentümer zu gewinnen.
Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem IT- und Personalbereich des Unternehmens ist ebenfalls essenziell. Denn nur mit einer nahtlosen Kooperation lassen sich die Anforderungen der HR-Abteilung und damit auch der Mitarbeitenden technisch abbilden. Notwendige Ergänzungen oder Änderungen am System wie benötigte Plug-Ins, eine Anpassung des Layouts oder schlicht das Anlegen einer neuen Kartei für weitere Kolleginnen und Kollegen geht dann Hand in Hand.
3. Nicht bei Training und Kommunikation sparen
Die Einführung einer HCM-Lösung erfordert eine gründliche Schulung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können. Eine klare und umfassende Kommunikation über die Änderungen und Vorteile hilft, den Mehrwert der neuen Lösung zu verstehen und die Veränderung anzunehmen. In der deutschen Niederlassung wurde direkt vor dem Go-Live ein großes Event organisiert.
Dort gab es unter anderem Giveaways sowie einen Aktivierungs-Wettbewerb für Kolleginnen und Kollegen, um das neue System auch in der Firmenkultur zu verankern und alle mitzunehmen. Zudem wurde während der Projektphase schon ein sogenanntes Sounding Board ins Leben gerufen: eine Gruppe von Workday-Usern unterschiedlicher Zielgruppen, die für einen Ideenaustausch, Diskussionen und Verbesserung von Anwendung gesorgt haben. Zusammenfassend lässt sich sagen: Es war vielmehr ein Change-Projekt als schlicht die Einführung eines neuen IT-Systems.
Mobiler Zugriff und transparente Workflows
Der Vorteil der eingeführten Lösung war die Effizienzsteigerung, die Standardisierung der Prozesse sowie das Outsourcing eines Teils der IT-Infrastruktur, ohne eine eigene IT-Infrastruktur hierfür im Rechenzentrum vorhalten zu müssen. Alle Mitarbeitenden und Führungskräfte benötigen nur einen Zugang zum Internet, um orts- und zeitunabhängig auf ihre Daten zugreifen zu können. Und das schnell und sicher von verschiedenen Endgeräten aus, sei es PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.
Mitarbeitende können über die Applikation ihre Daten selbst pflegen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen einsehen und herunterladen, was nicht nur Zeit spart und nachhaltiger ist, sondern das Personalmanagement auch deutlich entlastet.
Die Reise geht weiter - Performance- und Talentmanagement im Fokus
Dank der neuen HCM-Lösung gibt es nun ein einheitliches Personalmanagement für das gesamte Unternehmen Stark Deutschland, das zehn Marken mit unterschiedlichen Schwerpunkten vereint - von Generalisten bis zu Spezialisten, im Tief- oder Trockenbau.
Das übergeordnete Ziel ist es, so viele HR-Prozesse wie möglich in einem System bündeln, Schnittstellen und somit auch Komplexität zu reduzieren. Daher werden die nächsten Digitalisierungsschritte bereits vorbreitet und sollen auf die gleiche Art und Weise umgesetzt werden. Aktuell stehen hierfür die Bereiche Performance- und Talentmanagement im Fokus.
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